会议室使用制度
?一、总则
1.目的
为了规范公司会议室的使用管理，提高会议室的使用效率，确保会议及相关活动的顺利进行，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于公司内所有会议室的使用，包括但不限于大型会议室、中型会议室、小型会议室及各类专门会议室。
二、会议室管理职责
1.行政部门
-负责会议室的日常管理，包括会议室的安排、设施设备的维护与管理、环境卫生的保持等。
-制定会议室使用申请表，负责接收、审核和批准会议室使用申请。
-定期检查会议室的设施设备，确保其正常运行，对于损坏的设备及时安排维修或更换。
2.使用部门
-使用部门应提前提交会议室使用申请，明确使用时间、会议主题、参会人数等信息。
-按照批准的申请使用会议室，遵守会议室使用规定，爱护会议室设施设备，保持会议室整洁卫生。
-会议结束后，及时清理会议室，关闭电器设备和门窗。
三、会议室分类及功能
1.大型会议室
-可容纳人数：[X]人左右。
-配备设施：大型投影仪、音响系统、麦克风、会议桌椅、白板等。
-功能用途：适用于公司全体员工大会、重要客户会议、大型培训活动等。
2.中型会议室
-可容纳人数：[X]人左右。
-配备设施：投影仪、音响系统、麦克风、会议桌椅、白板等。
-功能用途：适用于部门会议、业务研讨会、小型培训活动等。
3.小型会议室
-可容纳人数：[X]人左右。
-配备设施：投影仪、音响系统、麦克风、会议桌椅、白板等。
-功能用途：适用于小组讨论、一对一沟通、小型会议等。
4.专门会议室
-可容纳人数：根据具体会议室而定。
-配备设施：根据不同需求配备相应设施，如视频会议设备、演示设备等。
-功能用途：适用于特定主题的会议、视频会议、演示活动等。
四、会议室使用申请流程
1.申请提交
-使用部门需提前[X]个工作日填写会议室使用申请表，详细注明使用时间、会议主题、参会人数、使用类型（如会议、培训、活动等）等信息，并提交至行政部门。
-申请表可通过公司内部办公系统提交，也可直接送达行政部门办公室。
2.申请审核
-行政部门收到申请表后，对申请信息进行审核。审核内容包括会议室使用时间是否冲突、使用人数是否超出会议室容纳范围、申请事项是否合理等。
-如申请信息不完整或存在冲突，行政部门将及时与使用部门沟通，要求其补充或调整申请信息。
3.申请批准
-经审核无误后，行政部门根据会议室的使用情况进行批准。对于重要会议或特殊情况，可能需要相关领导审批。
-批准后的申请表将作为会议室使用的依据，行政部门将按照申请安排会议室，并及时通知使用部门。
五、会议室使用规定
1.使用时间
-会议室使用时间一般为上午[具体时间区间]至下午[具体时间区间]，如需延长使用时间，需提前向行政部门申请并获得批准。
-每次会议使用时间原则上不超过[X]小时，如有特殊情况需延长，应提前告知行政部门。
2.使用秩序
-使用部门应严格按照批准的时间和人数使用会议室，不得擅自更改。
-参会人员应按时进入会议室，遵守会议纪律，不得在会议期间大声喧哗、随意走动或进行与会议无关的活动。
-爱护会议室设施设备，不得随意拆卸、损坏或带走会议室的物品。如发现设施设备损坏，应及时向行政部门报告。
3.环境卫生
-使用部门在会议结束后，应负责清理会议室，将垃圾带走，保持会议室整洁卫生。
-如需使用白板，使用完毕后应及时清理，保持白板干净。
4.设备使用
-使用会议室的设备时，应按照操作规程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。
-如发现设备故障，应立即停止使用，并向行政部门报告。行政部门将及时安排维修人员进行维修。
-使用结束后，应关闭投影仪、音响系统、电脑等电器设备，切断电源。
六、会议室预约冲突处理
1.冲突识别
-行政部门在审核会议室使用申请时，如发现申请时间与其他已预约的会议室使用时间冲突，将及时通知使用部门。
2.协商调整
-使用部门接到通知后，应与行政部门协商调整会议室使用时间或更换会议室。
-行政部门将根据实际情况，尽量