传媒公司广告投放记录归档规定
一、总则
1.目的
本规定旨在规范传媒公司广告投放记录的归档工作，确保广告投放信息的完整性、准确性和可追溯性，为公司的业务分析、客户服务以及合规运营提供有力支持，同时体现公司对数据资产的重视与管理理念。
2.适用范围
本规定适用于传媒公司全体参与广告投放业务的员工以及与广告投放记录相关的工作环节，包括但不限于广告策划、投放执行、效果监测等部门。同时，对于涉及广告投放记录查询与使用的客户，也需遵循本规定的相关要求。
3.企业文化体现
公司秉持“创新、协作、共赢”的企业文化，在广告投放记录归档工作中，鼓励员工积极创新归档方式与技术应用，通过各部门协作确保归档工作的高效完成，最终实现公司与客户的共赢局面。归档工作应注重数据的价值挖掘，以支持公司的持续发展和创新服务。
4.设计理念
以高效、便捷、安全为设计理念。通过优化归档流程，提高数据存储与检索效率；确保员工在操作过程中的便捷性，降低工作负担；同时，强化数据安全保护措施，防止广告投放记录的泄露、篡改等风险。
二、组织架构与职责划分
1.广告投放部门
负责在广告投放过程中详细记录各项关键信息，包括但不限于广告主信息、广告内容、投放渠道、投放时间、投放预算等。确保记录的准确性和及时性，并在广告投放结束后，将相关记录整理提交给归档管理部门。
2.效果监测部门
对广告投放效果进行跟踪监测，记录诸如曝光量、点击量、转化率等数据。在监测周期结束后，将效果数据整理汇总，与广告投放部门提供的基础记录一并提交给归档管理部门，以便形成完整的广告投放记录档案。
3.归档管理部门
作为广告投放记录归档工作的核心部门，负责制定归档计划、确定归档格式和存储方式。对各部门提交的广告投放记录进行审核、分类、编号，并存储到指定的档案库中。同时，负责建立档案检索系统，方便公司内部员工和授权客户快速准确地查询相关记录。
4.客户服务部门
在客户提出广告投放记录查询需求时，按照规定流程协助客户进行查询操作。将客户的特殊需求反馈给归档管理部门，确保客户能够获取到准确、有用的广告投放记录信息，提升客户满意度。
5.管理层
对广告投放记录归档工作进行监督和指导，确保归档工作符合公司战略和业务需求。审批归档管理部门提交的重要决策和资源需求申请，保障归档工作的顺利开展。
三、管理流程
1.记录收集
-广告投放部门在广告投放项目启动时，应建立专门的记录文档，按照预先制定的记录模板，详细记录广告投放的各项信息。在投放过程中，如有信息变更，应及时更新记录。
-效果监测部门根据广告投放的进度，定期收集效果数据，并进行初步的整理和分析。在广告投放结束后，将完整的效果数据提交给归档管理部门。
2.审核与整理
-归档管理部门收到广告投放部门和效果监测部门提交的记录后，对数据的完整性、准确性进行审核。检查记录是否包含所有必要信息，数据格式是否符合要求，逻辑关系是否合理等。
-对于审核中发现的问题，及时反馈给相关部门进行补充或修正。审核通过后，对记录进行分类整理，按照广告主、投放时间、投放渠道等维度进行划分，为后续的编号和存储做好准备。
3.编号与存储
-对整理好的广告投放记录进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。编号规则由归档管理部门制定并公示。
-将编号后的记录存储到公司指定的档案库中，档案库可以采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子存储应采用安全可靠的存储设备和存储系统，并定期进行备份；纸质存储应按照分类进行装订和存放，建立相应的索引目录。
4.检索与查询
-归档管理部门建立高效的档案检索系统，支持多种检索方式，如按广告主名称、广告投放时间范围、广告投放渠道等关键词进行检索。检索系统应具备快速响应和准确匹配的功能。
-公司内部员工因工作需要查询广告投放记录时，应填写查询申请表，注明查询目的、查询范围等信息，经部门负责人审批后提交给归档管理部门。归档管理部门在核实申请信息后，为员工提供相应的记录查询服务。
-客户提出广告投放记录查询需求时，客户服务部门应首先确认客户身份和查询权限。对于符合条件的客户，按照公司规定的流程，协助客户进行查询操作，并记录查询过程和结果。
5.档案更新与维护
-如广告投放记录在归档后需要进行更新（如发现错误信息、补充新的数据等），相关部门应填写档案更新申请表，说明更新原因和更新内容，经部门负责人和归档管理部门负责人审批后进行更新操作。
-归档管理部门定期对档案库进行维护，检查电子存储设备的运行状况，确保数据的完整性和可访问性；对纸质档案进行盘点和整理，防止档案的损坏和丢失。
四、权利与义务
1.员工权利
-员工