批发公司档案分类检查规章
一、总则
本规章旨在规范批发公司档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司的运营和发展提供有力支持。通过建立科学合理的档案分类检查机制，促进档案管理工作的规范化、标准化和信息化。同时，本规章体现公司“诚信、创新、协作、共赢”的企业文化，秉持高效、便捷的设计理念，以扁平化管理思路减少层级阻碍，提升检查效率，在追求经济效益的同时注重社会效益，保障员工合法权益，关怀员工成长。
二、适用范围
本规章适用于批发公司全体员工以及与公司档案管理工作相关的客户。全体员工在档案的形成、整理、归档、保管和利用等过程中均需遵守本规章。对于涉及档案查阅等相关业务的客户，需按照本规章规定的流程和要求进行操作。
三、组织架构与职责分工
1.档案管理领导小组：由公司高层领导组成，负责制定档案管理的战略方针和政策，协调各部门在档案管理工作中的关系，对重大档案管理事项进行决策。
2.档案管理部门：作为档案管理工作的核心部门，负责档案管理制度的制定、执行和监督；组织档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、利用等工作；开展档案信息化建设；对各部门档案工作进行指导和培训；组织档案分类检查工作。
3.各部门：负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的完整性和准确性；按照规定的时间和要求将整理好的档案移交档案管理部门；协助档案管理部门开展档案分类检查工作，提供必要的支持和配合。
4.档案管理员：具体负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、上架、保管、查阅登记等；对档案进行定期盘点和检查，及时发现和处理档案存在的问题；协助档案管理部门进行档案分类检查工作，提供专业的技术支持和数据统计。
四、管理内容与流程
1.档案分类
-文书档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划、总结报告等。按照文件的来源、时间、主题等进行分类。
-业务档案：涵盖采购合同、销售合同、客户资料、市场调研报告等。根据业务类型、客户类别等进行分类。
-财务档案：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。依据财务核算的内容和时间顺序进行分类。
-人事档案：有员工个人简历、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。按照员工类别和档案内容进行分类。
-其他档案：如基建档案、设备档案、知识产权档案等，根据其各自的特点和性质进行分类。
2.档案收集
-定期收集：各部门按照规定的时间（如每月末）将本部门形成的档案资料整理后移交档案管理部门。
-不定期收集：对于重要紧急的档案资料，各部门应及时移交档案管理部门。档案管理部门也应主动收集公司外部产生的与公司相关的档案资料，如政府文件、行业报告等。
3.档案整理
-初步整理：各部门在移交档案前，应对档案资料进行初步整理，包括去除无关材料、编号、装订等。
-二次整理：档案管理部门接收档案后，进行二次整理，按照分类标准对档案进行详细分类、编目，编制档案目录清单。
4.档案保管
-库房管理：设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度控制设备、防火防盗设备等。保持库房环境整洁、通风良好，确保档案的安全保管。
-电子档案管理：将部分重要档案进行数字化处理，存储在电子存储设备中，并进行备份。建立电子档案管理系统，实现电子档案的分类、检索、利用等功能。
5.档案利用
-内部查阅：公司员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理员应做好查阅登记工作。
-外部查阅：客户等外部人员查阅档案，需提供合法有效的证明文件，并经公司相关领导审批。查阅过程应在档案管理部门指定的地点进行，且不得擅自复制、传播档案内容。
五、权利与义务
1.员工权利
-有权按照规定的流程和要求查阅与工作相关的档案资料，以支持工作的开展。
-对档案管理工作提出意见和建议的权利，公司应认真对待并给予反馈。
2.员工义务
-有义务及时、准确地收集、整理本部门的档案资料，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。
-在档案的形成过程中，应确保档案资料的真实性、完整性和规范性。
-严格遵守档案查阅、使用的规定，不得擅自泄露档案内容。
3.客户权利
-在符合规定的情况下，有权查阅与自身业务相关的公司档案资料。
-对档案查阅过程中发现的问题，有权向公司提出合理的质疑和建议。
4.客户义务
-查阅档案时需遵守公司的相关规定，不得损坏、篡改档案资料。
-不得将查阅的档案资料用于非法目的或向第三方传播。
六、监督与考核机制
1.监督机制