医疗公司档案分类管理规章
一、总则
本规章旨在规范公司档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，有效利用档案信息资源，服务于公司的各项业务和管理活动。遵循国家有关档案管理的法律法规，结合本医疗公司的实际情况制定。
公司以“关爱生命，精益求精”为企业文化核心，秉持“专业、高效、创新、责任”的经营理念。档案管理工作需紧密围绕这一文化与理念，为实现公司社会效益与经济效益双提升提供有力支持。同时，公司实行扁平化管理，档案管理应适应这一管理模式，提高信息传递与利用效率。
二、适用范围
本规章适用于公司全体员工，包括各部门、各层级的在职员工。同时，对于涉及客户相关的档案管理工作，在遵循相关法律法规及保护客户隐私的前提下，同样适用本规章。
三、组织架构与职责分工
1.档案管理领导小组：由公司高层管理人员组成，负责制定档案管理的战略方针和重大决策，协调档案管理工作中涉及跨部门的重大问题，确保档案管理工作与公司整体发展战略相契合。
2.档案管理部门：作为公司档案管理的核心部门，负责制定和完善档案管理制度、流程和标准；统筹公司各类档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查；负责档案信息化建设和管理，确保档案信息的安全与有效利用。
3.各部门兼职档案管理员：负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，定期将整理好的档案移交至档案管理部门；协助档案管理部门开展档案管理相关工作，如档案的查询、借阅等；及时反馈本部门在档案管理过程中遇到的问题和需求。
四、管理内容与流程
1.档案分类
-行政档案：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。
-人事档案：涵盖员工个人基本信息、招聘录用材料、培训记录、绩效考核结果、薪酬福利资料、职务任免文件等。
-医疗业务档案：涉及患者病历、诊断报告、治疗方案、手术记录、医疗纠纷处理资料等。
-财务档案：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。
-科研档案：有关公司科研项目申报材料、研究成果、学术论文发表记录等。
-合同档案：各类业务合同、协议等。
-其他档案：如公司荣誉证书、宣传资料、文化活动记录等。
2.档案收集
-定期收集：各部门兼职档案管理员按照规定的时间周期（如每月、每季度），将本部门产生的档案资料进行初步整理，填写档案移交清单，移交至档案管理部门。
-不定期收集：对于一些紧急或特殊情况产生的档案资料，相关部门应及时通知档案管理部门进行收集。
3.档案整理
-分类编号：档案管理部门接收档案后，按照既定的分类标准进行分类，并为每份档案编制唯一的编号。
-装订编目：对纸质档案进行装订，编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。
-数字化处理：对于重要的档案资料，进行数字化扫描，建立电子档案库，并与纸质档案建立关联。
4.档案归档
-上架存放：将整理好的纸质档案按照分类和编号顺序，上架存放于专门的档案库房，确保存放有序，便于查找。
-数据录入：将档案目录信息录入档案管理系统，建立电子索引，方便快速检索。
5.档案保管
-库房管理：档案库房应保持适宜的温度、湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。定期对库房进行检查和维护，确保档案存放环境安全。
-定期盘点：档案管理部门定期对档案进行盘点，核对档案数量、状态等信息，确保档案的完整性。
6.档案利用
-内部借阅：公司员工因工作需要借阅档案，需填写档案借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过规定时间（如一周），如需延期，应办理续借手续。
-外部查阅：对于外部机构或个人查阅公司档案，需经公司相关领导批准，并按照规定的程序和要求进行。在查阅过程中，应安排专人陪同，确保档案安全。
7.档案销毁
-鉴定销毁：档案管理部门定期对超过保管期限且无保存价值的档案进行鉴定，编制档案销毁清册，经公司领导审批后，按照规定的程序进行销毁。
-销毁方式：可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息不被泄露。
五、权利与义务
1.员工权利
-有权按照规定程序借阅和使用与工作相关的档案资料，以支持工作开展。
-对档案管理工作提出意见和建议，促进档案管理工作的改进和完善。
2.员工义务
-有义务按照公司档案管理制度的要求，及时、准确地收集、整理和移交本部门产生的档案资料。
-在借阅档案过程中，应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案，不得将档案转借他人或用于与工作无关的用途。
3.客户权