投资公司办公设备采购制度
一、总则
1.目的
为规范本投资公司办公设备采购行为，确保采购工作的高效、透明、合理，有效控制采购成本，提高办公设备的使用效率，保障公司各项业务的正常开展，特制定本制度。
2.制定依据
本制度依据国家相关法律法规以及公司的实际运营需求、企业文化和设计理念制定。公司秉持着创新、专业、合作、共赢的企业文化，在办公设备采购中注重满足员工实际工作需要，同时追求资源的优化配置。
3.指导原则
-合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购过程合法合规。
-必要性原则：根据公司业务发展和实际工作需求，合理确定采购项目和数量，避免盲目采购。
-性价比原则：在保证办公设备质量和性能的前提下，充分比较不同供应商的产品和价格，选择性价比最优的产品。
-公开透明原则：采购过程应保持公开、公平、公正，接受公司内部和相关部门的监督。
二、适用范围
本制度适用于投资公司全体部门及员工所涉及的办公设备采购活动。同时，对于为客户提供服务过程中涉及的办公设备采购，在符合公司整体采购原则的基础上，可根据客户特殊需求进行适当调整并遵循本制度相关流程。
三、组织架构与职责分工
1.采购委员会
-组成：由公司高层管理人员、财务部门负责人、行政部门负责人等组成。
-职责：负责制定公司办公设备采购战略和政策；审议重大采购项目和预算；协调解决采购过程中的重大问题。采购委员会体现了公司扁平化管理理念，各成员直接参与决策，减少层级沟通成本，提高决策效率。
2.采购部门
-职责：负责办公设备采购的具体实施，包括供应商的寻找、筛选、谈判、合同签订与执行；收集各部门的采购需求，制定采购计划；跟踪采购进度，确保按时交付；对采购结果进行评估和反馈。采购部门在工作中贯彻公司的合作共赢文化，积极与供应商建立长期稳定的合作关系。
3.使用部门
-职责：提出办公设备采购需求，明确设备的规格、型号、数量等详细要求；参与采购项目的验收工作，对采购设备的质量和适用性进行评估；负责采购设备的日常使用和维护。使用部门在提出需求时，需结合公司社会效益目标，考虑设备对提升服务质量、满足客户需求的作用。
4.财务部门
-职责：负责审核采购预算和采购合同的财务条款；监控采购资金的使用情况，确保资金安全；对采购项目进行财务分析和成本核算。财务部门通过严格的预算审核和成本核算，保障公司资源的合理利用，同时也是公司绩效考核中成本控制指标的重要执行部门。
四、管理内容与流程
1.需求申报
-各部门根据工作需要，定期填写《办公设备采购需求申请表》，详细说明采购设备的名称、规格、型号、数量、用途、预计使用时间等信息。
-部门负责人对本部门的采购需求进行审核，确保需求的合理性和必要性。审核通过后，将申请表提交至采购部门。
2.采购预算编制
-采购部门汇总各部门的采购需求，结合公司年度财务预算和实际情况，编制办公设备采购预算草案。
-采购预算草案经财务部门审核后，提交采购委员会审议。采购委员会根据公司战略目标和资金状况，对采购预算进行调整和确定，最终形成年度办公设备采购预算。
3.供应商选择
-采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。数据库应包含供应商的基本信息、产品信息、价格信息、服务质量、信誉评价等内容。
-对于重大采购项目或新的采购需求，采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，评估供应商的生产能力、技术水平、质量控制、售后服务等方面的情况。
-根据采购需求和供应商评估结果，采购部门从供应商数据库中筛选出符合要求的供应商，并向其发出采购邀请，要求供应商提供详细的产品报价、技术方案和售后服务承诺等资料。
4.采购谈判与合同签订
-采购部门组织使用部门、财务部门等相关人员与供应商进行谈判，就产品价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取最优惠的采购条件。
-谈判达成一致后，采购部门负责起草采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货地点、交货时间、质量验收标准、付款方式、售后服务等内容。
-采购合同经公司法务部门审核通过后，由采购部门代表公司与供应商签订合同。合同签订过程遵循公司严谨、规范的文化理念，确保合同条款清晰、准确，避免潜在风险。
5.采购执行与交付
-采购部门按照合同约定，跟踪供应商的生产进度和发货情况，及时协调解决可能出现的问题，确保办公设备按时交付。
-设备到货前，采购部门通知使用部门做好接收准备工作。到货时，使用部门会同采购部门、质量检验人员等按照合同要求对设备的数量、规格、质量等进行验收。