装饰公司材料采购审批规定
一、总则
1.目的
本规定旨在规范本装饰公司材料采购审批流程，确保材料采购活动的科学性、合理性与合规性，有效控制成本，保证工程质量，提升公司整体运营效率，同时践行公司的企业文化，实现社会效益与经济效益的统一。
2.适用范围
本规定适用于本装饰公司全体涉及材料采购审批相关工作的员工，以及因业务需求需参与部分流程的合作客户。
3.基本原则
-遵循公司“品质至上，客户第一”的企业文化，确保所采购材料符合高品质标准，满足客户需求。
-秉持“创新、高效、协作”的教育理念，鼓励员工在采购审批过程中积极创新工作方式，提高审批效率，加强部门间协作。
-依据扁平化管理原则，减少不必要的审批层级，简化流程，确保信息快速准确传递，提高决策效率。
-兼顾社会效益，优先采购环保、可持续发展的材料，为社会环境贡献力量。
二、组织架构与职责划分
1.采购部门
-负责材料采购信息的收集、整理和分析，根据项目需求制定采购计划。
-寻找合适的供应商，进行商务谈判，确定采购价格、交货期等条款。
-执行采购合同，跟踪订单执行情况，确保材料按时、按质、按量供应。
2.项目部门
-提出材料采购需求，详细说明所需材料的规格、型号、数量、质量要求等。
-参与供应商的评估和选择，提供关于材料适用性和性能方面的专业意见。
-接收并检验采购的材料，确保与项目需求一致。
3.财务部门
-审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。
-对采购合同的付款条款进行审核，控制财务风险。
-监督采购资金的支付，确保资金流向的合规性。
4.审批领导
-根据公司战略、预算和项目需求，对采购申请进行最终审批。
-协调各部门之间的工作，解决采购审批过程中的重大问题。
三、管理流程
1.采购需求提出
-项目部门根据项目进度和实际需求，填写《材料采购申请表》，详细列出所需材料的名称、规格、型号、数量、质量标准、预计使用时间等信息。
-将申请表提交给项目负责人审核，项目负责人需确认需求的合理性和准确性，确保与项目整体规划相符。
2.采购计划制定
-采购部门收到经项目负责人审核后的申请表，结合库存情况，制定详细的采购计划。
-采购计划应包括采购时间安排、供应商选择范围、预算控制等内容，并提交部门负责人审核。
3.供应商选择与评估
-采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，收集供应商的资质、信誉、产品质量、价格等信息。
-组织项目部门、财务部门等相关人员对供应商进行评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量保证体系、售后服务等。
-建立供应商评估档案，记录评估结果，选择符合要求的供应商作为合作对象。
4.采购申请审批
-采购部门根据采购计划和供应商选择结果，填写《采购申请审批表》，附上采购计划、供应商评估报告等相关文件。
-审批表依次提交采购部门负责人、财务部门负责人审核。采购部门负责人重点审核采购计划的合理性和供应商选择的恰当性；财务部门负责人审核预算和付款条款的合规性。
-最后由审批领导进行最终审批，审批领导根据公司整体情况做出批准或驳回的决定。
5.采购合同签订
-采购申请获得批准后，采购部门与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。
-合同签订后，采购部门将合同副本分发给项目部门、财务部门等相关部门备案。
6.材料验收与入库
-材料到货前，采购部门通知项目部门做好验收准备。
-项目部门按照合同要求和质量标准对材料进行检验，检验合格后填写《材料验收单》，办理入库手续。
-如材料验收不合格，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。
7.付款与结算
-财务部门根据合同约定和材料验收情况，审核付款申请。
-审核通过后，按照公司财务流程进行付款结算，并做好相关账务处理。
四、权利与义务
1.员工权利
-有权了解采购审批流程和相关政策，以便更好地履行工作职责。
-在采购审批过程中，员工有权提出合理的意见和建议，参与决策讨论。
-对于不合理的审批要求或违规行为，员工有权向上级领导或相关监督部门反映。
2.员工义务
-严格遵守公司材料采购审批规定，按照流程操作，确保采购活动的合规性。
-提供准确、完整的采购需求信息和相关文件，不得虚报、瞒报。
-积极配合其他部门的工作，共同完成材料采购任务。
3.客户