传媒公司会议记录存档细则
一、总则
1.目的：为了规范传媒公司会议记录的存档管理，确保会议信息的完整性、准确性和可追溯性，便于公司内部沟通、决策参考以及知识传承，特制定本细则。
2.适用范围：本细则适用于传媒公司全体员工组织或参与的各类会议记录的存档管理，包括但不限于公司级会议、部门会议、项目会议等。
3.企业文化体现：本公司秉持开放、创新、协作的企业文化。会议记录存档工作应积极践行这一文化理念，鼓励员工开放分享会议中的观点与想法，通过准确记录创新思路与协作成果，为公司的持续发展积累知识财富。
二、组织架构与职责划分
1.行政部门
-负责制定和完善会议记录存档的相关制度与流程，监督各部门的执行情况。
-设立专门的档案管理岗位，负责对全公司重要会议记录进行集中存档、分类、编目和保管。
-定期对存档的会议记录进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。
2.各部门
-各部门负责人指定专人负责本部门会议记录的整理和初步审核，确保记录内容真实、准确、完整。
-按照规定的时间和格式要求，将本部门的会议记录提交给行政部门进行统一存档。
3.会议主持人与记录人
-会议主持人负责把控会议流程和节奏，明确会议记录的重点内容。
-会议记录人负责实时、准确地记录会议内容，包括会议基本信息（会议名称、时间、地点、参会人员等）、讨论事项、决议结果、任务分配等。
三、管理流程
1.会议记录的生成
-会议记录人应在会议过程中认真记录，尽量采用电子文档形式记录，确保字迹清晰、内容完整。对于重要的发言和决议，要准确记录原话或关键要点。
-会议结束后，记录人应及时对会议记录进行整理和完善，核对会议内容，补充遗漏信息，并交由会议主持人进行审核。
2.审核与修改
-会议主持人应在收到会议记录后的[X]个工作日内完成审核。审核重点包括记录内容是否准确反映会议实际情况、决议是否明确、任务分配是否清晰等。
-如发现记录存在问题，主持人应及时反馈给记录人进行修改。修改完成后，再次提交主持人审核，直至审核通过。
3.提交与存档
-审核通过的会议记录，由各部门指定的专人按照行政部门规定的格式和命名规则，在会议结束后的[X]个工作日内提交给行政部门。
-行政部门档案管理人员收到各部门提交的会议记录后，应进行分类整理，按照会议类型、时间顺序等进行编号归档，并建立电子索引目录，方便查询和检索。
4.查阅与借阅
-公司员工因工作需要查阅会议记录存档的，应向行政部门提出申请，说明查阅目的和所需查阅的会议记录范围。
-行政部门在核实申请信息后，如情况属实，应在[X]个工作日内为申请人提供查阅服务。查阅应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。
-如员工需要借阅会议记录存档，需填写借阅申请表，经部门负责人和行政部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、复制、转借他人。
四、权利与义务
1.员工权利
-员工有权查阅与自身工作相关的会议记录存档，以便了解公司决策、工作安排和相关信息，更好地履行工作职责。
-对于会议记录中涉及自身的不准确信息，员工有权提出更正申请，经相关审核流程后进行修改。
2.员工义务
-员工应积极配合会议记录的生成、审核和存档工作，如实提供相关信息。
-遵守公司关于会议记录存档查阅和借阅的规定，不得违规操作，不得泄露会议记录中的机密信息。
3.行政部门权利与义务
-行政部门有权对各部门的会议记录存档工作进行监督和检查，对于不符合规定的情况提出整改要求。
-有义务为员工提供规范、便捷的会议记录查阅和借阅服务，保护档案的安全和完整。
五、监督与奖惩机制
1.监督机制
-行政部门定期对各部门会议记录存档工作进行检查，检查内容包括会议记录的提交及时性、内容准确性、格式规范性等。
-设立内部监督邮箱，鼓励员工对违反会议记录存档规定的行为进行举报。行政部门对举报信息进行核实和处理，并对举报人进行保密。
2.奖励机制
-对于在会议记录存档工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。优秀标准包括会议记录准确无误、提交及时、对公司决策提供重要支持等。
-奖励形式包括但不限于荣誉证书、奖金、晋升优先考虑等，以激励员工积极做好会议记录存档工作。
3.惩罚机制
-对于未按照规定时间提交会议记录的部门，每次给予警告，并责令限期补交。如多次未按时提交，将在部门绩效考核中扣分。