网络公司采购流程规章
一、总则
1.目的
为规范本网络公司的采购行为，确保采购工作的高效、透明、合规，降低采购成本，提高采购质量，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本采购流程规章。
2.适用范围
本规章适用于网络公司全体员工涉及的所有采购活动，包括但不限于硬件设备采购、软件采购、办公用品采购、服务采购等。同时，对于与公司有业务往来的客户，若涉及共同采购项目或对采购流程有知情权要求的，本规章部分内容对其具有参考性说明作用。
3.企业文化与设计理念体现
本公司秉持“创新、协作、高效、共赢”的企业文化。在采购流程设计中，强调创新理念，鼓励采购人员积极寻找新的供应商和采购模式，以提升公司的竞争力；注重协作，各部门需紧密配合，共同完成采购任务；追求高效，优化采购流程，减少不必要的环节和时间浪费；实现共赢，在与供应商合作中，建立长期稳定的合作关系，共同发展。
二、组织架构与职责分工
1.采购部门
-负责制定和执行公司的采购策略与计划，统筹公司整体采购工作。
-建立和维护供应商资源库，对供应商进行评估、选择、管理和淘汰。
-组织采购谈判，签订采购合同，跟踪采购订单的执行情况，确保按时、按质、按量到货。
-负责采购成本的控制与核算，分析采购数据，提出降低采购成本的建议和措施。
2.需求部门
-负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、型号、数量、质量要求等详细信息。
-参与采购项目的技术评估和供应商的考察，提供专业技术支持和意见。
-负责采购物品或服务的验收工作，确保所采购的物品或服务符合本部门的使用要求。
3.财务部门
-负责审核采购预算和采购合同的财务条款，确保采购资金的合理安排和使用。
-对采购发票进行审核和账务处理，协助采购部门进行采购成本的核算和分析。
-监督采购资金的支付，确保支付流程的合规性。
4.法务部门
-负责审核采购合同的法律条款，防范法律风险，确保采购合同的合法性和有效性。
-为采购过程中涉及的法律问题提供咨询和指导，处理采购过程中的法律纠纷。
三、管理内容与流程
1.采购需求提出
-需求部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、用途、预计使用时间等信息。
-将《采购需求申请表》提交本部门负责人审批，部门负责人需根据部门预算和实际工作需求进行审核，确认无误后签字批准。
2.采购预算审核
-需求部门将经部门负责人审批后的《采购需求申请表》提交给财务部门。
-财务部门根据公司年度预算和资金状况，对采购需求的预算进行审核，判断是否在预算范围内。如超出预算，需说明原因并经公司高层领导特批。
3.供应商选择
-采购部门收到经财务审核后的《采购需求申请表》后，从供应商资源库中筛选出符合要求的供应商，或通过市场调研、招标、询价等方式寻找新的供应商。
-对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。可通过实地考察、供应商提供的样品检测、客户评价等方式进行评估。
-采购部门组织需求部门、技术部门等相关人员对评估合格的供应商进行综合评审，确定最终的供应商。
4.采购谈判与合同签订
-采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。
-谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务、采购物品或服务的详细信息、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。
-将采购合同提交给法务部门进行法律审核，法务部门审核通过后，由采购部门负责人、公司授权代表签字盖章，正式签订合同。
5.采购订单执行
-采购部门根据签订的采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的详细信息、交货时间、交货地点等要求。
-采购部门跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解生产进度、运输情况等，确保按时到货。如出现问题，及时协调解决。
6.验收环节
-物品或服务到货前，采购部门通知需求部门做好验收准备工作。
-需求部门按照合同约定的质量标准、规格型号等要求对采购物品或服务进行验收。可采用检验、测试、试用等方式进行验收。
-验收合格后，需求部门填写《验收报告》，由验收人员签字确认。如验收不合格，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货、降价等。
7.付款流程
-采购部门根据合同约定和验收情况，整理相关付款资料，如采购合同、发票、验收报告等，提交给财务部门。