仓储公司订单处理规定
一、总则
本规定旨在规范本仓储公司订单处理流程，确保订单高效、准确、安全地处理，提升客户满意度，维护公司良好形象，实现公司经济效益与社会效益的双丰收。秉持公司“精准、高效、协同、共赢”的企业文化，以客户需求为导向，通过扁平化管理模式，减少中间环节，提高决策与执行效率，为客户提供优质服务。
二、适用范围
本规定适用于仓储公司全体员工在处理客户订单的相关工作场景，同时也涉及与订单处理有直接关联的客户沟通环节。
三、组织架构与职责分工
1.订单接收小组：负责接收来自客户的各类订单信息，包括线上平台订单、电话订单、邮件订单等。小组成员需及时对订单信息进行初步整理与审核，确保订单信息的完整性与准确性。
2.订单分配小组：根据订单的类型、货物存储位置、客户紧急程度等因素，将订单合理分配至相应的处理人员或团队。该小组需具备良好的协调与统筹能力，以实现订单处理的高效流转。
3.库存管理团队：负责核实订单货物的库存情况，及时更新库存信息。在订单处理过程中，确保货物的数量、质量与订单要求相符，并对库存货物的存储安全负责。
4.分拣包装团队：依据订单信息准确分拣货物，并进行专业的包装处理。在包装过程中，注重货物的保护，同时考虑环保因素，采用符合公司环保理念的包装材料。
5.运输调度团队：根据订单的配送要求，安排合适的运输方式与运输车辆。确保货物按时、安全送达客户指定地点，并跟踪运输过程中的货物状态，及时处理运输异常情况。
6.客户服务团队：负责与客户保持沟通，解答客户关于订单的疑问，处理客户投诉与反馈。该团队需具备良好的沟通能力与问题解决能力，以维护客户关系，提升客户满意度。
四、管理内容与流程
1.订单接收
-客户通过线上平台、电话、邮件等方式提交订单，订单接收小组在规定时间内（如1小时内）接收订单信息。
-对订单信息进行初步审核，检查订单必填项是否完整，如客户信息、货物信息、配送要求等。对于信息不完整的订单，及时联系客户补充信息。
-将审核通过的订单录入公司订单管理系统，生成唯一的订单编号，并标记订单接收时间。
2.订单分配
-订单分配小组根据订单的优先级、货物存储区域等因素，在订单接收后2小时内将订单分配至相应的处理人员或团队。
-在订单分配过程中，充分考虑各团队的工作负荷与人员技能，确保订单分配的合理性与公平性。
-将订单分配结果及时通知相关处理人员或团队，并在订单管理系统中更新订单分配状态。
3.库存核实与处理
-库存管理团队在接到订单分配通知后，立即对订单货物的库存情况进行核实。
-若库存充足，在订单管理系统中锁定相应库存，并通知分拣包装团队进行分拣。若库存不足，及时与客户沟通，协商解决方案，如部分发货、补货后发货、更换产品等。
-在订单处理完成后，及时更新库存信息，确保库存数据的准确性。
4.分拣包装
-分拣包装团队根据订单信息与库存管理团队的通知，在规定时间内（如订单分配后4小时内）完成货物的分拣工作。
-对分拣出的货物进行仔细检查，确保货物的质量与数量与订单要求一致。
-采用合适的包装材料与包装方式对货物进行包装，在包装上标明订单编号、客户信息、货物信息等关键内容。对于易损货物，采取特殊的防护措施。
5.运输调度
-运输调度团队根据订单的配送要求与库存处理进度，安排合适的运输方式与运输车辆。
-与运输供应商签订运输合同，明确双方的权利与义务，确保运输服务的质量与安全性。
-在货物发运前，对运输车辆进行检查，确保车辆状态良好。同时，将货物信息、运输信息等准确录入订单管理系统，并及时通知客户货物的预计发货时间与送达时间。
-实时跟踪货物的运输状态，通过运输供应商提供的信息或公司的物流跟踪系统，及时掌握货物的位置、运输进度等情况。如发现运输异常（如延误、损坏等），及时协调处理，并将处理结果反馈给客户。
6.订单交付与客户反馈
-货物按时送达客户指定地点后，由客户进行验收。验收合格后，客户在送货单上签字确认，完成订单交付。
-客户服务团队在订单交付后的24小时内对客户进行回访，了解客户对订单处理过程的满意度，收集客户的意见与建议。
-对客户反馈的问题进行及时处理与记录，对于一般性问题，在规定时间内（如48小时内）解决并回复客户；对于复杂问题，成立专项小组进行处理，并定期向客户反馈处理进度，直至问题解决。
五、权利与义务
1.员工权利
-员工有权获得与订单处理工作相关的培训与指导，以提升自身业务能力。
-对于不合理的订单分配或工作安排，员工有权向直属上级