会议室管理制度
?一、总则
1.目的
为加强公司会议室的规范化管理，提高会议室的使用效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大会议室、小会议室、多功能会议室等。
3.管理原则
遵循统一管理、合理安排、高效使用、安全保障的原则，确保会议室资源得到充分合理利用。
二、会议室管理职责
1.行政部门
-负责会议室的日常管理工作，包括会议室的预订、调配、设施维护等。
-制定会议室使用规则和流程，并监督执行。
-定期对会议室进行检查和清洁，确保会议室环境整洁、设施完好。
2.使用部门
-负责提前预订所需会议室，并按照规定使用会议室。
-爱护会议室设施设备，使用后及时清理会议现场，保持会议室整洁。
-如发现会议室设施设备故障或其他问题，及时通知行政部门维修。
3.公司领导
-根据工作需要，有权优先使用会议室。
-对会议室的管理和使用情况进行监督和指导。
三、会议室预订与安排
1.预订方式
-公司内部员工可通过公司指定的会议室预订系统进行会议室预订。预订系统应具备显示会议室实时状态、预订时间、使用部门、会议主题等功能。
-也可通过电话向行政部门预订会议室，但需提供预订人姓名、部门、会议时间、会议主题、参会人数等信息。
2.预订时间
-为保证会议室资源的合理分配，预订时间应提前[X]个工作日进行。紧急会议可在提前[X]小时以上预订，但需说明紧急原因。
-同一会议室同一天内原则上不接受重复预订，但因特殊情况确需重复使用的，需经行政部门同意。
3.预订审批
-普通会议预订由使用部门负责人审批。
-重要会议、跨部门会议或参会人数较多的会议，需经公司分管领导审批。
-行政部门对预订信息进行审核，确认无误后予以批准，并根据会议室使用情况进行合理安排。
4.会议室安排原则
-根据会议性质、参会人数等因素合理安排会议室。一般情况下：
-参会人数在[X]人以内的会议，可安排小会议室。
-参会人数在[X]人至[X]人之间的会议，可安排中会议室。
-参会人数在[X]人以上的会议，可安排大会议室或多功能会议室。
-如有多个会议室可供选择，应优先安排靠近参会人员工作区域的会议室，以方便参会人员。
-对于涉及公司机密的会议，应安排在保密性较好的会议室。
四、会议室使用规范
1.使用时间
-会议开始前[X]分钟，参会人员应到达会议室进行签到和准备。会议结束后，使用部门应及时清理会议室，确保会议室按时归还。
-如需延长会议室使用时间，应提前通知行政部门，并经同意后方可继续使用。未经批准擅自延长使用时间的，按规定进行处罚。
2.使用人数
-会议室的使用人数应严格按照预订人数安排，不得超员使用。如因特殊情况需要增加参会人数，应提前通知行政部门，行政部门根据会议室容量进行调整。
3.会议设备使用
-使用部门应熟悉会议室设备的操作方法，如投影仪、音响系统、视频会议设备等。在使用过程中，如发现设备故障或操作不当，应及时联系行政部门进行维修或指导。
-不得随意拆卸、更换会议室设备的零部件，不得擅自更改设备的设置参数。如需使用特殊设备或软件，应提前向行政部门申请。
-会议结束后，应关闭所有设备电源，整理好设备连接线，保持设备整洁。
4.环境卫生
-使用部门应保持会议室环境整洁，不得在会议室吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等。会议期间产生的垃圾应及时清理，保持会议室桌面、地面、座椅等干净整洁。
-如需在会议室用餐，应提前向行政部门申请，并使用一次性餐具。用餐后应及时清理桌面和地面，确保会议室无异味。
5.安全管理
-参会人员应遵守会议室安全规定，不得在会议室使用明火、私拉乱接电线等。如发现安全隐患，应及时通知行政部门。
-会议结束后，使用部门应检查会议室门窗是否关闭，电器设备是否断电，确保会议室安全。
五、会议室设施设备管理
1.设施设备配置
-行政部门根据会议室的功能和使用需求，配备相应的设施设备，如投影仪、音响系统、麦克风、桌椅、白板、空调等。
-定期对会议室设施设备进行检查和维护，确保设备正常运行。建