仓储公司采购订单规章
一、总则
1.目的
为规范本仓储公司采购订单的管理流程，确保采购活动的高效、准确、透明，有效控制采购成本，保障公司物资供应，结合公司实际情况，特制定本规章。
2.指导原则
本规章遵循公司“诚信、高效、创新、共赢”的企业文化，以满足客户需求为导向，秉持扁平化管理理念，减少不必要的管理层级，提高决策和执行效率。注重采购过程中的社会效益，优先选择环保、可持续发展的供应商。同时，兼顾安全生产要求，确保所采购物资符合相关安全标准。在管理过程中，充分体现人文关怀，尊重员工的权益和价值，营造良好的工作氛围。
二、适用范围
本规章适用于仓储公司全体涉及采购订单相关工作的员工以及与本公司有采购业务往来的客户。
三、组织架构与职责分工
1.采购部门
-负责采购订单的发起、编制、审核和执行跟踪。根据各部门需求，寻找合适的供应商，进行询价、比价、议价等工作，确保采购物资的质量和价格优势。
-维护与供应商的良好合作关系，及时处理采购过程中的问题，如交货延迟、质量问题等。
-定期对采购订单的执行情况进行统计和分析，为公司采购决策提供数据支持。
2.需求部门
-提出准确的采购需求，明确所需物资的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。
-参与采购订单的审核，对采购物资的适用性进行确认。
-在收到采购物资后，负责及时验收，反馈验收结果。
3.财务部门
-审核采购订单的预算合理性，确保采购资金的合理安排和使用。
-负责采购款项的支付审核和结算工作，按照合同约定及时付款，同时监控付款风险。
-对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持，协助公司进行成本控制。
4.质量检验部门
-制定物资检验标准和流程，对采购回来的物资进行质量检验。
-出具检验报告，对于不合格物资，提出处理意见，协助采购部门与供应商沟通解决质量问题。
5.管理层
-对重大采购订单进行审批，从公司战略和整体利益角度把控采购决策。
-监督采购订单管理工作的执行情况，协调各部门之间的工作关系，解决采购过程中的重大问题。
四、管理内容与流程
1.采购需求提出
-各需求部门应根据工作需要，提前填写《采购需求申请表》，详细注明所需物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、预计使用时间等信息。
-需求部门负责人对申请表进行审核签字后，提交至采购部门。对于紧急采购需求，需求部门应及时与采购部门沟通说明情况。
2.供应商选择与评估
-采购部门收到采购需求后，根据需求信息从公司供应商库中筛选合适的供应商。若供应商库中无合适供应商，则通过市场调研、行业推荐等方式寻找新的供应商。
-对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可通过实地考察、供应商提供的资料、客户反馈等多种方式获取评估信息。
-建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果。对于评估合格的供应商，纳入公司供应商库，建立合作关系；对于不合格供应商，记录原因，不予合作。
3.采购订单编制与审批
-采购部门根据需求部门的申请和供应商评估结果，选择合适的供应商编制采购订单。采购订单应包含订单编号、采购日期、供应商信息、物资明细、价格、数量、交货时间、交货地点、质量要求、付款方式等详细内容。
-采购订单编制完成后，先由采购部门负责人进行内部审核，审核内容包括订单信息的准确性、完整性、价格合理性等。审核通过后，提交至相关需求部门负责人进行确认，确保采购物资符合需求部门要求。
-对于金额较大或重要的采购订单，需提交至公司管理层进行审批。管理层从公司整体战略、预算安排等方面进行综合考量后做出审批决定。
4.采购订单下达与执行
-采购订单经审批通过后，采购部门将订单正式下达给供应商。可通过邮件、传真、电子订单系统等方式发送订单，并要求供应商签字确认回传。
-采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通了解物资生产进度、发货安排等信息。若出现可能影响交货时间或质量的问题，采购部门应及时协调解决，并将情况反馈给需求部门。
-供应商按照订单要求将物资发运至指定交货地点后，采购部门应及时通知需求部门和质量检验部门进行验收。
5.物资验收
-质量检验部门依据相关标准和采购订单要求对物资进行检验。检验内容包括物资的外观、数量、规格、性能等方面。
-需求部门配合质量检验部门进行验收，确认物资是否符合实际使用要求。对于需要安装调试的物资，应在安装调试后进行验收。
-验收合格后，质量检验部门出具《物资验