批发公司退货处理规定
一、总则
本公司秉持“客户至上、诚信经营”的企业文化理念，致力于为客户提供优质的产品与服务。退货处理作为公司运营中与客户密切相关的重要环节，制定本规定旨在规范退货流程，保障客户与公司双方的合法权益，提高客户满意度，维护公司良好的市场形象。本规定依据国家相关法律法规，结合公司实际运营情况制定，遵循公平、公正、合理、高效的原则处理退货事宜。
二、适用范围
本规定适用于与本批发公司有业务往来的所有客户。涵盖各类通过正规渠道从本公司批发商品的经销商、零售商以及其他合作客户。同时，公司内部涉及退货处理流程的全体员工也需严格遵守本规定。
三、组织架构与职责分工
1.客户服务部：作为与客户直接沟通的部门，负责接收客户的退货申请，解答客户关于退货的疑问，记录客户退货需求及相关信息，并初步评估退货原因是否符合公司规定。及时将退货申请流转至相关部门进行处理，跟进退货处理进度，并向客户反馈处理结果。
2.质量检验部：负责对退回商品进行质量检验，判断商品是否存在质量问题以及质量问题的严重程度。对于因质量问题退货的商品，出具详细的检验报告，为后续处理提供依据。同时，协助其他部门分析质量问题产生的原因，提出改进措施和建议。
3.仓储物流部：负责接收并清点退回的商品，按照规定的存储方式将退货商品妥善存放。核对退货商品的数量、规格与退货申请单是否一致，确保商品的完整性。根据退货处理结果，安排商品的后续流向，如重新入库、返厂维修、报废处理等，并做好相应的库存账目调整。
4.财务部：根据退货处理结果，负责核算应退还给客户的款项金额，按照财务制度和公司规定办理退款手续。对退货涉及的成本、收入等财务数据进行准确记录和核算，分析退货对公司财务状况的影响，为公司管理层提供决策支持。
5.管理层：对重大退货事项进行决策，如涉及金额较大、影响范围较广或存在争议的退货申请。制定和调整退货政策，确保退货政策符合公司整体经营战略和市场形势。监督各部门在退货处理过程中的工作执行情况，协调部门之间的工作关系，保障退货处理流程的顺畅进行。
四、管理内容与流程
1.退货申请
-客户如有退货需求，应在规定时间内（一般为自收到货物之日起[X]个工作日内，特殊商品或有另行约定的除外），通过电话、邮件、在线客服等方式向本公司客户服务部提出退货申请。申请时需提供详细的订单信息、退货原因、退货商品明细等资料。
-客户服务部接到退货申请后，应详细记录客户信息和退货申请内容，对退货原因进行初步评估。如退货原因明显不符合公司退货政策，应及时向客户说明情况并做好解释工作；如符合政策，将申请信息录入退货管理系统，并流转至相关部门进行处理。
2.退货审批
-质量检验部在收到退货申请后，根据客户提供的信息判断是否需要对退回商品进行质量检验。对于因质量问题提出的退货申请，应安排专人对商品进行检验，出具检验报告。
-仓储物流部根据退货申请信息，核对库存记录，确认该商品是否为本公司销售出去的商品以及库存状态。如库存信息存在疑问，应及时与客户服务部沟通核实。
-财务部根据退货商品的销售价格、成本以及相关费用等信息，核算应退还给客户的款项金额，并出具财务意见。
-各部门完成相关审核工作后，将审核意见提交给管理层进行最终审批。管理层根据各部门意见，综合考虑公司利益、客户关系等因素，做出是否批准退货的决定。对于批准的退货申请，明确退货处理方式和退款金额；对于不批准的申请，说明理由并由客户服务部反馈给客户。
3.退货接收
-经审批同意退货后，客户服务部应及时通知客户退货的具体流程和要求，包括退货地址、退货方式、包装要求等。同时，将退货信息发送至仓储物流部，以便做好接收准备。
-仓储物流部按照规定接收客户退回的商品，在接收过程中仔细核对商品的数量、规格、型号等信息与退货申请单是否一致，检查商品的包装是否完好。如发现商品与申请单不符或包装损坏，应及时与客户沟通确认，并记录相关情况。
-对于接收的退货商品，仓储物流部应按照规定的存储区域和方式进行存放，确保商品安全、完整。同时，更新库存账目，将退货商品状态标记为“退货待处理”。
4.退货处理
-质量检验部对接收的退货商品进行详细检验，确定商品是否存在质量问题以及问题的具体情况。对于存在质量问题的商品，根据问题严重程度提出处理建议，如维修、更换、报废等；对于非质量问题退货，按照公司规定进行相应处理。
-仓储物流部根据质量检验部的处理建议，安排商品的后续流向。如商品可重新入库销售，在确保商品质量合格、包装完好的前提下，办理重新入库手续；如商品需要返厂维修或更换，安排物流将商品发往供应商或生产厂家，并跟踪处理进度；如商品需要报废处理