投资公司文件销毁审批细则
一、总则
1.目的
为加强投资公司文件管理，确保公司文件信息的安全性、保密性，规范文件销毁流程，防止文件信息的不当泄露，特制定本审批细则。
2.设计理念
秉持公司“专业、诚信、创新、共赢”的企业文化，以保障公司核心利益和客户权益为出发点，通过科学、严谨的审批流程，实现文件销毁工作的规范化与标准化，体现公司对信息安全的高度重视，同时在流程设计上遵循扁平化管理原则，减少不必要的层级审批，提高工作效率。
3.社会效益考量
在确保公司利益的同时，注重文件销毁过程对社会环境和信息安全的影响。合法合规地进行文件销毁，避免因文件信息泄露导致社会不稳定因素，积极履行企业的社会责任。
二、适用范围
本细则适用于投资公司全体员工及涉及公司文件销毁相关事务的外部合作机构或个人。公司全体员工在日常工作中产生的各类需销毁文件，以及与公司有业务往来的外部合作方因合作事宜产生的涉及公司文件的销毁，均需按照本细则执行审批流程。
三、组织架构与职责分工
1.文件产生部门
负责初步整理、清点本部门需要销毁的文件，填写文件销毁申请单，详细注明文件名称、数量、来源、涉及项目、密级等信息，并提交部门负责人审核。
2.部门负责人
对本部门提交的文件销毁申请进行审核，确认文件确实无需继续保存，审核申请单填写信息的准确性和完整性。若审核通过，将申请单提交至行政部门。
3.行政部门
作为文件销毁审批流程的统筹部门，负责接收各部门提交的文件销毁申请单。对申请单进行进一步审核，检查是否符合公司文件管理规定和相关法律法规要求。同时，安排专人对需销毁文件进行集中保管，确保文件在销毁前的安全。
4.信息安全部门
从信息安全角度对文件销毁申请进行审查，评估文件内容是否涉及公司核心机密、敏感信息等。对于涉及重要信息的文件销毁申请，提出专业的安全处理建议，确保文件销毁过程中信息不被泄露。
5.财务部门
若文件销毁涉及一定的财务成本，如委托专业销毁机构产生的费用等，财务部门需对费用进行审核，确保费用支出合理合规，并在申请单上签署意见。
6.高层审批领导
根据文件的重要程度和涉及范围，由相应的高层领导进行最终审批。对于涉及重大项目、核心业务或高度机密的文件销毁申请，需经过公司高层领导集体决策后批准。
四、管理内容与流程
1.文件整理与申请
各部门员工在日常工作中，对已无保存价值或因保密规定需销毁的文件进行整理分类。填写文件销毁申请单，申请单应包含以下内容：
-文件基本信息：名称、编号、数量、日期等；
-文件来源：明确文件是内部生成还是外部接收；
-涉及项目：注明文件所关联的投资项目或业务活动；
-密级：按照公司保密制度确定文件的密级，如绝密、机密、秘密等；
-销毁原因：简要说明申请销毁的理由。
填写完成后，提交部门负责人审核。
2.部门审核
部门负责人收到申请单后，对申请单内容进行仔细核对，确认文件无需继续保存。审核要点包括：
-文件是否已完成其使用目的，不再具有业务参考价值；
-申请单填写信息是否与实际文件相符；
-对于涉及敏感信息的文件，确认是否已进行必要的处理。
审核通过后，部门负责人在申请单上签字，将申请单提交至行政部门。
3.行政审核
行政部门收到各部门提交的申请单后，进行如下审核：
-审核申请单格式是否规范，内容是否完整；
-检查文件的整理情况，确保文件已按照规定进行分类、编号等；
-依据公司文件管理规定，判断申请销毁的文件是否符合销毁条件。
审核通过后，行政部门在申请单上签署意见，并将申请单转至信息安全部门。
4.信息安全审查
信息安全部门对申请销毁的文件进行信息安全评估：
-确定文件是否涉及公司核心机密、敏感商业信息或客户隐私等；
-对于涉及重要信息的文件，审查是否已采取适当的加密、粉碎等预处理措施；
-根据文件的密级和信息重要程度，提出专业的销毁方式建议，如焚烧、粉碎、电子数据擦除等。
信息安全部门在申请单上填写审查意见后，将申请单返回行政部门。
5.财务审核（如有费用）
若文件销毁需要委托专业机构或涉及其他费用支出，行政部门将申请单转至财务部门进行费用审核：
-审核销毁费用的合理性，参照市场价格和公司预算标准进行评估；
-确认费用支付方式和相关财务手续是否合规。
财务部门审核通过并签署意见后，将申请单返回行政部门。
6.高层审批
行政部门将经过上述各部门审核的申请单提交给相应的高层审批领导：
-对于一般性文件销毁申请，由主管行政工作的高层领导进行审批；
-对于涉及重大项目、核心业务或高度机密的文件销毁申请，需提交公司高层领导集体会议讨论审批