?一、总则
(一)目的
为了加强企业会计档案管理,统一会计档案管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防会计档案毁损、散失和泄密,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等有关规定,结合本企业实际情况,制定本办法。
(二)适用范围
本办法适用于本企业及所属各单位的会计档案管理工作。
(三)定义
本办法所称会计档案是指企业在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映企业经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
二、会计档案管理职责分工
(一)财务部门职责
1.负责会计档案的收集、整理、装订、归档等日常工作。
2.按照国家有关规定和本办法的要求,定期将会计档案移交至档案管理部门,并办理交接手续。
3.对会计档案的查阅、借阅等进行登记和管理,确保会计档案的安全和完整。
4.协助档案管理部门对会计档案进行保管、鉴定、销毁等工作。
(二)档案管理部门职责
1.负责接收财务部门移交的会计档案,并进行妥善保管。
2.建立健全会计档案管理制度,对会计档案的保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等进行规范管理。
3.定期对会计档案进行检查和盘点,确保会计档案的安全和完整。
4.对超过保管期限的会计档案进行鉴定,并按照规定程序进行销毁。
(三)其他部门职责
各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案管理工作,在业务活动中形成的与会计核算有关的文件资料,应及时移交财务部门进行整理归档。
三、会计档案的内容
(一)会计凭证
1.原始凭证,包括发票、收据、报销单、借款单等。
2.记账凭证,包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。
(二)会计账簿
1.总账,按照会计科目分类登记经济业务的账簿。
2.明细账,按照明细科目分类登记经济业务的账簿,如应收账款明细账、应付账款明细账等。
3.日记账,按照经济业务发生时间顺序逐日逐笔登记的账簿,如现金日记账、银行存款日记账等。
4.固定资产卡片,记录固定资产的详细信息,包括名称、型号、购置日期、原值、折旧等。
5.辅助账簿,为补充总账和明细账所提供的核算资料而设置的账簿,如备查账簿等。
(三)财务会计报告
1.月度财务会计报告,包括资产负债表、利润表、现金流量表等。
2.季度财务会计报告,包括资产负债表、利润表、现金流量表等。
3.半年度财务会计报告,包括资产负债表、利润表、现金流量表等。
4.年度财务会计报告,包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。
(四)其他会计资料
1.银行存款余额调节表,用于核对企业银行存款日记账与银行对账单余额是否一致的表格。
2.银行对账单,银行出具的反映企业银行账户收支情况的对账单。
3.纳税申报表,企业向税务机关申报缴纳税款的表格。
4.会计档案移交清册,记录会计档案移交情况的清册。
5.会计档案保管清册,记录会计档案保管情况的清册。
6.会计档案销毁清册,记录会计档案销毁情况的清册。
7.其他具有保存价值的会计资料,如财务分析报告、经济合同等。
四、会计档案的归档
(一)归档要求
1.会计凭证应按记账凭证编号顺序,连同所附原始凭证一起装订成册,并加具封面,注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫号码、凭证张数等内容。
2.会计账簿应在年度终了后,将各账户的余额结转下年,并在摘要栏注明结转下年字样;在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额,并在摘要栏注明上年结转字样。
3.财务会计报告应按年度、季度、月度分别装订成册,并加盖单位公章。
4.其他会计资料应分类整理,按顺序编号,装订成册,并加具封面,注明资料名称、年度、月份、编号等内容。
(二)归档时间
1.会计凭证应在每月终了后[X]个工作日内装订成册,并在年度终了后[X]个月内归档。
2.会计账簿应在年度终了后[X]个月内归档。
3.财务会计报告应在年度终了后[X]个月内装订成册,并在年度终了后[X]个月内归档;季度财务会计报告应在季度终了后[X]个工作日内装订成册,并在季度终了后[X]个月内归档;月度财务会计报告应在月度终了后[X]个工作日内装订成册,并在月度终了后[X]个月内归档。
4.其他会计资料应在形成后[X]个工作日内整理归档。
(三)归档