合同存档、查阅管理办法
?一、总则
1.目的
为加强公司合同管理，规范合同存档和查阅行为，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，维护公司合法权益，特制定本办法。
2.适用范围
本办法适用于公司及各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。
3.基本原则
合同存档和查阅管理遵循集中统一、分类管理、安全保密、方便查阅的原则。
二、合同存档管理
1.合同签订部门职责
-负责合同的起草、审核、签订、履行等工作。
-在合同签订后[X]个工作日内，将合同原件及相关附件一式[X]份提交至公司档案室。提交的合同应内容完整、条款清晰、签字盖章齐全。
2.档案室职责
-负责合同档案的接收、整理、编号、装订、存储等工作。
-对合同档案进行分类登记，建立合同档案目录，确保合同档案便于查找和管理。
-定期对合同档案进行检查，确保档案的安全和完整，对破损、变质的档案及时进行修复和处理。
3.合同分类
-按业务类型分类：分为销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。
-按重要性分类：分为重大合同和一般合同。重大合同是指涉及金额较大、风险较高、对公司经营有重大影响的合同；一般合同是指除重大合同以外的其他合同。
4.合同编号
档案室对接收的合同进行统一编号，编号规则为：年份（四位数字）+业务类型代码（两位数字）+顺序号（四位数字）。例如，2023年销售合同的编号为2023010001。
5.合同装订
合同及相关附件应按照一定顺序进行装订，一般顺序为：合同封面、合同目录、合同正文、附件清单、附件。装订应牢固、整齐，便于查阅和保存。
6.合同存储
-合同档案应存储在专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。
-合同档案应按照分类和编号顺序存放，便于查找和管理。
-电子合同应存储在公司指定的服务器上，并进行备份，确保数据的安全和完整。
三、合同查阅管理
1.查阅权限
-公司内部人员：因工作需要查阅合同档案的，需填写《合同查阅申请表》，注明查阅合同的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。
-外部单位或个人：因工作需要查阅合同档案的，需持有单位介绍信或授权委托书，并填写《合同查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，方可到档案室查阅。查阅时，档案室应安排专人陪同，并对查阅过程进行监督。
2.查阅范围
-查阅人只能查阅与本人工作相关的合同档案，不得查阅与工作无关的合同档案。
-查阅人如需复印合同档案，需经档案室负责人同意，并按照规定的格式和数量进行复印。复印的合同档案应加盖档案室公章，与原件具有同等法律效力。
3.查阅登记
档案室应对合同查阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅合同名称及编号、查阅目的、查阅结果等。查阅登记记录应妥善保存，以备查询。
4.查阅限制
-查阅人不得在合同档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换合同档案材料。
-查阅人不得将合同档案带出档案室，如有特殊情况需要带出的，需经公司分管领导签字同意，并在规定时间内归还。
-涉及公司商业秘密和敏感信息的合同档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露给任何第三方。
四、合同借阅管理
1.借阅权限
合同借阅权限与查阅权限相同，需填写《合同借阅申请表》，经相关领导签字同意后，方可到档案室借阅。
2.借阅期限
合同借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长的，需提前向档案室说明原因，并办理延期手续。
3.借阅登记
档案室应对合同借阅情况进行详细登记，登记内容与查阅登记内容相同。借阅登记记录应妥善保存，以备查询。
4.借阅归还
借阅人应在规定期限内归还合同档案，归还时档案室应进行认真核对，确保合同档案的完整性和准确性。如发现合同档案有损坏或丢失的情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。
五、合同档案的保管期限
1.一般合同
一般合同的保管期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。
2.重大合同
重大合同的保管期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。
3.特殊情况
对于涉及诉讼、仲裁等法律纠纷的合同，保管期限应延长至法律纠纷处理完毕后[X]年。
六、合同档案的销毁
1.销毁条件
合同档案保管期满，且合同涉及的事项已经