外贸企业展会宣传资料审核制度
一、总则
1.目的
本制度旨在确保外贸企业展会宣传资料的准确性、合法性、一致性以及符合企业品牌形象和市场定位，有效传达企业产品、服务和价值观，提升企业在国际市场的形象与声誉，同时保障企业在宣传推广活动中的合规运营。
2.适用范围
本制度适用于外贸企业全体员工参与制作、使用的各类展会宣传资料，包括但不限于宣传册、海报、宣传单页、电子演示文稿、视频资料等。同时，对于与企业合作的外部供应商提供的展会宣传资料也参照本制度执行。客户在特定情况下使用企业提供的宣传资料，也应遵循本制度相关规定以确保宣传资料的正确使用与传播。
3.制度制定依据
依据国家相关法律法规、外贸行业规范以及企业自身的发展战略、企业文化和品牌管理要求制定本制度。
4.企业文化融入
本制度在执行过程中，充分体现企业“诚信、创新、共赢”的企业文化。宣传资料应准确传达企业对客户的诚信态度，突出企业在产品研发、服务模式等方面的创新成果，强调与客户、合作伙伴实现共赢的理念。
二、组织架构与职责划分
1.宣传资料制作团队
由市场部牵头，联合产品研发部、商务部等相关部门人员组成。负责展会宣传资料的创意构思、内容撰写、设计排版等工作。市场部负责整体策划和创意方向把控，确保宣传资料符合市场需求和企业品牌形象；产品研发部提供专业的产品技术信息和特点说明；商务部提供业务范围、合作模式等商务信息。
2.审核团队
成立专门的审核小组，成员包括企业高层领导、法务部门负责人、市场部负责人、设计专业人员等。企业高层领导从战略高度把控宣传资料是否符合企业整体发展方向；法务部门负责人审核宣传资料内容的合法性，避免出现法律风险；市场部负责人从市场推广角度评估宣传资料的吸引力和有效性；设计专业人员从视觉设计和排版规范方面进行审核。
3.职责分工
-制作团队职责：按照企业品牌形象规范和市场需求，及时、高质量地完成宣传资料的初稿制作。在制作过程中，充分收集各部门意见，确保资料内容准确、全面。
-审核团队职责：对制作完成的宣传资料进行全面审核，提出修改意见和建议。审核过程中，需严格按照制度要求进行评估，确保宣传资料符合各项标准。
三、管理流程
1.资料制作阶段
-需求沟通：市场部根据展会目标、参展产品和目标客户群体等信息，与相关部门沟通确定宣传资料的主题、内容框架和设计风格要求。
-初稿创作：制作团队根据沟通确定的要求，进行宣传资料的初稿创作。创作过程中，各成员需密切协作，确保内容准确、逻辑清晰、设计美观。
-内部初审：制作团队完成初稿后，首先在团队内部进行初审。成员之间相互审核，检查内容有无错误、遗漏，设计是否符合要求等，并进行初步修改完善。
2.审核阶段
-提交审核：内部初审通过后，制作团队将宣传资料提交给审核小组。提交时，需附带详细的制作说明，包括资料的主题、目标受众、重点宣传内容等。
-多轮审核：审核小组按照职责分工对宣传资料进行全面审核。一般分为内容审核、法律审核、设计审核等环节。内容审核主要检查资料内容是否准确、完整，是否符合企业品牌形象和市场定位；法律审核重点审查有无侵犯知识产权、违反法律法规等问题；设计审核关注资料的视觉效果、排版规范等是否符合要求。审核过程中，审核人员应详细记录审核意见，并及时反馈给制作团队。
-修改完善：制作团队根据审核意见进行修改完善。对于重大修改意见，需与审核人员充分沟通，确保修改方向正确。修改完成后，再次提交审核小组进行审核，直至审核通过。
3.定稿发布阶段
-最终审定：审核通过的宣传资料提交企业高层领导进行最终审定。高层领导从企业战略高度对资料进行把关，确保其符合企业整体发展方向和市场推广需求。
-定稿存档：最终审定通过后，宣传资料进行定稿存档。由市场部负责将定稿资料进行分类保存，以备后续查阅和使用。
-发布使用：市场部根据展会安排，将定稿的宣传资料及时分发给相关部门和人员。在展会现场及后续推广活动中，严格按照规定使用宣传资料，确保其正确传播企业形象和信息。
四、权利与义务
1.员工权利与义务
-权利：员工有权对宣传资料的制作和审核过程提出自己的意见和建议；对于审核意见存在异议时，有权向审核小组进行申诉，并要求合理的解释。
-义务：员工应积极配合宣传资料的制作工作，及时提供准确的信息和专业知识支持；严格遵守本制度规定的审核流程，不得擅自修改已审核通过的宣传资料；在使用宣传资料过程中，要确保其正确传播企业形象和信息，不得用于非法或不当用途。
2.客户权利与义务
-权利：客户有权获得企业提供的准确、合法的展会宣传资料；对于宣传资料中涉及产品、服务等方面的疑问，有权向企业相