批发公司档案分类标准规章
一、总则
1.目的：为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司运营效率，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，结合本批发公司实际情况，特制定本标准规章。
2.档案定义：本规章所指档案是公司在经营管理、业务活动、行政管理等过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括文件、合同、报表、信函、照片、音像资料等。
3.指导原则：遵循集中统一管理、真实完整、便于利用、安全保密的原则，确保档案管理工作科学、规范、有序进行。同时，融入公司“诚信、创新、共赢”的企业文化，以扁平化管理理念为指导，提高档案管理的效率和效益，注重档案管理中的人文关怀，鼓励员工积极参与档案管理工作。
二、适用范围
本标准规章适用于批发公司全体员工以及与公司有业务往来的客户涉及档案相关的活动。公司各部门、各层级员工在工作过程中形成或使用的档案均应按照本规章进行管理。对于客户，在业务合作过程中涉及的档案资料管理参照本规章执行，以保障双方信息的安全与有效利用，共同创造良好的社会效益。
三、组织架构与职责分工
1.档案管理领导小组
-组成：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等。
-职责：负责制定档案管理的战略规划和方针政策；协调解决档案管理工作中的重大问题；对档案管理工作进行宏观指导和监督。
2.档案管理部门
-设置：在行政部门下设立专门的档案管理小组，配备专业的档案管理人员。
-职责：负责制定和完善档案管理制度、流程和标准；组织实施档案的收集、整理、归档、保管、利用等具体工作；对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查；负责档案信息化建设和安全管理。
3.各部门
-职责：各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，负责本部门档案工作的组织领导和监督。指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步审核，并定期向档案管理部门移交档案。各部门员工有义务配合兼职档案员做好本岗位相关档案的整理和移交工作。
四、管理内容与流程
1.档案收集
-收集范围：涵盖公司行政管理、业务经营、财务审计、人力资源、市场营销等各个方面形成的文件、资料、记录等。具体包括但不限于各类公文、合同协议、会议纪要、工作报告、统计报表、客户资料、员工档案等。
-收集要求：各部门应确保档案收集的及时性、完整性和准确性。文件材料形成后，应在规定时间内移交至兼职档案员处。兼职档案员对收集的档案进行初步审核，检查档案内容是否完整、手续是否完备、签字盖章是否齐全等。
-收集流程：员工完成工作任务后，将相关文件材料整理后交至部门兼职档案员；兼职档案员定期对本部门档案进行汇总，填写档案移交清单，经部门负责人审核签字后，移交至档案管理部门。
2.档案整理
-分类标准：档案管理部门按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类。一般分为行政管理类、业务经营类、财务审计类、人力资源类、市场营销类等一级类目，在一级类目下再细分二级、三级类目。例如，业务经营类可进一步分为采购档案、销售档案、物流档案等。
-编号规则：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号由档案类别代码、年份代码、流水号等组成，以便于档案的查询和管理。
-编目要求：编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。档案目录应准确、清晰，便于查阅和利用。
3.档案归档
-归档时间：档案管理部门接收各部门移交的档案后，应在规定时间内完成归档工作。一般情况下，当年形成的档案应在次年上半年完成归档。
-归档方式：根据档案的载体形式，采取不同的归档方式。纸质档案应进行装订、编目后装入档案盒，按照分类顺序上架存放；电子档案应存储在专门的存储设备或档案管理系统中，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。
-归档质量：归档的档案应符合整理和编目的要求，档案盒应标明档案类别、年份、起止编号等信息，便于查找和管理。
4.档案保管
-保管环境：设立专门的档案库房，保持库房的清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等。配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度控制设备、消防设备等。
-保管期限：根据档案的重要性和保存价值，确定不同的保管期限。一般分为短期（1-3年）、中期（3-5年）、长期（5年以上）。保管期限届满的档案，应按照规定程序进行鉴定和销毁。
-定期盘点：档案管理人员应定期对档案进行盘点，确保档案的数量、状态与档案目录一致。如发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应措施。
5.档案利用
-利用申请：公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的