批发公司发货跟踪规章
一、总则
1.目的
本规章旨在规范批发公司发货流程，确保货物准确、及时、安全地送达客户手中，提高客户满意度，同时保障公司运营的高效与有序，加强内部管理和风险控制，实现公司经济效益与社会效益的平衡发展。
2.依据
依据国家相关法律法规以及公司的发展战略、企业文化和管理理念制定本规章。
3.原则
-遵循“以客户为中心”的原则，将满足客户需求作为发货工作的首要目标，提供优质、高效的发货服务。
-坚持“准确、及时、安全”原则，确保货物信息准确无误，按时发货并安全抵达目的地。
-秉持公司扁平化管理理念，减少不必要的中间环节，提高工作效率和决策速度。
二、适用范围
本规章适用于批发公司全体涉及发货相关工作的员工，包括但不限于仓库管理人员、物流调度人员、销售人员、客服人员等，同时也适用于与公司有业务往来的客户。
三、组织架构与职责分工
1.销售部门
-负责接收客户订单，准确记录客户需求，包括货物种类、数量、交货时间、交货地点等信息，并及时将订单信息传递给相关部门。
-与客户保持沟通，了解客户对发货的特殊要求，及时反馈给发货相关部门，协调解决发货过程中出现的客户问题。
2.仓库管理部门
-负责货物的存储、保管和盘点工作，确保货物的数量准确、质量完好。
-根据订单信息进行货物的分拣、包装工作，确保货物包装符合运输要求，标签信息准确无误。
-按照发货计划安排货物出库，与物流配送人员做好交接工作，确保货物交接清晰、准确。
3.物流调度部门
-根据订单的交货时间、交货地点等信息，选择合适的物流运输方式和合作伙伴。
-制定发货计划，合理安排车辆、配送路线等，确保货物能够按时、安全送达客户手中。
-跟踪货物运输状态，及时向销售部门和客户反馈运输信息，如出现运输延误、货物损坏等异常情况，及时协调解决。
4.客服部门
-负责处理客户关于发货的咨询和投诉，及时反馈客户意见和建议给相关部门。
-协助销售部门和物流调度部门解决发货过程中的客户问题，提高客户满意度。
5.财务部门
-负责发货相关费用的核算和结算工作，确保费用计算准确、支付及时。
-对发货过程中的资金流动进行监控和管理，防范财务风险。
四、管理内容与流程
1.订单接收与审核
-销售部门接收客户订单后，对订单信息进行初步审核，检查订单的完整性和准确性，包括客户信息、货物信息、交货要求等。
-如订单信息存在疑问或不完整，销售部门及时与客户沟通确认，确保订单信息准确无误。
-审核通过的订单，销售部门将订单信息录入公司订单管理系统，并按照扁平化管理模式，快速将订单信息传递给仓库管理部门和物流调度部门。
2.货物准备
-仓库管理部门收到订单信息后，根据订单内容进行货物准备工作。首先，核对库存货物，确认货物的数量和质量是否满足订单要求。
-如库存不足，仓库管理部门及时通知采购部门进行补货，并将补货情况反馈给销售部门和物流调度部门。
-对于满足订单要求的货物，仓库管理人员进行分拣和包装工作。在包装过程中，确保货物包装牢固、标识清晰，同时按照公司环保理念，尽量采用环保包装材料。
3.发货计划制定
-物流调度部门根据订单的交货时间、交货地点以及仓库货物准备情况，制定发货计划。
-在选择物流运输方式时，综合考虑货物的性质、数量、运输距离、运输成本等因素，选择最合适的运输方式，如公路运输、铁路运输、航空运输等。
-根据所选运输方式，合理安排车辆或航班，规划最佳配送路线，确保货物能够按时、安全送达。发货计划制定完成后，及时通知仓库管理部门做好货物出库准备。
4.货物出库与交接
-仓库管理部门按照发货计划安排货物出库，填写货物出库单，详细记录货物的名称、数量、批次等信息。
-货物出库时，仓库管理人员与物流配送人员进行现场交接，双方核对货物信息，确认无误后在出库单上签字确认。
-交接完成后，仓库管理部门将货物出库信息录入公司库存管理系统，更新库存数据。
5.运输跟踪与反馈
-物流调度部门负责跟踪货物运输状态，通过物流信息系统或与物流合作伙伴保持密切沟通，及时获取货物的运输位置、运输进度等信息。
-物流调度部门定期向销售部门和客户反馈货物运输情况，如预计到达时间、运输过程中的异常情况等。
-如出现运输延误、货物损坏等异常情况，物流调度部门立即启动应急处理机制，协调物流合作伙伴采取措施解决问题，并及时将处理情况反馈给销售部门和客户。
6.货物签收与确认
-货物到达目的