批发公司发货地址核对管理规章
一、总则
1.目的
为确保公司发货的准确性和及时性，避免因发货地址错误导致的货物延误、丢失或客户投诉等问题，特制定本规章，以规范发货地址核对流程，保障公司业务的顺利开展，维护公司良好的市场形象，实现公司社会效益与经济效益的统一。
2.依据
依据公司的业务特点、行业规范以及相关法律法规制定本规章。
3.设计理念
秉持以客户为中心的理念，简化流程，提高效率，通过扁平化管理模式，减少不必要的层级审批，确保信息传递的快速与准确。同时融入公司积极、负责、高效的企业文化，让每一位员工都能以高度的责任感对待发货地址核对工作。
二、适用范围
本规章适用于公司全体涉及发货业务的员工，包括但不限于销售部门、仓库管理部门、物流配送部门以及相关客服人员。同时，也适用于与公司有业务往来的客户，客户应配合公司完成发货地址的提供与核对工作。
三、组织架构与职责分工
1.销售部门
-负责接收客户订单时，准确记录客户提供的发货地址信息，并及时将订单及地址信息传递给后续处理部门。
-对于客户变更发货地址的需求，及时沟通并更新相关信息，确保信息的准确性和完整性。
-协助处理因发货地址问题导致的客户投诉，与客户进行有效沟通，解决问题，维护客户关系。
2.仓库管理部门
-在接到发货指令后，依据销售部门传递的发货地址信息进行发货前的最终核对。
-如发现地址信息存在疑问或不清晰的情况，及时与销售部门沟通确认，确保货物准确发出。
-负责记录发货地址核对过程中的相关信息，包括核对时间、核对人员、异常情况等，以备后续查询与追溯。
3.物流配送部门
-在接收货物时，再次核对发货地址信息，确保与运输要求相符。
-如在运输过程中发现地址有误或需要变更，及时与销售部门和仓库管理部门沟通协调，采取合理的解决方案，确保货物能够顺利送达客户手中。
-反馈发货地址在实际配送过程中出现的问题，为优化发货地址核对流程提供参考。
4.客服部门
-解答客户关于发货地址的咨询和疑问，提供专业、热情的服务。
-收集客户对发货地址核对工作的意见和建议，及时反馈给相关部门，以便不断改进服务质量。
-跟进因发货地址问题产生的客户投诉处理进度，及时向客户反馈处理结果，提高客户满意度。
四、管理内容与流程
1.地址信息接收与初步核对
-销售部门在接到客户订单时，应详细记录客户发货地址信息，包括但不限于客户姓名、联系电话、详细地址（省、市、区、街道、门牌号等）。
-销售部门对接收的地址信息进行初步核对，检查信息是否完整、清晰，如发现疑问，应立即与客户沟通确认。核对无误后，将订单及地址信息录入公司业务系统，并传递给仓库管理部门。
2.仓库发货前核对
-仓库管理部门在接到发货指令后，从业务系统中获取发货地址信息，并与销售部门提供的原始记录进行二次核对。
-核对内容包括地址信息的一致性、准确性以及是否符合发货要求。如发现地址信息存在问题，仓库管理部门应及时与销售部门沟通，销售部门需再次与客户确认并更新信息。
-在核对过程中，仓库管理部门应做好记录，包括核对时间、核对人员、核对结果等信息。如核对无误，在业务系统中标记为“地址核对通过”，并安排发货准备工作。
3.物流配送核对
-物流配送部门在接收货物时，依据仓库提供的发货清单和地址信息进行再次核对。重点核对地址信息是否清晰可辨，是否符合运输路线规划。
-如在运输过程中发现地址信息有误或因特殊情况需要变更地址，物流配送部门应立即与销售部门和仓库管理部门取得联系。销售部门负责与客户沟通确认新的地址信息，并及时更新业务系统。仓库管理部门根据新地址信息调整发货安排或协助物流配送部门采取其他补救措施。
-物流配送完成后，物流配送部门应将发货地址的实际送达情况反馈给销售部门和仓库管理部门，如地址存在误导、难以找到等问题，应详细说明，以便公司对地址信息进行优化。
4.地址信息变更管理
-客户提出发货地址变更需求时，销售部门应及时受理，并详细记录变更原因、新地址信息等内容。
-销售部门对变更后的地址信息进行初步核对，确保信息的准确性和完整性。核对无误后，在业务系统中更新地址信息，并将变更情况通知仓库管理部门和物流配送部门。
-仓库管理部门和物流配送部门根据变更后的地址信息，调整发货和运输计划，确保货物能够准确无误地送达新地址。
5.信息共享与沟通机制
-建立公司内部统一的业务信息系统，销售部门、仓库管理部门、物流配送部门和客服部门均可实时获取和更新发货地址信息，确保信息的一致性和及时性。