保健公司会议服务设备细则
一、总则
1.目的：为了规范保健公司会议服务设备的管理与使用，确保各类会议的顺利进行，提高会议效率与质量，充分发挥会议服务设备在公司运营和发展中的作用，特制定本细则。
2.依据：本细则依据保健公司的整体发展战略、企业文化以及实际运营需求制定，遵循国家相关法律法规和行业规范。
3.宗旨：以公司“关爱健康，服务至上”的经营理念为指导，通过科学有效的会议服务设备管理，为公司内部沟通、业务交流、客户服务等提供有力支持，促进公司各项目标的实现，同时展现公司的良好形象，提升社会效益。
二、适用范围
本细则适用于保健公司全体员工以及因业务需要使用公司会议服务设备的客户。涵盖公司内各个部门、各个层级在公司内部场地召开的各类会议，包括但不限于部门例会、项目研讨会、客户洽谈会、培训会议等。
三、组织架构与职责分工
1.行政部门
-作为会议服务设备管理的牵头部门，负责制定和完善会议服务设备管理制度和细则。
-统筹会议服务设备的采购、调配、维护、报废等工作，确保设备资源的合理利用。
-协调各部门之间关于会议服务设备的使用需求，安排设备的使用档期，解决使用过程中出现的争议和问题。
-对会议服务设备的使用情况进行监督和考核，定期评估设备的使用效益，为设备的更新和优化提供依据。
2.技术部门
-负责会议服务设备的技术支持和维护保养工作。定期对设备进行检查、维修和保养，确保设备处于良好的运行状态。
-为会议服务设备的采购提供技术咨询和建议，参与设备的选型和验收工作，保证设备的技术性能满足公司会议需求。
-在会议召开期间，根据需要提供现场技术支持，及时解决设备出现的技术故障，确保会议的正常进行。
-负责对公司员工进行会议服务设备使用培训，提高员工的操作技能和设备使用效率。
3.使用部门
-负责提前向行政部门提交会议服务设备使用申请，明确设备使用的时间、地点、类型和数量等需求。
-在使用过程中，严格按照操作规程使用设备，爱护设备，不得随意损坏或更改设备设置。如发现设备故障或异常情况，及时通知行政部门和技术部门。
-会议结束后，负责清理设备周边环境，将设备归位，并配合行政部门和技术部门进行设备的检查和交接工作。
四、管理内容与流程
1.设备采购
-需求调研：行政部门定期收集各部门对会议服务设备的需求信息，结合公司业务发展和会议活动的实际情况，进行综合分析和评估，确定设备采购的必要性和可行性。
-预算编制：根据需求调研结果，行政部门会同财务部门编制会议服务设备采购预算，明确采购项目、数量、金额等内容，并提交公司管理层审批。
-选型采购：技术部门根据采购预算和需求，对市场上的会议服务设备进行调研和选型，推荐符合公司要求的品牌和型号。行政部门通过招标、询价、比价等方式，选择合适的供应商进行采购。
-验收交付：设备到货后，行政部门组织技术部门、使用部门等相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，办理设备入库和交付手续，建立设备档案。
2.设备使用申请
-申请提交：使用部门应提前[X]个工作日填写《会议服务设备使用申请表》，详细注明会议名称、时间、地点、参会人数、所需设备清单等信息，并提交给行政部门。
-申请审批：行政部门收到申请后，根据设备的使用情况和档期安排进行审批。如申请的设备在申请时间内已被其他部门预订，行政部门应及时与使用部门沟通，协商调整使用时间或提供替代设备。
-申请确认：审批通过后，行政部门将《会议服务设备使用申请表》反馈给使用部门，确认设备使用的相关信息。使用部门应按照确认的信息做好会议准备工作。
3.设备使用与操作
-操作培训：对于新采购的会议服务设备或员工不熟悉的设备，技术部门应组织专门的操作培训，使员工掌握设备的基本操作方法和注意事项。培训可以采用集中培训、现场指导等方式进行。
-设备领取：使用部门在会议召开前[X]小时，凭《会议服务设备使用申请表》到指定地点领取设备。领取时，应与设备管理人员共同检查设备的外观、数量和运行状况，确认无误后办理领取手续。
-现场使用：使用部门在会议期间应严格按照操作规程使用设备，不得擅自拆卸、改装设备。如因特殊情况需要调整设备设置，应提前告知技术部门。在设备使用过程中，要注意设备的运行状态，如发现异常情况，应立即停止使用，并通知技术部门进行处理。
-设备归还：会议结束后，使用部门应及时将设备归还至指定地点。归还时，设备管理人员应再次检查设备的外观、数量和运行状况，确认设备无损坏、丢失等情况后，办理归还手续。如发现设备有损坏或丢失，使用部门