档案复习资料
目录
档案概述与分类
档案收集与整理
档案检索与利用
档案保存与保护
档案信息化建设与发展趋势
档案工作人员职责与素质要求
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档案概述与分类
Chapter
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案是历史的真实记录，是国家的宝贵财富，具有查考价值、凭证价值和参考价值，对于研究历史、传承文化、服务社会具有重要意义。
档案定义
档案作用
根据档案形成的时间进行分类，但这种分类方法容易涉及到时间信息，因此在具体操作时需要谨慎处理。
根据档案内容所涉及的领域进行分类，如政治档案、经济档案、文化档案等。
根据档案形成者进行分类，如国家机关档案、企业档案、个人档案等。
根据档案的载体形式进行分类，如纸质档案、电子档案、声像档案等。
内容分类
来源分类
形式分类
时间分类
主要记录政治活动和政治事件，具有高度的机密性和敏感性，一般不对外公开。
政治档案
主要记录经济活动和经济事务，包括财务报表、合同协议、税务资料等，对于研究经济发展历程和经济政策具有重要价值。
经济档案
主要记录文化活动和文化成果，包括文学作品、艺术作品、历史文物等，对于传承和弘扬民族文化具有重要意义。
文化档案
主要记录个人经历和个人事务，包括个人简历、证书奖状、家庭资料等，对于了解个人成长历程和家族历史具有重要价值。
个人档案
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统一领导、分级管理
档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
保密性原则
对于涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的档案，应严格保密，防止泄露。
完整性原则
保证档案的完整性，确保档案内容不被篡改、损毁或丢失。
便捷性原则
档案管理应便于检索、查阅和利用，提高档案利用效率。
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档案收集与整理
Chapter
通过机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员进行收集。
采用征集、交换、捐赠等方式，从个人、家庭、社会组织等手中获取档案。
对散存在国内外，特别是散失在境外的我国重要的档案，采用购买、复制等方式进行收集。
通过网络、媒体等途径，广泛收集各类档案信息。
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遵循档案形成的客观规律，保持文件之间的历史联系。
便于保管和利用，为档案工作的各个环节提供良好的工作条件。
充分利用原有基础，合理区分不同价值。
遵循档案整理的一般步骤，包括区分全宗、分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录等。
鉴定档案的真伪、完整性、价值等属性，确保档案的真实性和可靠性。
对具有保存价值的档案进行妥善保管，采取防火、防盗、防潮、防鼠等措施，确保档案的安全。
筛选出不具有保存价值的档案，进行销毁或移交处理。
定期对档案进行检查和修复，保持档案的完整性和可读性。
输入
标题
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对纸质档案进行扫描、拍照等方式进行数字化处理，将现有图像数据转化为文本信息，便于检索和开发利用。
对电子档案进行分类和整理，确定其保存价值和保管期限，并采取相应的保护措施。
对传统载体档案进行目录数据库建设，建立各门类传统载体档案目录数据，与相应数字化元数据、电子档案管理系统相应元数据库融合管理。
对录音录像档案进行模数转换，将现有模拟信号转化为数字信号，提高音视频的清晰度和稳定性。
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档案检索与利用
Chapter
包括案卷目录、全引目录、专题目录等，使用者可通过目录中的条目信息查找到相应的档案。
手工检索工具
利用档案管理软件或数据库系统，通过输入关键词、题名、责任者等检索项，快速定位到所需档案。
计算机检索系统
阅览室查阅
档案外借
制发档案复制件
档案咨询
在档案室或图书馆设立的阅览室中，利用者可以查阅开放的档案资料和现行文件。
根据利用者需求，档案室可以提供档案原件的复印件或扫描件。
部分档案在履行一定的手续后，可以借出档案室供利用者短期使用。
档案室工作人员可以解答利用者在档案查阅过程中遇到的问题，提供档案利用的相关建议。
利用者需持有有效证件，填写借阅登记表，并严格遵守借阅时间和数量限制。
借阅规定
复制规定
传递规定
档案复制需经档案室负责人审批，并注明复制件的用途和去向。
档案在借阅、复制过程中，应确保档案的安全和完整，不得私自转借、损坏或丢失。
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安全防范
档案室应建立健全安全管理制度，配备防火、防盗、防潮、防鼠等设施，确保档案安全无虞。
应急处理
制定档案应急预案，对突发事件进行及时响应和处理，确保档案安全万无一失。
定期检查
定期对档案进行盘点和检查，及时发现并处理档案遗失、损坏等问题。
保密措施
对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格履行保密义务，不得私自泄露或传播。
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