会议管理制度及流程
?一、总则
1.目的
为了规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本制度及流程。
2.适用范围
本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专题会议等。
3.职责分工
-行政部门：负责会议的统筹安排，包括会议场地预订、会议设备准备、会议资料发放等。
-会议召集人：负责确定会议主题、议程、参会人员等，组织会议召开，并确保会议按计划进行。
-参会人员：按时参加会议，准备相关资料，积极参与会议讨论，落实会议决议。
二、会议分类及组织
1.公司例会
-会议周期：每周[X]召开一次，如遇节假日则提前或顺延。
-会议时间：[具体时间]
-参会人员：公司领导、各部门负责人
-会议内容：
-各部门负责人汇报上周工作进展、本周工作计划及需要协调解决的问题。
-公司领导总结上周工作情况，部署本周重点工作，协调部门间工作。
2.部门会议
-会议周期：由各部门根据工作需要自行安排，原则上每周至少召开一次。
-会议时间：由部门负责人确定
-参会人员：部门全体成员
-会议内容：
-传达公司例会精神及相关工作要求。
-总结本部门上周工作，分析存在的问题，制定本周工作计划及措施。
-讨论部门内部重要事项，协调工作安排。
3.专题会议
-会议周期：根据专项工作需要适时召开。
-会议时间：由会议召集人确定
-参会人员：与专题工作相关的人员，包括公司领导、部门负责人及相关业务人员等。
-会议内容：
-针对特定专题进行深入讨论和研究，提出解决方案或建议。
-推动专项工作的开展，明确工作目标、任务、责任人及时间节点。
三、会议准备
1.确定会议主题和议程
-会议召集人应根据工作需要明确会议主题，确保主题清晰、针对性强。
-围绕会议主题制定详细的议程，合理安排会议时间和各项议题顺序。议程应提前[X]天发送给参会人员。
2.确定参会人员
-根据会议主题和目的，确定参会人员名单。确保参会人员与会议内容相关，能够为会议提供有效信息和决策支持。
-提前[X]天通知参会人员会议的时间、地点、主题及议程，提醒其做好准备。
3.准备会议资料
-根据会议议程，准备相关的会议资料，如汇报材料、文件、数据报表等。资料应内容准确、条理清晰，能够支持会议讨论和决策。
-提前将会议资料发放给参会人员，以便其提前了解会议内容，做好发言准备。对于需要现场演示的资料，应确保设备及演示效果良好。
4.预订会议场地
-根据会议规模和要求，预订合适的会议场地。场地应具备良好的环境、音响设备、投影仪等设施，满足会议需求。
-提前检查会议场地的设备设施是否正常运行，如发现问题及时联系相关人员进行维修。
5.安排会议记录人员
-根据会议性质和需要，安排专人负责会议记录。会议记录人员应熟悉会议记录规范，能够准确、完整地记录会议内容。
-会议记录人员应提前到达会议现场，准备好记录工具，如笔记本、录音设备等。
四、会议流程
1.会议签到
-参会人员应提前到达会议现场，在签到处签到。签到表应记录参会人员的姓名、部门、职务等信息。
-会议记录人员负责核对签到情况，确保参会人员按时到会。对于未按时到会的人员，应及时联系并了解原因。
2.会议开场
-会议召集人宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员。
-简要说明会议目的和要求，强调会议纪律，确保会议顺利进行。
3.会议讨论
-按照会议议程顺序，各议题依次进行讨论。参会人员应围绕议题积极发言，分享观点、经验和建议。
-会议召集人应引导讨论方向，控制讨论节奏，避免出现跑题、争论不休等情况。对于重要观点和建议，应及时记录。
-在讨论过程中，如有需要，可安排相关人员进行补充发言或现场演示，以支持讨论内容。
4.会议决策
-对于会议讨论的事项，如需做出决策，应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见后，由公司领导或会议召集人做出最终决策。
-明确决策事项的具体内容、责任人及时间节点，