健身馆健身卡权限变更审批规定
一、总则
1.目的:本规定旨在规范健身馆健身卡权限变更的审批流程,确保权限变更的合理性、安全性和可追溯性,保障会员权益,维护健身馆正常运营秩序,同时体现健身馆“专业、健康、共享”的企业文化,以优质服务实现经营目标,提升运营效益。
2.适用范围:本规定适用于健身馆全体会员健身卡权限的变更审批,以及涉及审批流程的所有员工。
3.原则:遵循公平、公正、公开的原则,以会员需求为导向,结合健身馆经营策略,确保权限变更符合安全生产要求,数据安全得到保障,且符合扁平化管理理念,简化不必要流程,提高审批效率。
二、组织架构与职责划分
1.会员服务部:负责接收会员健身卡权限变更申请,初步审核申请信息的完整性和合理性。向会员解释权限变更相关政策和流程,收集会员反馈,体现健身馆以顾客为中心的经营理念。
2.运营管理部:对会员服务部提交的申请进行深入评估,从运营效益角度分析权限变更对健身馆资源利用、营收等方面的影响。协调各部门之间的工作,确保权限变更顺利实施。
3.技术保障部:负责在权限变更审批通过后,及时更新会员管理系统中的权限信息,保障数据安全,防止信息泄露。确保健身馆各类设施与权限变更后的健身卡正常匹配,符合安全生产标准。
4.管理层:对重大权限变更申请进行最终审批,从整体经营战略和风险控制角度进行决策,体现扁平化管理中快速决策的优势,平衡会员需求与运营效益。
三、管理流程
1.申请提交:会员可通过线上会员平台、线下服务台或客服电话向会员服务部提出健身卡权限变更申请。申请内容需包括会员基本信息、原权限情况、申请变更的权限内容及变更原因。
2.初步审核:会员服务部在收到申请后的1个工作日内进行初步审核。审核申请信息是否完整,如会员身份信息、联系方式等;判断申请变更的权限是否在健身馆规定的可变更范围内;检查变更原因是否合理。对于信息不完整或不合理的申请,及时联系会员补充或说明。
3.运营评估:初步审核通过后,会员服务部将申请转至运营管理部。运营管理部在2个工作日内从运营效益方面进行评估。分析权限变更对场地使用、器材配备、教练资源等方面的影响;评估对健身馆营收的影响,如是否涉及费用调整等。根据评估结果,提出同意、不同意或需进一步协商的意见。
4.技术审核:运营评估通过后,申请流转至技术保障部。技术保障部在1个工作日内审核权限变更在技术上的可行性,如会员管理系统能否支持变更,健身卡设备是否需要调整等。确保变更过程中数据安全,制定相应的数据备份和恢复方案,同时保障健身设施的安全运行不受影响。
5.最终审批:对于一般权限变更申请,由运营管理部负责人审批;对于重大权限变更申请(如涉及长期免费使用、特殊区域无限次进入等),需提交管理层进行最终审批。管理层在1个工作日内做出审批决定,审批过程遵循扁平化管理原则,减少不必要的层级汇报,提高决策效率。
6.变更实施:审批通过后,技术保障部在1个工作日内完成会员管理系统中权限信息的更新,并确保健身卡与新权限的正常匹配。会员服务部通知会员权限变更已完成,并提供相关说明和指导。
7.记录存档:整个审批过程中的所有相关文件、沟通记录、审批意见等由会员服务部负责整理存档,保存期限为会员健身卡有效期结束后3年,以便日后查询和审计,保障数据安全和运营的可追溯性。
四、权利与义务
1.会员权利:有权根据自身需求提出健身卡权限变更申请;在申请过程中,有权获得清晰、准确的信息和解释;对审批结果有异议时,有权进行申诉。
2.会员义务:如实提供申请所需的个人信息和变更原因;遵守健身馆关于权限变更的相关规定和审批流程;在权限变更后,按照新的权限使用健身设施和服务。
3.员工权利:有权了解权限变更审批的相关政策和流程,以便更好地为会员服务;在审批过程中,有权提出合理的建议和意见。
4.员工义务:认真履行本部门在审批流程中的职责,确保审批工作的准确、高效;保护会员信息安全,不得泄露会员隐私;积极配合其他部门完成权限变更相关工作。
五、监督与奖惩机制
1.监督机制:设立专门的监督小组,由各部门代表组成,定期对健身卡权限变更审批流程进行检查。监督申请受理是否及时、审核是否严格、变更实施是否准确等。会员可对审批过程中的违规行为进行投诉,监督小组在收到投诉后的3个工作日内进行调查核实,并将处理结果反馈给会员。
2.奖励机制:对于在权限变更审批工作中表现优秀的员工,如及时发现并解决问题、有效提高审批效率、获得会员高度好评等,给予表彰和奖励,包括奖金、荣誉证书、晋升机会等,以激励员工积极践行健身馆的企业文化和经营理念。
3.惩罚机制:对违反审批规定的员工,如故意拖延审批时间、泄露会员信息、违规操作权限变更等,视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等