会议室借用管理制度
一、管理制度概述
1.制度目的：为确保会议室资源的高效利用，提高会议效率，制定本会议室借用管理制度。
2.适用范围：本制度适用于公司内部所有员工及外来访客借用会议室。
3.管理原则：公平、公开、高效、便民。
4.责任分工：各部门负责人负责本部门会议室的借用申请和管理工作；行政部负责会议室的日常维护和监督。
5.会议室借用流程：借用申请、审批、预约、使用、反馈。
6.会议室借用时间：周一至周五，上午9:00-12:00，下午13:00-18:00。
7.会议室借用人数：根据会议室规模，一般不超过50人。
8.会议室借用物品：会议室配备基本音响、投影仪等设备，如有特殊需求，需提前申请。
9.会议室借用费用：免费。
10.违规处理：违反本制度者，将根据情节轻重，给予警告、罚款等处罚。
二、会议室借用申请流程
1.借用申请：借用者需提前至少一天向所在部门负责人提交会议室借用申请，填写《会议室借用申请表》。
2.申请内容：申请表应包括会议主题、预计参会人数、会议时间、预计结束时间、所需设备等信息。
3.部门负责人审批：部门负责人对申请进行审核，确认会议的必要性和可行性。
4.行政部备案：部门负责人审批通过的申请，需提交至行政部备案。
5.预约确认：行政部在收到申请后，将根据会议室使用情况，与借用者进行预约确认。
6.预约通知：预约成功后，行政部将以书面或电子方式通知借用者。
7.会议室使用说明：借用者需在会议前15分钟到达会议室，确认设备运行正常，并按预约时间使用会议室。
8.会议结束后的归还：借用者需在会议结束后，及时清理会议室，关闭电源，归还会议室钥匙。
9.费用结算：如有特殊设备使用，借用者需在会议结束后，根据实际使用情况支付相关费用。
10.反馈与评价：借用者需在会议结束后一周内，对会议室的使用情况进行反馈，包括设备状况、服务态度等。
三、会议室借用时间及人数限制
1.借用时间：会议室借用时间为周一至周五，上午9:00至12:00，下午13:00至18:00。周末及法定节假日不对外开放。
2.预约时段：会议室借用需以小时为单位进行预约，最小借用时间为1小时，最多可连续预约4小时。
3.人数限制：会议室的使用人数根据会议室的规模而定，一般不超过50人。如需超过人数限制，需提前向行政部申请特殊安排。
4.使用高峰时段：在工作日的上午和下午，会议室可能面临借用高峰，借用者需尽量避开高峰时段预约。
5.预约变更：如需变更预约时间或取消预约，借用者需至少提前24小时通知行政部，以便调整会议室使用计划。
6.预约冲突：如预约时间与其他会议冲突，行政部将优先安排原预约会议，借用者需重新选择其他时间段。
7.长期借用：对于需要长期使用会议室的情况，借用者需提前一个月向行政部提出申请，经批准后方可进行长期借用。
8.长期借用条件：长期借用者需提供详细的会议计划，包括会议频率、预计参会人数等，并遵守会议室借用管理制度。
9.超时使用：未经行政部同意，借用者不得超时使用会议室。超时使用将按每小时计费。
10.会议室维护：借用者在使用过程中应爱护会议室设施，如有损坏，需承担相应的维修费用。
四、会议室借用设备与物品管理
1.设备配置：会议室配备基本音响、投影仪、白板、笔等设备，以满足会议基本需求。
2.设备使用：借用者需在会议前检查设备是否正常工作，如有问题，应及时通知行政部进行维修。
3.设备操作指导：行政部将提供设备操作指南，借用者需按照指南正确使用设备。
4.特殊设备申请：如需使用会议室外的特殊设备，借用者需提前向行政部提出申请，并说明使用目的和预期效果。
5.设备归还：会议结束后，借用者需确保所有设备处于正常工作状态，并按要求归还。
6.设备维护：借用者在使用过程中应爱护设备，避免人为损坏。如有损坏，需承担相应的维修费用。
7.物品使用：会议室内的物品，如桌椅、文具等，仅供会议使用，不得带走。
8.物品管理：借用者需保持会议室的整洁，不得随意摆放物品，使用完毕后需恢复原状。
9.清洁责任：借用者需负责会议期间的清洁工作，确保会议室在会议结束后干净整洁。
10.设备故障报告：如遇设备故障，借用者应立即停止使用，并及时向行政部报告，以便及时处理。
五、会议室借用费用及结算
1.费用说明：会议室借用免费，但如需使用会议室外的特殊设备，可能产生额外费用。
2.费用结算方式：借用者需在会议结束后，根据实际使用情况支付相关费用，费用结算需在5个工作日内完成。
3.费用支付途径：费用可通过公司内部转账、现金或银行汇款等方式支付。
4.费用发票：费用支付后，借用者可向行政部索取正规发票。
5.超时费用：未经行政部同意的超时使用会议室，将按每小时计费，费