文件归档规定
某电影院文件归档管理制度
一、总则
（一）目的
为加强某电影院文件资料的规范化管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于文件资料的查阅、利用和传承，有效支持电影院的日常运营、决策制定以及历史资料留存，特制定本文件归档管理制度。
（二）适用范围
本制度适用于某电影院全体员工，涵盖电影院在经营管理、业务活动等过程中产生和接收的各类文件资料。
（三）遵循原则
1.真实性原则：归档文件资料应如实反映电影院各项活动的实际情况，确保内容真实可靠。
2.完整性原则：保证文件资料的齐全完整，包括文件的正文、附件、底稿等相关材料，避免遗漏重要信息。
3.规范性原则：按照统一的分类标准、编号规则和整理方法进行归档，保证文件管理的规范化和标准化。
4.及时性原则：文件形成或办理完毕后，应及时进行归档，确保文件资料的时效性。
（四）企业文化与经营理念融入
某电影院秉持“优质观影，贴心服务，创新发展”的经营理念。在文件归档管理中，要体现对服务质量提升相关文件的重视，例如顾客反馈处理记录、服务培训资料等，以支持为观众提供优质服务的目标。同时，注重归档具有创新性和前瞻性的文件，如影院新业务拓展方案、营销创新案例等，推动电影院的持续创新发展。
二、组织架构与职责划分
（一）文件归档管理小组
成立以行政主管为组长，各部门负责人为成员的文件归档管理小组。小组负责统筹规划电影院文件归档管理工作，制定和完善相关制度，协调解决文件归档过程中的重大问题。
（二）行政部门
1.作为文件归档管理的核心部门，负责制定和执行文件归档管理制度和操作流程。
2.对各部门的文件归档工作进行指导、监督和检查，确保归档工作符合规范要求。
3.集中管理电影院的各类重要文件资料，包括对归档文件进行分类、编号、编目、装订、存储等操作。
4.负责建立文件检索目录和电子档案数据库，为文件的查阅和利用提供便利。
（三）各业务部门
1.负责本部门文件资料的收集、整理和初步审核工作，确保文件内容准确、完整。
2.按照规定的时间和要求，将本部门应归档的文件资料移交至行政部门。
3.协助行政部门对涉及本部门的归档文件进行查询、借阅等工作。
（四）扁平化管理体现
在文件归档管理组织架构中，强调扁平化管理模式。各部门在文件归档工作中直接与行政部门对接，减少中间层级，提高工作效率。行政部门及时将管理小组的决策传达至各部门，各部门的问题和建议也能迅速反馈至管理小组，促进信息的快速流通和工作的高效开展。
三、管理流程
（一）文件收集
1.收集范围
-上级主管部门下发的各类文件、通知、批复等。
-电影院内部产生的文件，包括工作计划、总结、报告、会议纪要、规章制度、合同协议、人事档案、财务报表等。
-与外部单位往来的文件，如合作意向书、商务信函、客户反馈等。
-各类活动的策划方案、执行记录、照片、视频等资料。
2.收集方式
-各部门指定专人负责本部门文件资料的收集工作，定期对文件进行清理和整理。
-行政部门通过邮件、内部办公系统等方式向各部门催交应归档文件。
-对于重要会议、活动等产生的文件资料，由组织部门及时收集并移交行政部门。
（二）文件整理
1.分类
根据文件的来源、内容、性质等因素，将文件分为行政管理、业务运营、市场营销、财务审计、人事管理、安全管理等类别。每个大类下再细分若干小类，如行政管理类可分为制度文件、会议纪要、工作计划等小类。
2.编号
为便于文件的管理和查找，对归档文件进行统一编号。编号采用“类别代码+年份+顺序号”的形式，例如行政管理类文件2023年第5份文件编号为“XG202305”。
3.编目
编制文件目录，包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。文件目录应准确反映文件的基本情况，便于查阅和统计。
（三）文件装订与存储
1.装订
对于纸张较多的文件，应进行装订，确保文件的整齐和牢固。装订时要注意文件的顺序和页码，避免出现错页、漏页等情况。
2.存储
-采用纸质档案和电子档案相结合的存储方式。纸质档案存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。
-电子档案存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。同时，要设置访问权限，确保数据安全。
（四）文件查阅与借阅
1.查阅
-员工因工作需要查阅文件时，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人批准后，到行政部门查阅。
-行政部门应提供专门的查阅场所，并对查阅过程进行监督，确保文件的安全和完整。查阅者不得擅自将文件带出查阅场所，不得在文件上涂改、标记、撕毁等。
2.