批发公司供应商合作规定
一、总则
本规定旨在明确本批发公司与供应商之间的合作原则、方式与流程，确保双方在合作过程中遵循公平、公正、诚信的原则，实现互利共赢。同时，本规定也是公司企业文化在供应商合作方面的具体体现，秉持着“诚信为本、合作共赢、创新发展、回馈社会”的文化理念，致力于建立长期稳定且富有成效的合作关系。
本规定依据国家相关法律法规以及公司内部管理要求制定，在法律法规框架内保障公司与供应商的合法权益。通过规范合作行为，提升公司供应链管理水平，有效降低运营风险，确保公司业务的稳定发展，同时为供应商提供明确的合作指引，促进双方共同成长。
二、适用范围
本规定适用于与本批发公司有业务往来的所有供应商。包括但不限于原材料供应商、商品供应商、物流服务供应商、技术服务供应商等各类在公司运营过程中提供产品或服务的合作方。同时，公司内部涉及与供应商对接、合作管理的各部门及全体员工也需遵循本规定。无论是公司高层管理人员、采购人员，还是相关业务部门的普通员工，在与供应商的沟通、合作过程中，都必须严格按照本规定执行。
三、组织架构与职责分工
（一）采购部门
采购部门作为与供应商直接对接的核心部门，负责供应商的开发、筛选、评估与引入。定期收集市场信息，寻找符合公司需求的潜在供应商，并组织相关部门进行供应商资质审核与实地考察。在合作过程中，采购部门负责采购合同的起草、谈判与签订，确保合同条款符合公司利益与相关规定。同时，跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决供应商供货过程中出现的问题。
（二）质量控制部门
质量控制部门负责对供应商提供的产品或服务进行质量检验与监督。制定质量检验标准与流程，对到货商品进行抽检或全检，确保产品质量符合公司要求与相关标准。对于不符合质量要求的产品，及时与供应商沟通处理，提出整改意见或退货要求。定期对供应商的质量管理体系进行评估，促进供应商提升产品质量。
（三）财务部门
财务部门负责与供应商的财务结算工作。审核采购发票、付款申请等财务单据，确保付款流程的合规性与准确性。建立供应商财务档案，记录供应商的付款情况、信用状况等信息。同时，参与采购合同的财务条款审核，防范财务风险。
（四）法务部门
法务部门负责对采购合同及相关合作文件进行法律审核。确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。在与供应商发生纠纷时，提供法律支持与指导，维护公司合法权益。
（五）其他相关部门
其他相关部门如运营部门、技术部门等，根据自身业务需求，为供应商合作提供必要的技术支持、业务指导等。在产品研发、定制化服务等方面与供应商进行沟通协作，共同推动公司业务发展。
四、管理内容与流程
（一）供应商开发与筛选
1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、展会交流等。对潜在供应商进行初步信息评估，了解其基本情况、生产能力、产品范围、市场口碑等。
2.组织相关部门对潜在供应商进行资质审核，审核内容包括营业执照、生产许可证、质量认证等相关资质文件。对于重要供应商，可安排实地考察，评估其生产环境、设备状况、质量管理体系等实际情况。
3.根据审核与考察结果，建立供应商候选名单，由采购部门提交公司管理层审批。经审批通过的供应商纳入公司合格供应商名录。
（二）采购合同签订
1.采购部门根据采购需求与选定的供应商进行合同条款谈判。合同条款应明确双方的权利与义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。
2.合同起草完成后，依次提交财务部门、法务部门进行审核。财务部门重点审核合同的财务条款，如付款方式、价格合理性等；法务部门审核合同的法律合规性，确保合同条款不存在法律风险。
3.经各部门审核通过的合同，由公司授权代表与供应商代表签订。合同签订后，采购部门将合同副本分发给相关部门，作为执行与监督的依据。
（三）订单执行与跟踪
1.采购部门根据业务需求向供应商下达采购订单，明确订单详情。供应商在收到订单后应及时确认，并按照订单要求安排生产与发货。
2.采购部门负责跟踪订单执行情况，定期与供应商沟通，了解生产进度、发货安排等信息。如出现可能影响订单按时交付的情况，及时协调解决。
3.货物到达公司指定地点后，质量控制部门按照质量检验标准进行检验。检验合格的货物办理入库手续；不合格货物按照合同约定进行处理，如退货、换货或要求供应商整改。
（四）供应商评估与管理
1.定期（每季度或每年）对供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。各相关部门根据日常工作中的实际情况提供评估数据与意见。
2.根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在采购份额、合作项目等方面给予优先支持；对于良好供应商，保持稳定合作；对于合格供应商，提出改进意见并跟踪