餐饮公司供应商档案规章
一、总则
1.目的
为加强餐饮公司与供应商之间的合作管理，规范供应商档案的建立、维护和使用，保障公司物资供应的稳定性、质量安全性以及成本合理性，特制定本规章。
2.依据
本规章依据国家相关法律法规以及餐饮公司的经营理念和管理要求制定。
3.目标
通过建立完善的供应商档案管理体系，全面、准确地记录供应商信息，为公司采购决策、合作评估、风险防控等提供有力支持，促进公司与供应商的长期良好合作，实现互利共赢。
二、适用范围
本规章适用于餐饮公司所有涉及供应商档案管理的部门及全体员工，同时也涉及与本公司有业务往来的所有供应商。
三、组织架构与职责分工
1.采购部门
-负责供应商的开发、筛选、初步评估和引入，收集供应商的基础信息，启动供应商档案建立流程。
-定期与供应商沟通，更新档案中的合作信息，如采购订单执行情况、交货及时性等。
-主导供应商的年度评估工作，将评估结果及时录入供应商档案。
2.质量管理部门
-参与供应商的实地考察和评估，重点关注供应商的质量管理体系、产品质量标准等，提供质量相关评估意见并记录于档案。
-对供应商提供的物资进行检验和验收，将检验结果反馈至采购部门，以便更新档案中的质量信息。
3.财务部门
-审核供应商的财务状况，包括信用评级、财务报表分析等，提供财务风险评估报告并纳入档案。
-负责与供应商的财务结算工作，记录付款情况、发票处理等财务信息到档案中。
4.行政部门
-负责供应商档案的统一管理，包括档案的存储、分类、检索和保密工作。
-制定档案管理制度和流程的操作细则，监督各部门对供应商档案的使用和维护情况。
四、管理内容与流程
1.供应商档案建立
-信息收集：采购部门在与供应商初步接触时，应要求供应商提供营业执照、税务登记证、生产许可证等基本资质文件，以及公司简介、产品目录、质量认证等相关资料。同时，收集供应商的联系方式、法定代表人信息等。
-实地考察（如有需要）：对于重要或潜在的长期合作供应商，采购部门会同质量管理部门进行实地考察。考察内容包括生产环境、设备状况、人员配备、管理水平等，形成考察报告。
-档案录入：采购部门将收集到的信息和考察报告整理后，录入供应商档案管理系统。档案内容包括供应商基本信息、资质证书、考察报告、合作意向书等。
2.供应商档案更新
-定期更新：采购部门每季度对供应商档案进行一次常规更新，主要更新合作数据，如采购量、采购金额、交货准时率等。质量管理部门同步更新质量检验数据，财务部门更新财务往来数据。
-即时更新：当供应商发生重大变更，如公司名称、法定代表人、经营范围、生产地址等变更时，采购部门应及时通知供应商提交变更后的资料，并在档案中进行相应更新。
3.供应商档案使用
-采购决策支持：采购部门在进行采购计划制定和供应商选择时，可查阅供应商档案中的历史合作数据、评估报告等，作为决策参考，优先选择合作表现良好的供应商。
-风险预警：各部门在日常工作中通过对档案信息的分析，如质量问题频发、交货延迟、财务状况恶化等，及时发出风险预警，以便采取相应措施，如暂停合作、加强检验等。
4.供应商档案保管
-实体档案：行政部门负责将供应商的纸质档案进行分类整理，存放在专门的档案柜中，并建立档案索引目录，便于查找。
-电子档案：通过档案管理系统进行存储，定期进行数据备份，确保数据的安全性和完整性。设定不同部门和人员的访问权限，防止信息泄露。
五、权利与义务
1.公司权利
-有权要求供应商提供真实、准确、完整的信息，用于档案建立和管理。
-在合作过程中，如发现供应商存在严重违约、质量问题或其他不良行为，有权根据合同约定和档案记录采取相应措施，包括终止合作、追究责任等。
2.公司义务
-对供应商提供的信息严格保密，不得泄露给第三方，保护供应商的商业秘密。
-按照合同约定及时与供应商进行结算，维护良好的合作关系。
3.供应商权利
-有权要求公司对档案中的信息进行核实和更正，如发现信息有误。
-在符合公司规定的情况下，有权查阅自己在公司档案中的部分信息。
4.供应商义务
-如实提供公司要求的各类信息，并及时更新，确保档案信息的时效性和准确性。
-积极配合公司的考察、评估等工作，提供必要的协助。
六、监督与考核机制
1.内部监督
-行政部门定期对各部门的供应商档案管理工作进行检查，包括信息录入的准确性、更新的及时性、档案保管的规范性等。发现问题及时督促整改，并记录在案。