桂林会议室管理制度
一、会议目标与原则
桂林会议室管理制度旨在确保会议室的高效利用，提升会议质量，促进公司内部沟通与协作。以下是本制度的核心目标与原则：
1.明确会议目标：确保每次会议都有明确的目标和预期成果，提高会议效率。
2.优化会议流程：简化会议流程，减少冗余环节，提高会议决策速度。
3.提升参会人员素质：鼓励参会人员提前准备，积极参与讨论，提高会议质量。
4.强化纪律意识：培养参会人员的纪律意识，确保会议秩序。
5.节约资源：合理使用会议室资源，降低会议成本。
二、会议室预订与使用流程
为确保会议室的合理分配和高效使用，特制定以下预订与使用流程：
1.预订申请：任何部门或个人需要使用会议室，需提前至少一天通过内部预订系统提交申请，包括会议主题、参会人数、预计开始时间和结束时间。
2.预订审核：预订申请提交后，由会议室管理部门进行审核，确认会议室可用性。
3.预订确认：审核通过后，预订人将收到预订成功的通知，并需在规定时间内完成会议室的预约。
4.会议室准备：预订成功后，会议室管理部门负责提前准备会议室设施，包括投影仪、音响设备、白板等。
5.会议签到：会议开始前，预订人需在会议室门口签到，确保参会人员到位。
6.会议进行：会议期间，预订人负责维持会议秩序，确保会议按照预定议程进行。
7.会议记录：鼓励参会人员做好会议记录，以备后续跟进和决策。
8.会议结束：会议结束后，预订人需立即清理会议室，恢复原状，并关闭所有电子设备。
9.预订反馈：会议结束后，预订人需通过预订系统提交会议反馈，包括会议效果评价和改进建议。
10.预订记录：会议室管理部门将保留预订记录，以便进行数据分析和管理。
三、会议室使用规范
为了保障会议室的正常运行和设备安全，所有使用会议室的人员必须遵守以下规范：
1.使用权限：只有公司内部员工及授权人员方可使用会议室，外部人员需经过相关部门批准后方可进入。
2.预订时间：会议室的预订时间应尽量紧凑，避免空置时间过长，以提高资源利用率。
3.设备使用：使用会议室时，应正确操作会议室内的所有设备，使用完毕后确保设备关闭。
4.环境保护：保持会议室整洁，不得随意丢弃垃圾，使用完毕后需清理桌面，恢复原状。
5.噪音控制：会议期间，请控制音量，避免影响其他部门或个人的正常工作。
6.餐饮禁止：会议室内禁止携带食物和饮料，如需用餐，请安排在指定的餐饮区域。
7.安全意识：使用会议室时，注意个人和财产安全，离开时确保门窗关闭。
8.保密原则：会议内容应遵守公司保密规定，未经允许不得对外泄露。
9.损坏赔偿：如因不当使用导致会议室设施损坏，使用者需承担相应的赔偿责任。
10.定期检查：会议室管理部门定期对会议室设施进行检查和维护，确保设施完好。
四、会议记录与资料归档
为了确保会议决策的可追溯性和后续工作的顺利进行，以下是对会议记录与资料归档的规定：
1.记录要求：每次会议应指定专人负责记录，详细记录会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项及负责人。
2.记录方式：会议记录可采用纸质记录或电子记录方式，确保记录的准确性和可保存性。
3.资料整理：会议结束后，记录人需将会议记录和相关资料进行整理，包括参会人员名单、讨论稿、决策文件等。
4.归档存放：整理好的会议资料应按照会议时间顺序归档存放，便于查询和管理。
5.访问权限：会议记录和资料归档仅限于公司内部相关人员访问，未经授权不得外传。
6.保密处理：涉及公司机密的会议记录和资料，需采取加密或脱密处理，确保信息安全。
7.更新维护：定期对会议记录和资料进行更新和维护，确保信息的准确性和时效性。
8.查询服务：为内部员工提供会议记录和资料的查询服务，协助员工了解会议内容和决策背景。
9.存档期限：根据公司规定，会议记录和资料应至少保存三年，特殊情况下可延长。
10.毁毁程序：到规定期限或根据公司政策，需对过期的会议记录和资料进行安全销毁。
五、违规处理与责任追究
为确保会议室管理制度的有效执行，对于违反规定的行为，将采取以下违规处理与责任追究措施：
1.违规行为界定：明确界定哪些行为属于违规，如未按时预订、未关闭设备、乱丢垃圾、携带食物进入等。
2.警告与纠正：对于首次违规行为，给予口头警告并要求立即纠正，记录在案。
3.处罚措施：对于严重违规或多次违规的行为，将根据违规程度采取相应的处罚措施，包括但不限于：
-责令赔偿：因违规导致设施损坏的，要求违规者承担赔偿责任。
-纪律处分：情节严重的，可给予相应的纪律处分，如通报批评、扣发奖金等。
4.责任追究：违规行为的责任追究将落实到个人，由直接责任人承担主要责任，相关领导和管理人员亦需承担相应责任。
5.惩戒记录：对违规者的惩戒记