XX有限公司
预收账款管理制度
第一章总则
第一条为加强预收货款管理、保证资金安全、降低经营风险，根据XX集团公司的有关规定，制定本办法。
第二章预收货款管理办法
第二条预收货款的收取
（一）财务结算部收到预收款用户的银行进账单、银行承兑汇票，需填制“预收款确认单”，由销售部根据所签销售合同予以确认，确认后财务结算部方可入账。
（二）对于没有购销合同的用户原则上不得收款，如收到没有合同或近期内无签订合同可能的用户款项，销售部不予确认，财务结算部不得计入“预收账款”科目核算，只能按“其他应付款”科目核算。
（三）对于无合同或近期内无签订合同可能的用户，以银行汇票、支票等交来预付款，销售部不予确认，财务结算部应予拒收。
（四）财务结算部须在办理完收款确认手续后，及时记账。
第三条预收货款的结算
（一）对于无质量奖罚的预收款用户，货物发运后，销售部须及时办理结算手续，通知财务结算部向用户开具发票。
（二）对于有质量奖罚或需经用户验收的预收款用户，货物发运后，销售部须及时与用户联系结算事宜，具备结算条件后，及时办理结算手续，通知财务结算部向用户开具发票。
（三）财务结算部收到销售部结算通知，需及时向用户开具发票并记账。
第四条预收货款的清退
（一）销售部的主要职责是审核退款理由、办理审批手续，调运部的主要职责是审核未结清事项（销售部需提供请车未发车情况，将已请但未发车的发车确认单退回财务结算部），财务结算部的主要职责是核对预收款余额、办理退款事宜。
（二）清退业务遵循全额清退的原则，即：对于用户的退款申请，公司应将预收款余额全额清退给用户，不再保留任何余额。
（三）清退业务必须同时符合以下要求：用户的退款理由属实；用户不存在未结清事项；用户的单位名称前后一致，收款账号、开户行与其付款账号、开户行一致；单位名称发生变更的，需提供工商管理局出具的变更证明。
（四）支付用户退款一律采用银行电汇方式（用户预交款为银行承兑汇票的除外）。
第五条清退业务流程：
（一）核对账目；
（二）受理用户的退款申请；
（三）审核退款申请函和收款收据；
（四）填制、审批退款确认单；
（五）填制、审批付款审批单；
（六）办理退款。
（七）用户提出退款申请前，应以口头、传真或其他方式与财务结算部结算人员核对预收款余额。
（八）用户出具盖有单位公章的退款申请函、盖有财务专用章的收款收据，退款申请函上必须注明收款账号、开户行，送交销售部受理。
第六条退款申请函和收款收据的审核
（一）销售部销售人员审核退款理由是否属实、是否存在销售待结算事项，确认后在退款申请函上签字。
（二）调运部人员审核是否存在请车未发运事项，确认后在退款申请函上签字。
（三）财务结算部结算人员审核用户的退款申请金额与预收款余额是否相符，单位名称前后是否一致，收款账号、开户行与其付款账号、开户行是否一致，确认后从账务系统中打印该用户当日的辅助余额表。
第七条退款确认单的填制与审批
（一）销售部销售人员根据审核无误的退款申请函、收款收据和辅助余额表，填制退款确认单并签字。
（二）财务结算部经理和总会计师复核并签字。
（三）退款必须报总经理审批。
第八条付款审批单的填制与审批
（一）销售部销售人员根据批准的退款确认单，填制付款审批单并签字；
（二）销售部经理审核并签字；
（三）财务结算部经理审核并签字；
（四）分管财务领导审批；
（五）公司总经理审批。
第九条财务结算部办理退款事宜
（一）结算人员根据批准的付款审批单，填制付款记账凭证。
（二）出纳根据付款记账凭证，具体办理退款事宜。如预收货款是银行承兑汇票的，退款时也应优先采用银行承兑汇票方式，其余少量不足可采用现汇方式。
第三章附则
第十条本办法适用于本公司。
第十一条本制度由本公司财务结算部负责解释。
第十二条本制度自公布之日起执行。