批发公司订单处理规定
一、总则
1.目的
本规定旨在建立一套科学、规范、高效的订单处理流程，确保公司能够准确、及时地处理客户订单，提高客户满意度，提升公司运营效率，增强公司在批发行业的竞争力，同时贯彻公司的企业文化与设计理念，实现社会效益与经济效益的平衡发展。
2.指导原则
遵循以客户为中心的理念，秉持诚信、高效、协作、创新的企业文化价值观，以扁平化管理为原则，减少不必要的中间环节，确保信息传递迅速、决策高效。注重安全生产，保障订单处理过程中人员、物资的安全。在订单处理的各个环节体现人文关怀，尊重员工权益，关注客户需求。
二、适用范围
本规定适用于批发公司全体参与订单处理的员工以及向本公司下达订单的所有客户。
三、组织架构与职责分工
1.销售部门
-负责接收客户订单，对客户需求进行初步沟通与确认。及时将订单信息准确无误地传递给相关部门。
-跟进订单执行情况，定期与客户沟通订单进展，处理客户关于订单的疑问与投诉，维护良好的客户关系。
-分析市场需求和客户反馈，为公司产品策略和订单处理流程优化提供建议。
2.运营部门
-根据销售部门传递的订单信息，合理安排库存调配，确保有足够的货物满足订单需求。
-协调物流配送，选择合适的物流合作伙伴，安排货物的运输与交付，确保货物按时、准确送达客户指定地点。
-监控订单执行过程中的各个环节，及时发现并解决可能出现的问题，如库存短缺、物流延误等。
3.财务部门
-负责订单的财务核算，包括订单金额的确认、收款、开票等工作。
-对订单的成本进行分析与控制，确保订单的盈利性。审核与订单相关的费用支出，防范财务风险。
-与销售、运营等部门协作，处理与订单有关的财务纠纷和账款回收问题。
4.客服部门
-作为客户与公司沟通的重要窗口，负责解答客户关于订单的各种咨询，提供专业、热情的服务。
-收集客户对订单处理的意见和建议，及时反馈给相关部门，推动服务质量的提升。
-处理客户投诉，协调各部门解决客户问题，确保客户满意度。
5.管理层
-制定订单处理的整体策略和目标，确保订单处理工作符合公司整体发展战略。
-协调各部门之间的工作，解决订单处理过程中出现的重大问题和部门间的协调困难。
-对订单处理的绩效进行监督和评估，根据实际情况做出决策调整，推动公司订单处理能力的持续提升。
四、管理内容与流程
1.订单接收与录入
-销售部门通过多种渠道接收客户订单，包括电话、邮件、线上平台等。销售人员在接到订单后，需在1小时内与客户取得联系，确认订单详细信息，包括产品规格、数量、交货时间、交货地点、付款方式等。
-将确认后的订单信息准确录入公司订单管理系统，确保信息完整、无误。订单录入完成后，系统自动发送订单确认邮件给客户，告知客户订单已收到并进入处理流程。
2.订单审核
-订单录入系统后，销售部门主管需在2小时内对订单进行初步审核，检查订单信息的完整性和准确性，确认客户信用状况（如有需要）。
-运营部门在接到订单信息后，3小时内对库存情况进行核实，判断是否有足够库存满足订单需求。如库存不足，及时与采购部门沟通补货计划，并向销售部门反馈。
-财务部门在4小时内对订单的金额、付款方式等财务信息进行审核，确保订单的财务风险可控。如发现问题，及时与销售部门沟通解决。
-审核通过的订单，系统自动流转至下一环节；审核不通过的订单，相关部门需注明原因并退回销售部门，销售部门负责与客户沟通修改后重新提交审核。
3.订单执行与跟踪
-运营部门根据审核通过的订单安排库存调配，生成发货单，并将发货信息传递给物流部门。物流部门在接到发货单后，24小时内安排货物运输，选择合适的物流方式和合作伙伴，确保货物安全、及时送达。
-在订单执行过程中，销售、运营、客服等部门通过订单管理系统实时跟踪订单状态，包括货物出库、运输在途、预计到达时间等信息。如发现异常情况，如物流延误、货物损坏等，相关部门需立即采取措施解决，并及时向客户通报。
-客服部门定期（每2天）与客户沟通订单进展情况，解答客户疑问，提供优质的客户服务体验。
4.订单交付与验收
-货物到达客户指定地点后，物流配送人员协助客户进行货物验收。客户需在收到货物后24小时内完成验收，并签署验收报告。
-如客户在验收过程中发现货物存在质量问题或与订单不符的情况，客服部门及时介入，协调运营部门处理退换货事宜。运营部门在接到客户反馈后，48小时内给出解决方案，并跟踪处理结果，确保客户满意。
-验收