批发公司考核面谈记录规章
一、总则
本规章旨在规范批发公司考核面谈记录工作，确保考核面谈信息的准确记录、有效保存与合理利用。通过规范的记录流程，为公司员工的绩效评估、职业发展规划提供可靠依据，同时促进公司管理层与员工之间的有效沟通，强化公司的人力资源管理，提升整体运营效率。
本规章依据公司的管理理念与实际运营需求制定，遵循公平、公正、公开的原则，保障考核面谈记录工作的客观性与真实性。记录工作应体现公司积极向上的企业文化，注重员工的发展与成长，将公司的设计理念融入其中，为实现公司的战略目标服务。
二、适用范围
本规章适用于批发公司全体员工。在公司组织的各类考核面谈活动中，包括但不限于月度、季度、年度绩效考核面谈，岗位晋升考核面谈，调薪考核面谈等，均需按照本规章的要求进行记录。同时，涉及与客户相关的考核面谈（如供应商考核面谈等），在涉及公司内部员工与客户互动交流的环节，也参照本规章执行。
三、组织架构与职责分工
1.人力资源部门
人力资源部门是考核面谈记录工作的统筹管理部门。负责制定和完善考核面谈记录的相关制度与流程，组织开展记录人员的培训工作，确保记录人员具备专业的记录技能和知识。同时，负责对各部门的考核面谈记录工作进行监督与指导，定期检查记录的规范性与完整性，并对记录档案进行统一管理，包括档案的存储、检索与维护。
2.各业务部门
各业务部门负责本部门内部考核面谈记录工作的具体实施。部门负责人指定专门的记录人员，确保在每次考核面谈时能够及时、准确地进行记录。业务部门需配合人力资源部门的工作，按时提交考核面谈记录，对记录中涉及本部门员工的信息真实性负责，并在需要时提供相关的解释与说明。
3.记录人员
记录人员负责在考核面谈现场进行实时记录。要求具备良好的文字记录能力、沟通能力和理解能力，能够准确捕捉面谈中的关键信息。记录人员需严格遵守记录工作的规范与流程，确保记录内容客观、公正、完整，不得擅自修改或删除面谈中的重要信息。记录完成后，需及时将记录整理归档，并提交给相关部门负责人审核。
四、管理内容与流程
1.面谈前准备
-在考核面谈前，组织面谈的部门应提前通知记录人员，告知面谈的时间、地点、参与人员以及面谈的主题和目的。记录人员应提前熟悉面谈相关的资料，如员工的绩效考核报告、岗位说明书等，以便更好地理解面谈内容，准确记录关键信息。
-记录人员应准备好记录工具，如笔记本电脑、录音设备（需提前征得面谈双方同意）、纸质笔记本等，并确保设备正常运行，纸张充足。同时，记录人员应提前到达面谈现场，做好设备调试和记录准备工作。
2.面谈过程记录
-记录人员在面谈过程中应保持专注，准确记录面谈双方的发言内容。记录方式可采用文字记录、录音记录（如有）相结合的方式，确保信息的完整性。对于重要的观点、意见、决策等内容，应详细记录，不得遗漏。
-记录人员应注重记录面谈中的非语言信息，如面谈双方的表情、语气、态度等，这些信息有助于更全面地理解面谈的氛围和员工的真实想法。记录过程中应尽量不干扰面谈的正常进行，保持安静、专注的工作状态。
-在面谈过程中，如果出现信息不明确或有疑问的情况，记录人员应在适当的时候向面谈双方进行询问，确保记录的准确性。询问时应注意方式方法，避免打断面谈的节奏。
3.记录整理与审核
-面谈结束后，记录人员应及时对记录内容进行整理。将录音记录转化为文字记录（如有），对文字记录进行校对和完善，确保语句通顺、逻辑清晰、信息准确。整理后的记录应包括面谈的基本信息（如面谈时间、地点、参与人员等）、面谈内容摘要、重要观点和决策等。
-记录整理完成后，记录人员应将记录提交给部门负责人进行审核。部门负责人应认真审核记录内容，确保记录真实反映面谈情况，无歪曲、遗漏重要信息等问题。审核通过后，部门负责人应在记录上签字确认。
4.记录归档与存储
-经过审核的考核面谈记录应及时进行归档。人力资源部门应建立专门的考核面谈记录档案库，按照一定的分类方式（如时间、部门、员工姓名等）对记录进行归档存储，以便于检索和查阅。
-记录档案应采用纸质和电子两种形式进行保存。纸质记录应存放在专门的档案柜中，做好防潮、防火、防虫等措施；电子记录应存储在公司的服务器或专门的存储设备中，定期进行备份，防止数据丢失。同时，应设置严格的访问权限，确保记录信息的安全性和保密性。
5.记录查阅与使用
-考核面谈记录属于公司的重要机密信息，查阅和使用需严格遵循公司的保密制度。一般情况下，只有与员工考核、职业发展相关的管理人员（如人力资源部门相关人员、员工的直接上级等）在履行相应审批手续后，方可查阅相关记录。
-查阅记录时，应在指定的地点进行，不得擅自将记录带