批发公司部门章管理制度
一、总则
本批发公司部门章管理制度旨在规范公司各部门印章的使用与管理，确保印章使用的合法性、安全性和有效性，维护公司的正常运营秩序和合法权益。本制度依据国家相关法律法规及公司实际情况制定，是公司印章管理工作的基本准则。
公司秉持“诚信、创新、共赢”的企业文化，以客户需求为导向，致力于打造高效、透明的运营环境。部门章作为公司业务开展过程中的重要工具，其管理应充分体现公司的设计理念，遵循扁平化管理原则，力求简洁高效，同时兼顾社会效益。通过合理的管理制度，促进各部门间的协作与沟通，为公司的发展提供有力支持。
二、适用范围
本制度适用于批发公司全体员工及涉及部门章使用的相关客户。全体员工在使用部门章过程中需严格遵守本制度规定，确保印章使用的规范性。对于客户，在涉及需要公司部门章确认的业务时，应按照公司规定的流程配合完成相关手续。
三、组织架构与职责分工
1.印章管理小组
成立专门的印章管理小组，由行政主管担任组长，成员包括各部门负责人。印章管理小组负责统筹规划公司部门章的管理工作，制定和完善相关管理制度，对重大印章使用事项进行决策。
2.行政部门
行政部门作为印章管理的具体执行部门，负责部门章的刻制、保管、发放、回收及销毁等工作。同时，对印章的使用情况进行登记备案，确保印章使用记录的完整性和可追溯性。行政部门应配备专门的印章保管人员，保管人员需具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管规定。
3.各部门
各部门负责人为本部门印章管理的第一责任人，负责本部门印章的日常使用审批，并监督印章使用的合规性。部门指定专人负责印章的具体使用操作，使用人员应严格按照本制度及部门审批流程使用印章，不得擅自违规使用。
四、管理内容与流程
1.印章刻制
-因工作需要刻制部门章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、规格等信息，并提交印章管理小组审核。
-印章管理小组审核通过后，由行政部门统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，行政部门需对新印章进行备案登记，记录印章的详细信息及刻制日期等。
2.印章保管
-部门章应存放在专门的保险柜或安全的保管场所，钥匙或密码由专人负责保管。保管人员应确保保管场所的安全，防止印章被盗、被篡改等情况发生。
-行政部门应定期对印章保管情况进行检查，确保印章的存放安全。如发现印章保管存在安全隐患，应及时采取措施进行整改。
3.印章使用
-申请：员工因工作需要使用部门章时，需填写《印章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称及份数、用章日期等信息，并提交部门负责人审批。涉及重要事项或重大合同的用章，还需经过公司相关领导的审批。
-审批：部门负责人应根据用章事项的真实性、合法性和必要性进行审批。对于符合规定的申请，予以批准；对于不符合规定或存在疑问的申请，应要求申请人说明情况或补充相关材料。审批通过后，申请表流转至行政部门。
-用章：行政部门在收到经审批的《印章使用申请表》后，核对相关信息无误，方可将印章交予指定的用章人员进行用章操作。用章人员应在规定的文件或材料上准确加盖印章，并在《印章使用登记表》上签字确认，记录用章时间、用章人、用章文件名称等信息。
-特殊情况处理：如遇紧急情况需要使用部门章，但无法及时履行审批手续时，用章人应先向部门负责人及行政部门负责人电话报告，经同意后可先行用章。事后，用章人应及时补办审批手续，并在《印章使用申请表》中注明特殊情况及处理过程。
4.印章回收与销毁
-当部门章因机构变更、名称更改或其他原因不再使用时，由行政部门负责回收。回收的印章应进行妥善保管，防止印章被不当使用。
-对于需要销毁的部门章，由行政部门填写《印章销毁申请表》，经印章管理小组审批后，按照相关规定进行销毁处理。销毁过程应进行记录，留存销毁证明等相关资料。
五、权利与义务
1.员工权利与义务
-权利：员工有权按照公司规定申请使用部门章，以完成工作职责范围内的相关业务。在申请用章过程中，员工有权了解用章审批的进展情况，并对不合理的审批结果提出申诉。
-义务：员工应严格遵守本制度规定，如实填写《印章使用申请表》，不得虚报、瞒报用章事项。在用章过程中，应确保印章使用的准确性和规范性，不得擅自扩大用章范围或违规使用印章。同时，员工有义务妥善保管涉及部门章的相关文件和资料，防止信息泄露。
2.客户权利与义务
-权利：客户在与公司开展业务过程中，有权要求公司按照规定流程使用部门章对相关文件或合同进行确认。客户对公司用章的合规性有监督的权利，如发现公司存在违规用章行为，有权向公司相关部门提出异议。
-义务：客