项目供应商/合作方管理办法
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第一章总则
1.1目的
为规范公司项目供应商/合作方的选择、评估、合作及退出等管理流程，保障项目质量、进度和成本控制，降低合作风险，维护公司合法权益，提升项目整体效益，特制定本办法。
1.2适用范围
本办法适用于公司所有工程项目、服务项目、采购项目等各类项目中涉及的供应商/合作方，包括但不限于原材料供应商、设备供应商、施工单位、设计单位、监理单位、咨询服务机构等。
1.3管理原则
1. 公平公正原则：在供应商/合作方的选择、评估等环节，坚持公开、公平、公正的原则，杜绝暗箱操作和不正当竞争。
2. 质量优先原则：以满足项目质量要求为首要前提，优先选择质量有保障、信誉良好的供应商/合作方。
3. 成本合理原则：在保证质量和服务的基础上，综合考虑价格、成本等因素，选择性价比最优的合作对象。
4. 长期合作原则：积极培育和发展优质供应商/合作方，建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。
5. 风险可控原则：对供应商/合作方的合作风险进行全面评估和有效管控，防范合作过程中的各类风险。
第二章管理职责分工
2.1采购部门
6. 负责供应商/合作方的信息收集、初步筛选和入库管理。
7. 组织供应商/合作方的招标、询价等采购活动，拟定采购合同。
8. 负责与供应商/合作方的日常沟通协调，跟踪采购合同的执行情况。
9. 参与供应商/合作方的绩效评估工作。
2.2项目管理部门
10. 提出项目所需供应商/合作方的需求计划，明确技术、质量、进度等要求。
11. 参与供应商/合作方的选择过程，对供应商/合作方的技术能力进行评估。
12. 负责在项目实施过程中对供应商/合作方的工作进行监督、检查和协调，确保项目按计划推进。
13. 收集供应商/合作方在项目实施过程中的表现信息，作为绩效评估的依据。
2.3质量控制部门
14. 制定供应商/合作方提供产品或服务的质量检验标准和检验流程。
15. 对供应商/合作方提供的产品或服务进行质量检验和验收，出具检验报告。
16. 参与供应商/合作方的绩效评估工作，重点评估其质量表现。
17. 对合作过程中出现的质量问题进行调查和分析，提出整改要求和处理意见。
2.4财务部门
18. 负责对供应商/合作方的报价进行成本分析和审核。
19. 按照采购合同约定的付款方式和付款期限，办理付款手续。
20. 对供应商/合作方的财务状况进行评估，防范财务风险。
21. 参与供应商/合作方的绩效评估工作，从财务角度提供评估意见。
2.5法务部门
22. 负责审核采购合同及相关法律文件，确保合同的合法性、合规性和完整性。
23. 为供应商/合作方管理过程中的法律问题提供咨询和支持。
24. 参与处理与供应商/合作方之间的法律纠纷，维护公司的合法权益。
第三章供应商/合作方的准入管理
3.1准入条件
供应商/合作方需满足以下基本准入条件：
25. 具有独立法人资格，持有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证书）等相关资质证书。
26. 具备相应的生产、经营或服务资质，符合项目所需的行业标准和技术要求。
27. 具有良好的商业信誉和财务状况，无严重违法违规记录、重大质量事故记录和不良信用记录。
28. 具备满足项目需求的生产能力、技术水平、服务能力和履约能力。
29. 能够提供符合要求的产品样本、检测报告、业绩证明等相关资料。
3.2准入流程
供应商/合作方的准入流程如下表所示：
流程步骤
责任部门
工作内容
完成时限
1.信息收集
采购部门
通过市场调研、行业推荐、网络平台等渠道，收集潜在供应商/合作方的信息，建立潜在供应商/合作方信息库
按需及时收集
2.申请提交
潜在供应商/合作方
向采购部门提交《供应商/合作方准入申请表》及相关资质证明材料
收到邀请后5个工作日内
3.初步审核
采购部门
对潜在供应商/合作方提交的申请表和资质证明材料进行初步审核，检查材料的完整性和合规性
收到材料后3个工作日内
4.联合评估
采购部门、项目管理部门、质量控制部门、财务部门、法务部门
对通过初步审核的潜在供应商/合作方进行联合评估，评估内容包括资质、技术能力、质量水平、财务状况、信誉等
初步审核通过后7个工作日内
5.审批
公司管理层
根据联合评估结果，对潜在供应商/合作方的准入申请进行审批
收到联合评估报告后5个工作日内
6.入库
采购部门
对审批通过的供应商/合作方，纳入公司合格供应商/合作方库进行管理，并建立详细的档案
审批通过后