仓储公司采购付款流程规章
一、总则
1.目的
为加强本仓储公司采购付款环节的管理，规范采购付款行为，确保公司资金安全、合理、有效地使用，保障公司正常运营，特制定本规章。本规章旨在优化采购付款流程，提高工作效率，降低财务风险，同时体现公司的企业文化和设计理念，以实现公司的可持续发展。
2.指导原则
遵循公司扁平化管理理念，减少不必要的层级审批，提高决策效率。在采购付款过程中，充分考虑社会效益，优先选择符合环保、社会责任要求的供应商。秉持人文关怀精神，关注员工在采购付款流程中的体验，提供明确的操作指引和培训支持。同时，以绩效考核为导向，激励员工积极履行职责，确保采购付款工作的高效、准确完成。
二、适用范围
本规章适用于仓储公司全体涉及采购付款业务的员工以及与公司有采购业务往来的客户。涵盖公司日常运营所需的各类物资采购、服务采购等付款活动，包括但不限于仓库设备采购、办公用品采购、物流服务采购等。
三、组织架构与职责分工
1.采购部门
-负责供应商的开发、评估和选择，建立和维护供应商数据库。按照公司采购需求，与供应商进行商务谈判，签订采购合同。
-根据公司的采购计划和实际需求，提交采购申请，明确采购物资或服务的详细信息，包括名称、规格、数量、价格、交货期等。
-跟进采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保物资按时、按质、按量供应。
2.财务部门
-负责审核采购申请和采购合同，对采购金额、付款方式、付款期限等进行合规性和合理性审查。
-根据采购合同和相关审批意见，安排采购付款资金，办理付款手续。负责采购付款的账务处理，定期核对账目，确保财务数据的准确性。
-对采购付款业务进行财务风险评估，提出风险防范建议，协助公司制定和完善采购付款内部控制制度。
3.仓库管理部门
-负责对采购物资进行验收，检查物资的数量、质量、规格等是否符合采购合同要求。如发现问题，及时与采购部门沟通并记录相关情况。
-根据验收结果，办理物资入库手续，更新库存记录。确保库存物资的安全存储和有效管理，为采购付款提供准确的物资验收信息。
4.审批部门
-按照公司的审批权限和流程，对采购申请、采购合同、付款申请等进行审批。审批过程中，综合考虑采购的必要性、价格合理性、供应商信誉等因素，确保采购付款决策的科学性和正确性。
四、管理内容与流程
1.采购申请
-需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、用途、预计采购金额等信息。采购申请表需经部门负责人审核签字后提交给采购部门。
-采购部门收到采购申请表后，对需求进行评估，结合公司的采购政策和库存情况，确定是否需要进行采购。如需要，在采购申请表上签署意见，并根据市场调研情况填写建议采购价格、推荐供应商等信息，然后提交给审批部门进行审批。
2.供应商选择与采购合同签订
-采购部门根据采购申请，从供应商数据库中筛选合适的供应商，或通过市场调研、招标等方式寻找新的供应商。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行综合评估，选择至少两家符合要求的供应商进行商务谈判。
-采购部门与选定的供应商就采购物资或服务的详细条款进行谈判，包括价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等。谈判达成一致后，起草采购合同。采购合同需明确双方的权利和义务，确保合同条款符合法律法规和公司利益。
-采购合同起草完成后，由采购部门提交给公司的法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，采购合同需经采购部门负责人、分管领导、审批部门等相关人员签字盖章后生效。
3.采购执行与物资验收
-采购部门根据生效的采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的详细要求和交货时间。采购订单需发送给供应商，并同时抄送仓库管理部门、财务部门等相关部门。
-供应商按照采购订单的要求组织生产或提供服务，并按时发货。仓库管理部门在收到物资后，按照采购合同和相关验收标准进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格、包装等方面。
-仓库管理部门验收合格后，填写物资验收单，记录物资的验收情况。物资验收单需经仓库管理人员、采购部门相关人员签字确认。如验收发现问题，仓库管理部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。
4.付款申请与审批
-采购部门在物资验收合格或服务完成后，根据采购合同的付款条款，填写付款申请表，附上采购合同、物资验收单、发票等相关凭证，提交给财务部门进行审核。
-财务部门收到付款申请表后，对相关凭证进行审核，确保发票的真实性、合法性和完整性，以及付款