办公用品管理制度及流程
?一、总则
1.目的
为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，节约成本，提高工作效率，特制定本制度及流程。
2.适用范围
本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工。
3.管理原则
遵循统一管理、按需配备、节约使用的原则，确保办公用品合理配置和有效利用。
二、职责分工
1.行政部门
-负责制定办公用品管理制度及流程，并监督执行。
-汇总各部门办公用品需求计划，统一采购办公用品。
-负责办公用品的入库、保管、发放及库存盘点等工作。
-定期对办公用品使用情况进行统计分析，提出改进建议。
2.各部门
-负责本部门办公用品需求的统计和申报，确保需求合理、准确。
-负责本部门办公用品的领用、使用及保管，监督员工合理使用办公用品。
-协助行政部门做好办公用品的盘点工作。
三、办公用品分类及标准
1.分类
-办公文具类：如笔、纸、笔记本、文件夹、订书机等。
-办公设备类：如电脑、打印机、复印机、传真机等。
-办公耗材类：如墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。
-办公家具类：如办公桌、办公椅、文件柜等。
-其他类：如计算器、电话机、绿植等。
2.标准
根据公司实际情况，制定各类办公用品的配备标准和使用年限，具体如下：
-办公文具类：根据员工岗位和工作需求配备适量的笔、纸等文具，使用年限根据实际情况确定。
-办公设备类：按照工作需要合理配置电脑、打印机等设备，使用年限一般为[X]年。
-办公耗材类：根据设备使用情况和业务量确定耗材的采购数量和周期。
-办公家具类：根据员工岗位和办公空间合理配置办公桌、椅等家具，使用年限一般为[X]年。
-其他类：根据实际需求配备计算器、电话机等物品，绿植根据办公区域面积合理摆放。
四、办公用品采购流程
1.需求申报
-各部门每月[具体日期]前，填写《办公用品需求计划表》，详细列出本部门下月所需办公用品的名称、规格、型号、数量等信息，并提交给行政部门。
-员工因工作需要临时领取办公用品，可填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审批后到行政部门领取。
2.需求汇总
行政部门收到各部门提交的《办公用品需求计划表》后，进行汇总整理，结合库存情况，核实需求的合理性和准确性。
3.采购审批
行政部门根据需求汇总情况，编制《办公用品采购预算表》，报公司领导审批。审批通过后，方可进行采购。
4.供应商选择
-行政部门根据办公用品的类别和采购预算，选择合适的供应商。优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。
-对于长期合作的供应商，应定期进行评估和考核，确保其服务质量和产品质量符合要求。
5.采购实施
-行政部门与选定的供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。
-采购人员按照合同要求跟进采购进度，确保办公用品按时、按质、按量到货。
6.验收入库
-办公用品到货后，行政部门采购人员与仓库管理人员共同进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量等是否与采购合同一致。
-验收合格后，仓库管理人员填写《办公用品入库单》，将办公用品入库，并更新库存台账。
-对于验收不合格的办公用品，采购人员应及时与供应商联系，办理退换货手续。
五、办公用品领用流程
1.领用申请
员工因工作需要领用办公用品，应填写《办公用品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、型号、数量等信息，并提交给部门负责人审批。
2.部门审批
部门负责人根据工作实际情况，对员工的领用申请进行审批。如申请合理，签字同意；如申请不合理，应说明原因并拒绝领用。
3.仓库领用
员工持经部门负责人审批后的《办公用品领用申请表》到行政部门仓库领取办公用品。仓库管理人员根据申请表发放相应物品，并在《办公用品领用登记表》上记录领用情况，包括领用日期、领用人员、领用物品名称及数量等信息。
4.特殊情况领用
对于因工作紧急需要临时领用办公用品的情况，员工可先电话向部门负责人说明情况，经同意后到行政部门仓库领取，但事后需及时补办《办公用品领用申请表》的审批手续。
六、办公用品保管制度
1.仓库管理
-行政部门应设