公司行政管理制度(1)
?一、总则
1.目的
为加强公司行政管理，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利进行，特制定本管理制度。
2.适用范围
本制度适用于公司全体员工。
3.基本原则
-合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策。
-规范性原则：各项管理规定明确、具体，具有可操作性。
-效率原则：以提高工作效率为核心，优化工作流程。
-服务原则：行政管理工作要为公司各部门及员工提供优质服务。
二、组织架构与职责
1.公司组织架构
-绘制公司详细的组织架构图，明确各部门的名称、职责范围及相互关系。
2.行政部门职责
-负责公司行政管理规章制度的制定、修订和完善。
-组织公司各类会议，做好会议记录和决议跟踪落实。
-负责公司文件、档案的管理，包括收发文、归档、借阅等。
-协调公司内部各部门之间的工作关系，促进工作协同。
-负责公司办公用品、固定资产的采购、管理和发放。
-做好公司办公区域的环境卫生管理和安全保卫工作。
-负责公司车辆的调度、使用和维护管理。
-承办公司领导交办的其他临时性工作任务。
3.其他部门职责
-各部门应配合行政部门做好行政管理相关工作，及时提供所需信息和资料。
-负责本部门办公区域的日常管理，保持环境整洁。
-按照公司规定，做好本部门文件、档案的整理和保管工作。
三、会议管理
1.会议类型
-公司例会：每周[X]召开，由公司领导主持，各部门负责人参加，总结上周工作，安排本周工作任务。
-部门会议：由各部门自行组织，每周[X]召开，总结部门工作情况，讨论解决部门内部问题，部署下一阶段工作。
-专题会议：根据工作需要，不定期召开，针对特定事项进行研究讨论，提出解决方案。
2.会议组织
-会议召集部门应提前[X]天确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并通知相关人员。
-行政部门负责会议场地的安排、设备调试等准备工作。
-会议召集人应提前准备好会议议程、相关资料等，确保会议有序进行。
3.会议纪律
-参会人员应提前[X]分钟到达会议现场，不得迟到、早退。
-会议期间，应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。
-参会人员应认真听取会议内容，积极发言，不得交头接耳、做与会议无关的事情。
4.会议记录与决议跟踪
-行政部门应安排专人做好会议记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、发言内容、决议事项等。
-会议结束后，行政部门应及时整理会议记录，形成会议纪要，并发送给参会人员及相关部门。
-各部门应按照会议决议要求，按时完成工作任务，并将工作进展情况及时反馈给行政部门。行政部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪检查，确保决议事项得到有效落实。
四、文件与档案管理
1.文件管理
-文件分类：公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别。
-文件编号：对重要文件进行编号管理，以便于查询和追溯。编号规则为：[文件类别代码][年份][序号]，如：XZ2023001。
-文件起草与审核：文件起草部门应确保文件内容准确、规范，符合公司实际情况。文件起草完成后，应提交部门负责人审核，重要文件还需提交公司领导审批。
-文件印发：经审核、审批后的文件，由行政部门统一印发。印发时应登记文件名称、文号、印发时间、印发份数、发放范围等信息。
-文件传阅：行政部门应根据文件内容和发放范围，及时将文件传阅给相关人员，并做好传阅记录。传阅人员应在规定时间内阅读文件，并签署意见后返回行政部门。
-文件保管：行政部门应定期对文件进行整理、归档，妥善保管。电子文件应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行备份。
2.档案管理
-档案分类：公司档案分为行政管理档案、业务档案、人事档案、财务档案等类别。
-档案收集：各部门应定期将本部门形成的档案资料整理后移交行政部门。档案资料应齐全、完整、真实，符合档案管理要求。
-档案整理与归档：行政部门对接收的档案资料进行整理、分类、编号，按照档案管理期限进行归档。归档后的档案应编制档案目录，便于查询和检索。
-档案借阅：因工作需要借阅档案的人员