会议室使用及管理制度
?一、总则
1.目的
为规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议及相关活动的顺利进行，特制定本管理制度。
2.适用范围
本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于大会议室、小会议室、多功能会议室等。
二、会议室管理职责
1.行政部门职责
-负责会议室的日常管理，包括会议室的清洁、设备维护、物资配备等。
-制定会议室使用计划，合理安排会议室资源，确保各部门的会议及活动需求得到满足。
-负责会议室使用的预约、登记、协调等工作，及时处理会议室使用过程中的问题。
-定期对会议室的使用情况进行统计和分析，提出优化建议，提高会议室的使用效率。
2.使用部门职责
-按照规定提前预约会议室，并在预约时间内使用会议室。
-爱护会议室的设施设备，保持会议室的整洁卫生，使用完毕后及时清理并恢复原状。
-如需对会议室进行特殊布置或使用特殊设备，需提前告知行政部门。
-遵守会议室的使用规定，不得在会议室进行与会议无关的活动。
三、会议室使用规定
1.预约制度
-各部门如需使用会议室，应提前至少[X]小时通过公司内部办公系统或指定的预约方式进行预约。预约信息应包括会议名称、会议时间、会议时长、参会人数等。
-行政部门根据预约情况进行审核和安排，如遇冲突，将与预约部门协商调整。
-未提前预约而擅自使用会议室的，行政部门有权拒绝，并视情节轻重给予相应的处罚。
2.使用时间
-会议室的使用时间应严格按照预约时间执行，如需延长使用时间，应提前告知行政部门并得到批准。
-如因特殊情况需要取消预约，应提前至少[X]小时通知行政部门，否则将按违约处理。
3.使用人数
-会议室的使用人数应根据会议室的规模合理安排，不得超过会议室的最大容纳人数。
-如因会议需要，确实需要超过最大容纳人数使用会议室的，应提前告知行政部门，并采取相应的安全措施。
4.使用范围
-会议室仅用于公司内部的会议、培训、讲座、洽谈等活动，不得用于私人聚会或其他与公司业务无关的活动。
-如需在会议室进行特殊活动，如视频会议、演示文稿展示等，应提前做好设备调试和准备工作。
5.卫生管理
-使用部门应保持会议室的整洁卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾。
-使用完毕后，应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备，关好门窗。
-行政部门定期对会议室进行清洁和消毒，确保会议室的卫生环境符合要求。
6.设备使用
-会议室配备的设备，如投影仪、音响、麦克风、电脑等，使用部门应正确操作，如有损坏应及时报告行政部门。
-如需使用会议室未配备的特殊设备，应提前向行政部门申请借用，使用完毕后及时归还。
-行政部门定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。
四、会议室预约流程
1.登录预约系统
各部门人员使用公司内部办公系统账号登录会议室预约系统。
2.选择会议室
根据会议需求，在预约系统中选择合适的会议室。系统将显示各会议室的可预约时间和状态。
3.填写预约信息
-输入会议名称、会议时间、会议时长、参会人数等信息。
-如有特殊要求，如需要使用特殊设备、进行会议布置等，在备注栏中注明。
4.提交预约申请
确认预约信息无误后，点击提交按钮，将预约申请发送至行政部门。
5.行政部门审核
行政部门收到预约申请后，对预约信息进行审核。如审核通过，系统将自动确认预约成功，并发送通知给预约部门；如审核不通过，行政部门将与预约部门沟通，说明原因并要求修改预约信息。
6.预约变更与取消
-如需变更预约信息，预约部门应在预约时间前至少[X]小时登录预约系统进行修改，并重新提交申请。
-如需取消预约，预约部门应在预约时间前至少[X]小时登录预约系统进行取消操作。否则，将按违约处理。
五、会议室使用流程
1.签到入场
参会人员应在会议开始前[X]分钟到达会议室，在签到表上签到入场。
2.会议准备
-使用部门根据会议需要，提前做好会议资料的准备和设备调试工作。
-如需对会议室进行特殊布置，应在行政部门的指导下进行，确保布置安全、美观、符合规定。
3.会议进行
-会议期间，参会人员应遵守会议纪律，将手