办公室行政管理制度
?一、总则
1.目的
为规范公司办公室行政管理工作，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于公司全体员工及在公司办公区域内的相关人员。
3.管理原则
遵循高效、规范、透明、服务的原则，确保行政管理工作为公司业务发展提供有力支持。
二、办公环境管理
1.办公区域布局
-根据公司业务需求，合理规划办公区域，明确各部门办公位置。
-保持办公区域通道畅通，严禁在通道内堆放杂物。
2.环境卫生
-每位员工应保持自己办公区域的整洁，每日下班前清理桌面、地面，将文件、办公用品摆放整齐。
-公司定期安排专人进行公共区域的清洁，包括走廊、会议室、卫生间等。
-爱护办公区域内的公共设施，如发现损坏及时向行政部门报修。
3.办公秩序
-保持办公区域安静，不得大声喧哗、争吵或播放高分贝音乐。
-严禁在办公区域吸烟、吃零食，保持空气清新。
-非工作时间，如需进入办公区域，需提前向行政部门申请并说明事由。
三、办公用品管理
1.采购
-行政部门根据各部门需求及库存情况，定期制定办公用品采购计划。
-采购过程中遵循货比三家、性价比高的原则，选择合格供应商。
-采购的办公用品需进行验收，确保质量符合要求。
2.发放
-行政部门设立办公用品发放台账，记录办公用品的领用情况。
-员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。
-对于消耗性办公用品，如笔、纸等，可根据实际情况限量发放。
3.使用与保管
-员工应合理使用办公用品，杜绝浪费。
-个人领用的办公用品由个人负责保管，如有丢失或损坏需自行赔偿。
-公共区域使用的办公用品由行政部门指定专人保管和维护。
四、文件与档案管理
1.文件管理
-公司文件分为内部文件和外部文件，内部文件包括通知、报告、制度等，外部文件包括政府文件、合作协议等。
-文件的起草、审核、签发应按照公司规定的流程进行。
-文件应分类存放，便于查找和使用。行政部门定期对文件进行整理和归档。
-严格控制文件的传阅范围，避免文件丢失或泄密。
2.档案管理
-公司档案包括人事档案、财务档案、业务档案等。
-档案管理人员应按照档案管理规定，对各类档案进行分类、编号、装订和保管。
-建立档案借阅制度，借阅档案需填写借阅申请表，经相关领导审批后办理借阅手续。借阅期限届满后应及时归还。
-定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和安全性。
五、会议管理
1.会议分类
-公司会议分为总经理办公会、部门例会、专题会议等。
-总经理办公会由总经理主持，各部门负责人参加，主要讨论公司重大决策和重要事项。
-部门例会由各部门自行组织，总结工作进展，安排下一步工作。
-专题会议根据工作需要不定期召开，针对特定问题进行研究和讨论。
2.会议组织
-会议组织者应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员，并通知相关人员做好准备。
-准备会议资料，如会议议程、汇报材料等。
-布置会议场地，确保音响、投影仪等设备正常运行。
3.会议纪律
-参会人员应提前到达会议现场，不得迟到、早退。
-会议期间应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。
-认真听取会议内容，积极参与讨论，做好会议记录。
4.会议纪要
-会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，经相关领导审核后发送给参会人员及相关部门。
-会议纪要应明确会议讨论的主要内容、决议事项及责任人、完成时间等。
六、印章管理
1.印章种类
公司印章包括公章、合同章、财务章等。
2.印章保管
-公章由行政部门指定专人保管，合同章由法务部门指定专人保管，财务章由财务部门指定专人保管。
-印章保管人员应妥善保管印章，不得随意将印章转借他人。
3.印章使用
-使用印章需填写印章使用申请表，注明使用事由、盖章文件名称、盖章份数等，经相关领导审批后到印章保管人员处盖章。
-严禁在空白纸张或文件上加盖印