油漆厂原料采购规定
一、总则
1.目的：为规范本厂原料采购行为，确保采购的原料质量符合生产要求，降低采购成本，保障生产的顺利进行，结合本厂实际情况，特制定本规定。
2.适用范围：本规定适用于油漆厂所有原料的采购活动，涉及参与采购工作的全体员工以及向本厂供应原料的客户。
3.采购原则：秉持“质量优先、价格合理、交货及时、诚实守信”的原则进行原料采购，以本厂“品质至上，服务社会，追求卓越，创造价值”的经营理念为指导，注重社会效益与经济效益的平衡，在满足生产质量需求的同时，实现成本的有效控制。
二、采购组织与职责
1.采购部门：负责制定采购计划、寻找供应商、进行采购谈判、签订采购合同、跟踪采购订单执行情况以及处理采购相关问题等。采购部门应与其他部门密切协作，确保采购工作的顺利开展。
2.其他部门：生产部门负责根据生产计划提供原料需求清单，明确原料的规格、数量、交货时间等要求；质量检验部门负责对采购的原料进行质量检验，确保符合本厂质量标准；财务部门负责审核采购预算、支付货款以及对采购成本进行监控和分析。
3.扁平化管理体现：本厂实行扁平化管理模式，采购流程中各部门之间信息直接沟通，减少中间环节，提高工作效率。各部门负责人可直接与相关部门进行协调，重大问题可直接向厂领导汇报，确保决策的及时性和准确性。
三、供应商管理
1.供应商选择：采购部门应通过多种渠道寻找合格的供应商，包括网络搜索、行业推荐、参加展会等。对潜在供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制体系、环保措施、价格水平、信誉等方面情况。同时，要考虑供应商的社会责任履行情况，优先选择具有良好社会效益的供应商。
2.供应商评估：建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估，评估内容包括原料质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予更多的合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。
3.供应商关系维护：与供应商建立长期稳定的合作关系，定期与供应商沟通交流，共同解决合作中出现的问题。本厂倡导诚信合作的企业文化，在合作过程中遵守合同约定，按时支付货款，维护良好的商业信誉。
四、采购计划制定
1.需求预测：生产部门根据市场订单、生产计划以及库存情况，定期对原料需求进行预测，向采购部门提供详细的原料需求清单。需求清单应包括原料名称、规格、数量、需求时间等信息。
2.采购计划编制：采购部门根据生产部门提供的需求清单，结合供应商的交货期、价格等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购的原料种类、数量、采购时间、供应商等信息，并报厂领导审批。
3.采购预算：财务部门根据采购计划，结合市场价格走势，编制采购预算。采购预算应合理控制采购成本，确保本厂经济效益目标的实现。采购过程中，严格执行采购预算，如有超预算情况，需经厂领导批准。
五、采购流程
1.采购申请：各部门根据实际需求填写采购申请表，注明原料名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交采购部门。
2.供应商选择与询价：采购部门根据采购申请，从合格供应商名单中选择合适的供应商，并向其发出询价函，要求供应商提供原料的价格、交货期、质量标准等信息。
3.采购谈判：采购部门对供应商的报价进行分析比较，选择几家符合要求的供应商进行采购谈判。谈判内容包括价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等方面。在谈判过程中，要充分考虑本厂的利益，争取最优惠的采购条件。
4.合同签订：采购谈判达成一致后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括原料名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。
5.订单跟踪：采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解原料的生产进度、发货情况等。如发现问题，应及时协调解决，确保原料按时、按质、按量到货。
6.到货验收：原料到货后，质量检验部门应按照合同约定的质量标准对原料进行检验。检验合格的原料办理入库手续，检验不合格的原料，采购部门应及时与供应商沟通，协商处理方式，如退货、换货、补货等。
六、采购成本控制
1.价格管理：建立采购价格数据库，定期收集、分析原料市场价格信息，掌握价格变动趋势。采购部门在采购过程中，要通过与供应商谈判、招标等方式，争取最优的采购价格。同时，要定期对采购价格进行评估，对于价格过高的采购项目，要进行调查分析，采取措施降低采购成本。
2.成本分析：财务部门定期对采购成本进行分析，找出成本控制的关键点和存在的问题。通过与预算成本、历史成本进行对比分析，评估采购工作的绩效。采购部门应根据成本分析结果，采取相应的改进措施，优化采购流程，降低采购成本。
3.付款管理：财务部门应严格按照采购合同约定的付款