XX有限公司
商品结算回款管理办法
第一章总则
第一条为了加强XX有限公司（以下简称“公司”）采购、销售、结算和回款业务管理，根据集团公司关于购销业务有关规定，制定本办法。
第二条本管理办法适用于公司外购商品购进结算和销售结算及回款。
第三条购进结算是指公司采购或代理销售的商品从台帐登记、出具结算单、部门审核、领导审批、财务登帐、收增值税发票到付款的全过程。
销售结算是指公司销售商品从台帐登记、出具结算单、部门审核、领导审批、财务登帐、开具发票到收款的全过程。
第四条采购结算单是外购商品采购结算的唯一依据；销售结算单是销售结算的唯一依据。
第五条本制度适用于公司和下属公司结算业务。
第二章组织与职责
第六条购进结算组织体系
调运部负责编制采购结算单，财务结算部负责付款。
第七条销售结算组织体系
销售部负责编制销售结算单，财务结算部负责开票回收货款，销售部负责催收货款。
第三章采购结算流程
第八条外购商品采购结算单以供货单位、发运站台、商品种类单位，每月10日、20日及月底由调运部编制。内容包括采购合同编号(及补充协议编号)、结算单位、站台、商品种类、装车时间、交重时间、车次、结算吨数、化验值、合同价格、合同化验指标、商品品质奖罚、结算价格、结算金额，其中化验值、商品品质奖罚、结算价格、结算金额由商品质检管理部部提供。
第九条操作流程
（一）购进结算岗根据商品质检管理部部与供货单位签订的外购商品月度采购合同，按照实际到车信息，编制结算单。
（二）结算单交商品质检管理部部审核合同编号、合同价、商品种类及化验结果，确认商品品质奖罚金额后由商品质检管理部部经理签字确认，然后由调运部经理审核确认签字后，传真给监装单位进行数量和商品品质复核，监装单位确认并签字后将结算单传回，最后将结算单传真给供货单位。
（三）供货单位在收到签字确认的结算单后，根据结算单上的数量及结算金额开具增值税票。
（四）结算单、监装单位确认后的传真件、增值税票等相关证明都齐备的情况下，进入付款流程。
第四章销售结算流程
第十条销售结算单以用户为结算，除XX境内外购商品逐列结算外，其他可按批次结算，每月15日和25日为结算期。各区域公司结算单格式统一，内容包括车次、交口时间、流向、交重车数、交重吨数、商品来源、销售商品种、结算车数、结算吨数、盈亏吨数、结算商品种、合同价、商品品质信息、结算价格、结算金额、奖罚金额。
第十一条销售结算单的编制
（一）沿线销售和直达销售结算单
所属公司按照《XX有限公司商品销售结算单》（见附表1）格式定期编制销售结算单。用户名称使用全称。销售结算单编号格式为：所属公司开头字母 -年份-月份-三位序号。销售结算单编号必须是唯一的。销售结算单信息需按照交口时间升序排列。
（二）内销商品销售结算单
销售部负责编制公司外购商品销售的《神华集团公司有限公司内销商品销售结算单》。
第十二条销售结算单的审核
（一）销售结算单提报人依据统一格式要求，编制完整的销售结算单，送交所属公司商品质检管理部部（岗）进行商品品质审核，结算和商品品质奖罚。对构成商务纠纷的要进入商务纠纷处理程序。
（二）下属公司指定负责人对销售结算单完整性、合规性进行审核。内容包括销售结算单编号、用户名称、车次、交口时间、流向、装车信息（车数、吨数）、交重信息（车数、吨数）、商品来源、销售商品种类、结算数量（车数、吨数、盈亏）、结算商品种、合同价格。
（三）公司商品质检管理部部对销售结算单的合同价格、结算价格和商品品质情况进行复核，对该进入商务纠纷处理程序而没有进入的、结算价格汇算错误的予以退回。
（四）公司销售部对销售结算单内容进行抽查。根据销售结算单内容编制《XX限公司销售结算单汇总台账》，并将结算单移交财务结算部。
第十三条销售结算单的移交
（一）销售结算单由下属公司审核完毕，需填制《XX有限公司销售结算单移交表》。
（二）销售结算单在下属公司到公司各部门之间移交时，须由接交人在《XX有限公司销售结算单移交表》上对应位置签字，以明确责任。
《XX有限公司销售结算单移交表》最终由公司销售部存档。
（三）下属公司编制好销售结算单后，以销售结算单编号为文件名将完整电子版（包含装车站名、车数、用户名称、发货单位以及商品品质）通过信息交流系统或电子邮件等方式传给公司销售部，电话通知相关业务承办人。
第十四条销售结算台账日常管理
（一）下属公司根据业务直达系统导出数据，依据公司统一格式建立销售台账。
（二）定期维护台账，确保准确无误。
（三）每月定期与用户、相关业务部门核对数据。
（四）结算台帐经过审核后，长期保存，电子版结算台帐备份两份，一份电脑备份、一份移动存储设备备份。
第十五条回款计划编制
按照集团公司要求，公司需按月编制回款计划。编制程序：
（一）财务结算部按月向销售部提供分用户应