投资公司档案保护技术细则
一、总则
1.目的
为加强投资公司档案的保护，确保档案的真实性、完整性和可用性，有效防范因各种因素导致的档案损坏、丢失或泄露风险，依据国家相关法律法规以及公司实际需求，特制定本细则。
2.设计理念
本细则以保障公司核心资产安全为出发点，秉持科学、严谨、高效的设计理念。强调档案保护技术的系统性和前瞻性，结合投资行业特点，确保在复杂多变的环境中，档案能得到妥善保护，为公司决策、业务开展以及历史追溯提供可靠支撑。同时，注重将企业文化融入其中，体现公司对知识资产的尊重与珍视，促进公司文化传承与发展。
3.企业文化体现
公司始终坚持“诚信、创新、共赢”的企业文化。在档案保护中，诚信体现在确保档案记录真实可靠，不篡改、不伪造；创新要求不断引入先进的档案保护技术和管理方法；共赢则强调档案保护工作不仅要服务于公司内部，还要为客户、合作伙伴等相关方提供准确、可信赖的信息支持，实现多方受益。
二、适用范围
本细则适用于投资公司全体员工以及涉及公司档案管理、使用、接触的相关外部合作伙伴、客户等人员。同时涵盖公司所有类型的档案，包括但不限于业务档案（投资项目文档、客户资料等）、财务档案、行政档案（合同文件、会议纪要等）以及历史文化档案等。
三、组织架构与职责分工
1.档案管理领导小组
由公司高层领导组成，负责统筹规划公司档案保护工作，制定档案保护战略和重大决策，协调各部门之间在档案保护工作中的资源配置和协作关系，确保档案保护工作与公司整体发展战略相契合。
2.档案管理部门
作为档案保护工作的核心执行部门，负责制定和执行档案保护的具体规章制度和操作流程。承担档案的收集、整理、存储、保管以及利用等日常管理工作，定期对档案进行清查盘点，开展档案保护技术研究与应用，对其他部门的档案管理工作进行指导和监督。
3.各业务部门
负责本部门档案的初步整理和移交，确保档案内容准确、完整，并按照规定的时间和要求将档案移交至档案管理部门。在日常工作中，配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，对涉及本部门的档案保密信息严格保密。
4.技术支持部门
为档案保护提供技术支持，包括信息技术、设施设备维护等方面。负责档案管理系统的建设、维护和安全保障，确保档案信息的数字化存储与传输安全。协助档案管理部门解决档案保护过程中的技术难题，如温湿度控制、防火防盗等设施设备的维护与升级。
四、管理内容与流程
1.档案收集
各部门在业务活动中形成的档案资料，应按照规定的分类标准和格式要求，及时进行整理和汇总。对于重要的、具有保存价值的档案，应在规定时间内移交至档案管理部门。档案管理部门在接收档案时，要对档案的完整性、准确性进行检查，确保档案资料齐全、内容清晰。
2.档案整理与分类
档案管理部门根据档案的性质、来源、时间等因素，对接收的档案进行科学分类。采用数字化与纸质相结合的管理方式，建立电子目录和纸质索引，方便档案的查询和利用。同时，对档案进行编号、编目，确保每份档案都有唯一的标识，便于管理和追溯。
3.档案存储
（1）纸质档案存储
设立专门的档案库房，确保库房具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。档案应存放在标准的档案架或档案柜中，按照分类顺序进行排列，便于查找和管理。定期对库房进行温湿度监测和调控，温度控制在18-24℃，相对湿度控制在40%-60%。
（2）电子档案存储
采用安全可靠的存储设备和存储系统，对电子档案进行备份存储。建立异地容灾备份中心，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，对电子档案进行加密处理，设置不同级别的访问权限，确保档案信息的安全。
4.档案利用
公司内部员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应按照规定的权限和流程，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。对于涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播。外部客户或合作伙伴查阅档案时，需经公司相关领导审批，并签订保密协议，明确双方的权利和义务。
5.档案鉴定与销毁
定期对档案进行鉴定，根据档案的保存期限、重要程度等因素，确定档案是否仍有保存价值。对于已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁申请表，经档案管理领导小组审批后，采用合适的销毁方式，如粉碎、焚烧、数据擦除等，并做好销毁记录，确保档案信息不被泄露。
五、权利与义务
1.员工权利
员工有权按照规定的流程和权限查阅与工作相关的档案资料，以支持工作决策和业务开展。对于档案管理工作中存在的问题，员工有权提出意见和建议，促进档案保护工作的不断完善。
2.员工义务
员工有义务妥善保管和保护在工作中接触到的档案资