贸易公司展会现场接待与资料发放规范
一、总则
1.目的
本规范旨在确保贸易公司在展会现场的接待工作高效、专业、有序进行，规范资料发放流程，充分展示公司形象与产品服务，提升客户满意度，促进业务合作，实现公司的经营目标，贯彻公司的企业文化与经营理念。秉持“以客户为中心，追求卓越品质，实现互利共赢”的经营理念，在展会现场为客户提供优质的服务体验。
2.适用范围
本规范适用于贸易公司全体参与展会现场工作的员工以及到访展会现场的顾客。
3.基本原则
-专业性原则：接待人员应具备专业的业务知识和良好的沟通技巧，能够准确、清晰地向客户介绍公司及产品相关信息。
-热情友好原则：以热情、积极的态度迎接每一位客户，让客户感受到公司的真诚与关怀，体现公司人文关怀的企业文化。
-高效规范原则：遵循既定的接待与资料发放流程，确保各项工作高效完成，不出现延误或混乱情况。
-信息准确原则：发放的资料内容准确无误，接待人员传达的信息与公司宣传口径一致，维护公司良好形象。
二、组织架构与职责划分
1.展会筹备小组
-职责：负责展会前期的整体规划、预算制定、展位设计与搭建等工作，确保展会现场具备良好的展示条件。在展位设计上，充分体现公司扁平化管理的理念，展示简洁高效的形象，同时注重运营效益，合理控制成本。
-人员构成：由市场部经理担任组长，成员包括市场专员、设计师、采购人员等。
2.现场接待团队
-职责：在展会现场负责迎接客户、引导参观、解答疑问、收集客户信息等工作。接待人员要根据绩效考核标准，积极主动地与客户沟通，提高客户接待数量与质量。
-人员构成：由销售部门和市场部门员工组成，根据展会规模和预计客流量合理安排人员数量。
3.资料管理小组
-职责：负责展会资料的准备、整理、发放与管理工作，确保资料的充足供应和准确发放。资料内容应突出公司产品优势和企业文化，以吸引客户关注。
-人员构成：由行政部门员工组成，设组长一名负责整体协调。
4.后勤保障小组
-职责：负责展会现场的设备维护、物资供应、安全保障等工作，确保展会的正常运行，体现公司对安全生产的重视。同时，为现场工作人员提供必要的支持与关怀，保障员工的工作效率。
-人员构成：由行政部门和技术部门员工组成。
三、管理流程
1.展会筹备阶段
-展会选择与报名：市场部根据公司业务发展需求和市场动态，筛选合适的展会，并完成报名手续。
-资料准备：资料管理小组协同市场部、销售部等相关部门，准备各类展会资料，如公司宣传册、产品手册、名片、样品等。资料内容需经过严格审核，确保准确、清晰、有吸引力。
-人员培训：人力资源部组织对参与展会的员工进行培训，包括公司业务知识、产品信息、接待礼仪、沟通技巧等方面的培训，确保员工能够以专业的姿态迎接客户。培训过程中，强调公司的企业文化与经营理念，让员工在接待中自然传递给客户。
-展位布置：展会筹备小组按照设计方案完成展位的搭建与布置工作，确保展位整洁、美观、具有吸引力，突出公司特色。展位布局要考虑客户参观的便利性，体现扁平化管理的高效理念。
2.展会现场接待流程
-客户迎接：接待人员在展位入口处热情迎接客户，主动打招呼，引导客户进入展位参观。使用礼貌用语，如“您好，欢迎光临我们公司展位”等。
-产品介绍：根据客户的兴趣点，接待人员详细介绍公司的产品或服务，重点突出产品的优势、特点和应用场景。介绍过程中，要结合实际案例，让客户更好地理解产品价值。
-解答疑问：认真倾听客户的问题，给予准确、详细的解答。对于一时无法回答的问题，记录下来，及时向相关负责人请教后回复客户。
-信息收集：通过与客户的交流，收集客户的基本信息、需求意向等，填写客户信息登记表。这有助于后续的跟进与服务，提高运营效益。
-资料发放：根据客户需求，为客户发放相应的资料，如公司宣传册、产品手册等。发放资料时，简要介绍资料的主要内容，引导客户阅读。
-送别客户：客户离开展位时，接待人员要向客户表示感谢，并邀请客户再次光临。如“感谢您的参观，期待与您进一步合作，欢迎您再次光临”。
3.资料发放管理流程
-资料分类整理：资料管理小组在展会前对各类资料进行分类整理，确保资料摆放整齐、易于查找。
-按需发放：接待人员根据客户需求，向资料管理小组领取相应资料发放给客户。资料管理小组要做好发放记录，包括发放时间、客户信息、资料种类等。
-资料补充：展会期间，资料管理小组要随时关注资料的剩余数量，及时进行补充，确保资料不断档。对于热门资料，要提前做好充足准备。