制造公司档案销毁管理规章
一、总则
1.目的
本规章旨在规范制造公司档案销毁工作，确保档案销毁过程的合法性、规范性和安全性，有效保护公司机密信息，同时合理清理无用档案，提高档案管理效率，促进公司资源的有效利用。
2.依据
依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》以及公司实际档案管理需求制定本规章。
3.指导思想
遵循公司“创新、高效、诚信、共赢”的企业文化，秉持“以客户为中心，以质量求生存，以创新求发展”的经营理念，在档案销毁工作中注重信息安全与资源合理利用，实现社会效益与经济效益的平衡。
二、适用范围
本规章适用于制造公司全体员工及涉及档案销毁工作的相关部门。同时，对于与公司有合作关系的外部机构涉及公司档案销毁事宜，也需参照本规章执行。客户如有涉及档案销毁相关需求，公司将依据本规章及与客户的约定进行操作。
三、组织架构与职责分工
1.档案管理部门
-负责制定档案销毁计划，定期对档案进行清查和评估，确定需要销毁的档案清单。
-对拟销毁档案进行审核，确保销毁档案的准确性和合规性。
-组织档案销毁的具体实施工作，包括联系专业销毁机构、监督销毁过程等。
2.各业务部门
-负责本部门档案的初步筛选和整理，将需要销毁的档案及时移交档案管理部门。
-协助档案管理部门对涉及本部门业务的档案进行鉴定，提供必要的业务说明和销毁建议。
3.保密部门
-对档案销毁过程中的保密工作进行监督和指导，确保公司机密信息在销毁过程中不被泄露。
-对销毁档案的范围和方式进行保密审查，防止因不当销毁导致的保密风险。
4.财务部门
-负责审核档案销毁工作中的费用支出，确保经费使用合理合规。
-对因档案销毁涉及的资产处理等财务事项进行监督和管理。
四、管理内容与流程
1.档案清查与鉴定
-档案管理部门定期（每年至少一次）组织对公司档案进行全面清查。清查内容包括档案的完整性、准确性、保存期限等。
-成立档案鉴定小组，成员由档案管理部门、相关业务部门和保密部门人员组成。鉴定小组对清查中发现的可能需要销毁的档案进行评估鉴定。
-鉴定依据包括档案的保存期限已过、档案内容已失去参考价值、档案涉及的业务已结束且无后续需求等。同时，对于涉及公司核心机密的档案，即使保存期限已过，也需谨慎鉴定。
2.销毁申请与审批
-档案管理部门根据鉴定结果，编制档案销毁申请清单，详细列出拟销毁档案的名称、数量、来源、形成时间、涉及部门等信息。
-将销毁申请清单提交给档案管理部门负责人审核，审核通过后依次提交给分管领导、总经理审批。对于涉及重要机密或重大事项的档案销毁申请，需经过公司管理层集体讨论决定。
3.销毁方式选择
-对于一般纸质档案，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。选择具备专业资质的销毁机构进行操作，确保销毁过程符合环保要求。
-对于电子档案，采用数据擦除、物理破坏存储介质等方式进行销毁。数据擦除需使用符合国家保密标准的软件工具，确保数据无法恢复。物理破坏存储介质可采用消磁、粉碎等方法。
-对于特殊档案，如涉及国家机密、知识产权等的档案，需按照国家相关法律法规和公司保密规定，采取专门的销毁措施，必要时可由国家指定的保密销毁机构进行处理。
4.销毁实施
-档案管理部门与选定的销毁机构签订销毁服务合同，明确双方的权利和义务，包括销毁档案的范围、方式、时间、保密责任等。
-在销毁实施过程中，档案管理部门安排专人进行现场监督，确保销毁工作按照合同要求和公司规定进行。监督人员需对销毁过程进行拍照、录像等记录，留存相关资料。
-销毁完成后，销毁机构需出具销毁证明，证明档案已按照合同约定的方式和要求完成销毁。档案管理部门将销毁证明归档保存。
5.后续记录与存档
-档案管理部门对档案销毁工作进行详细记录，包括销毁申请清单、审批文件、销毁合同、销毁过程记录、销毁证明等资料。
-将上述记录资料整理归档，作为公司档案管理工作的重要组成部分保存，保存期限不少于[X]年。
五、权利与义务
1.员工权利
-员工有权了解公司档案销毁制度的相关内容，对档案销毁工作提出合理建议。
-对于涉及自身工作的档案销毁情况，员工有权向档案管理部门咨询和了解。
2.员工义务
-员工有义务按照公司规定，及时整理和移交本部门需要销毁的档案，不得擅自留存或销毁档案。
-在档案销毁过程中，员工应配合档案管理部门、保密部门等的工作，保守公司机密信息，不得泄露档案销毁过程中的任何信息。
3.公司权利
-公司有权根据档案管理需求和业务