?##一、引言
工程部档案管理工作是工程项目管理的重要组成部分，对于保障工程建设的顺利进行、维护工程质量、提供决策支持以及后续的工程维护、改造等都具有至关重要的意义。工程部档案管理员作为档案管理工作的具体执行者，肩负着收集、整理、保管和利用工程档案的重要职责。
##二、工作职责概述
1.制定档案管理制度
-根据工程部的实际情况和相关法规要求，制定完善的档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和责任分工。
-确保档案管理制度符合公司整体管理体系，并与国家和行业的档案管理规范相衔接。
2.档案收集与整理
-负责收集工程部在工程建设过程中形成的各类文件资料，包括但不限于施工图纸、技术文件、合同协议、会议纪要、工程变更通知、质量检验报告、安全资料等。
-对收集到的档案资料进行及时、准确的分类整理，按照档案管理的分类标准，将不同类型的文件归入相应的类别和目录中。
-对档案资料进行编号、编目，建立清晰的档案索引，以便于查找和利用。
3.档案保管
-建立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。
-对档案进行妥善保管，定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。
-采用适当的档案存储设备和技术，如档案柜、光盘、磁盘等，对不同载体的档案进行分类存储，并做好备份工作，防止数据丢失。
4.档案利用与借阅管理
-为工程部内部人员提供档案查阅、借阅服务，根据工作需要，及时准确地提供相关档案资料。
-建立档案借阅登记制度，详细记录借阅档案的人员姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，确保档案借阅的可追溯性。
-对借阅的档案进行跟踪管理，督促借阅人员按时归还，如发现档案有损坏或丢失情况，及时追究借阅人员的责任。
5.档案数字化管理
-推进工程部档案的数字化进程，将重要的档案资料进行扫描、录入，建立电子档案数据库。
-对电子档案进行分类存储、索引编制和权限管理，确保电子档案的安全存储和便捷查询。
-定期对电子档案进行备份，防止数据丢失，并做好电子档案的维护和更新工作。
6.档案鉴定与销毁
-根据档案管理制度和相关规定，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。
-对超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理，确保档案销毁过程的合规性和保密性。
-做好档案鉴定和销毁的记录工作，留存相关凭证。
7.与其他部门协作
-与工程建设过程中的其他部门，如设计单位、施工单位、监理单位等保持密切沟通与协作，及时收集和交换与工程相关的档案资料。
-配合公司内部审计、项目验收等工作，提供所需的档案资料支持，确保各项工作的顺利进行。
8.档案管理信息化建设
-关注档案管理领域的新技术、新方法，积极推进工程部档案管理信息化系统的建设和应用。
-负责档案管理信息化系统的日常维护和数据更新，确保系统的稳定运行和数据的准确性。
-利用信息化手段提高档案管理工作的效率和质量，实现档案信息的快速检索和共享。
9.档案安全管理
-建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全培训，提高安全意识。
-采取有效的安全防范措施，如设置门禁系统、安装监控设备等，确保档案库房的安全。
-对涉及工程机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。
10.工作记录与总结
-做好档案管理工作的各项记录，如档案收集记录、整理记录、借阅记录、鉴定销毁记录等，确保工作过程可追溯。
-定期对档案管理工作进行总结，分析工作中存在的问题和不足，提出改进措施和建议，不断提高档案管理工作水平。
##三、档案收集具体工作内容
1.施工图纸收集
-在工程开工前，与设计单位沟通协调，确保及时获取完整的施工图纸。
-对施工过程中产生的图纸变更进行跟踪收集，要求施工单位及时提交变更后的图纸，并注明变更原因和日期。
-收集竣工图纸，督促施工单位在工程竣工后按照规定时间和要求编制竣工图，确保竣工图与实际工程相符。
2.技术文件收集
-收集工程建设过程中的各类技术文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底记录等。
-关注新技术、新工艺、新材料在工程中的应用情况，收集相关的技术资料和试验报告。
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