环卫公司采购物资退货规章
一、总则
本规章旨在规范环卫公司采购物资退货流程，确保公司在物资退货环节的操作有章可循，保障公司利益，同时维护与供应商的良好合作关系。适用于环卫公司所有部门因采购物资出现问题而发起的退货相关事宜，涵盖全体涉及采购及退货流程的员工与相关供应商。
环卫公司秉持“高效清洁城市，用心服务社会”的企业文化，坚持“以客户需求为导向，以质量求生存，以创新谋发展”的经营理念。在采购物资退货管理中，遵循扁平化管理原则，减少不必要的层级审批，提高工作效率。通过合理规范退货流程，在保障社会效益（确保环卫工作正常开展，维护城市环境卫生）的同时，注重经济效益（降低采购成本，减少资源浪费）。
二、退货原因分类及界定
1.质量问题退货
因采购物资存在质量缺陷，如环卫车辆零部件不符合质量标准，垃圾桶出现破损、裂缝等影响正常使用的情况。质量问题需由公司质量检测部门或专业人员出具详细的检测报告作为依据。
2.规格不符退货
当所采购物资的规格、型号与采购合同或需求部门要求不一致时，可进行退货。例如，采购的垃圾袋尺寸与规定标准不符，无法适配环卫作业使用的垃圾收集设备。需由需求部门提供原始需求文件及对比说明。
3.数量差错退货
若到货数量多于或少于采购合同规定数量，经双方核对确认后，可对多余或短缺部分进行退货处理。需提供送货单、采购合同等相关文件作为数量核对依据。
4.其他原因退货
除上述原因外，如因公司战略调整、项目变更等特殊原因导致已采购物资不再需要，经相关部门审批后可考虑退货。需提交详细的项目变更说明或公司决策文件。
三、退货流程
1.退货申请
-发现物资存在退货情形的部门或员工，应填写《退货申请表》，详细说明退货原因、物资信息（包括名称、规格、型号、数量、批次等）、采购订单编号等内容。
-将《退货申请表》提交至本部门负责人审批，部门负责人需根据实际情况判断退货的必要性和合理性，签署审批意见。
2.审核流程
-《退货申请表》经部门负责人审批后，流转至采购部门。采购部门对退货原因进行核实，与供应商沟通协商退货事宜，确认供应商是否同意退货以及退货的相关条件（如退货期限、退货方式、退款方式等）。
-采购部门审核通过后，将《退货申请表》提交至财务部门。财务部门对退货涉及的财务事项进行审核，包括已支付款项的处理、可能产生的费用（如运输费、税费等）核算等。
-对于重大金额或复杂情况的退货申请，需提交公司管理层进行最终审批。管理层综合考虑公司利益、与供应商关系等因素，做出审批决策。
3.退货执行
-经审批通过后，采购部门负责通知供应商退货事宜，并按照协商好的退货方式安排物资退回。如供应商要求自行提货，采购部门需与供应商确定提货时间、地点等细节；如由公司负责发货退回，采购部门需安排物流配送，并确保物资安全、及时送达供应商指定地点。
-在退货过程中，相关部门需做好物资的清点、包装、运输等工作，确保退货物资的数量、质量与《退货申请表》一致。同时，保留好退货过程中的相关凭证，如物流运单、退货交接单等。
4.退款处理
-财务部门在收到供应商确认收到退货的通知后，根据合同约定和协商结果，办理退款手续。如涉及已开具发票的情况，财务部门需按照税务规定进行相应的发票处理。
-退款到账后，财务部门及时进行账务处理，并通知采购部门和申请退货的部门。采购部门将退款情况反馈给相关供应商，确认退款是否准确无误。
四、退货过程中的财物管理
1.物资管理
-退货物资在退回公司仓库或直接发往供应商途中，仓库管理人员需对物资进行妥善保管，防止物资损坏、丢失。对于质量问题退货的物资，应单独存放，做好标识，以便后续追溯和处理。
-仓库管理人员在收到退货申请后，对退货物资进行重新清点和检验，核实物资的实际情况与申请内容是否相符。如发现差异，及时与申请部门和采购部门沟通协调解决。
2.财务管理
-财务部门建立退货财务台账，详细记录每一笔退货的采购订单编号、退货日期、退货金额、退款金额、涉及的费用等信息，确保财务数据的准确性和完整性。
-对于退货产生的费用，如运输费、装卸费等，财务部门根据费用的性质和归属，合理进行账务处理。同时，严格审核费用报销凭证，确保费用支出的合理性和合规性。
五、信息沟通与反馈
1.内部沟通
-在退货流程的各个环节，涉及的部门之间应保持密切沟通。通过公司内部办公系统、邮件、会议等方式，及时传递退货相关信息，确保各部门了解退货进展情况，协调解决可能出现的问题。
-建立退货信息共享机制，各部门可随时查询退货申请的审批状态、物资退货进度、退款情况等信息，提高工作透明度和协同效率。
2.与供应商