办公室管理规定及行政管理制度
?一、总则
1.目的
为加强公司办公室管理，规范行政办公行为，提高工作效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本规定及制度。
2.适用范围
本规定及制度适用于公司全体员工。
3.管理原则
遵循高效、规范、协作、节约的原则，营造良好的办公环境和秩序。
二、办公环境管理
1.办公区域布局
-根据公司组织架构和业务需求，合理划分办公区域，明确各部门及人员的办公位置。
-办公区域应保持整洁、明亮、通风良好，符合安全、消防等相关要求。
2.环境卫生维护
-各部门负责本区域的环境卫生日常维护，每日上班前进行清扫，保持桌面、地面、门窗等干净整洁。
-定期组织公司范围内的大扫除，对公共区域进行全面清洁。
-禁止在办公区域内乱扔垃圾、随地吐痰，严禁吸烟（如有专门吸烟区除外）。
3.物品摆放规范
-办公用品、文件资料等应摆放整齐有序，不得随意堆放。
-个人桌面应保持简洁，常用物品放置在固定位置，非工作时间将桌面清理干净。
-电脑、打印机、复印机等设备应摆放合理，保持周边整洁。
三、办公用品管理
1.采购与预算
-行政部门负责制定办公用品年度采购预算，经公司领导审批后执行。
-根据实际需求，定期采购办公用品，确保库存充足。采购时应选择质量可靠、价格合理的供应商。
2.领用与发放
-员工需填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后到行政部门领取。
-行政部门按照规定的标准发放办公用品，对于贵重或限量使用的物品进行严格控制。
-建立办公用品领用台账，记录领用时间、物品名称、数量、领用人等信息。
3.使用与节约
-员工应合理使用办公用品，避免浪费。对于可重复使用的物品，如文件夹、笔等，应妥善保管。
-提倡无纸化办公，尽量减少纸张的使用。打印、复印文件时，应双面使用纸张。
-爱护办公设备，如发现故障应及时通知行政部门维修，不得擅自拆卸或损坏。
四、文件与档案管理
1.文件收发
-行政部门负责公司文件的收发工作，对收到的文件进行登记、编号、分类。
-及时将文件传递给相关部门或人员，并跟踪文件的处理情况。
-对于重要文件，应提醒收件人及时办理，并做好催办工作。
2.文件传阅
-需传阅的文件，行政部门应按照规定的传阅范围进行传递，并填写文件传阅单。
-传阅人员应在规定时间内阅读文件，并签署姓名和日期，如有意见或建议可在传阅单上注明。
-文件传阅完毕后，应及时交回行政部门归档。
3.文件保管
-行政部门负责建立公司文件档案库，对各类文件进行分类存放，便于查阅和管理。
-文件应妥善保管，防止丢失、损坏或泄密。对于重要文件和机密文件，应采取加密存储、专人保管等措施。
-定期对文件进行整理和归档，确保文件的完整性和准确性。
4.档案借阅
-因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，经部门负责人和行政部门负责人审批后，方可借阅。
-借阅人员应在规定时间内归还档案，不得转借他人。如需延期借阅，应办理续借手续。
-借阅期间应妥善保管档案，不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。
五、会议管理
1.会议分类
-公司会议分为总经理办公会、部门例会、专题会议等。
-总经理办公会由公司总经理主持，各部门负责人参加，主要讨论公司重大决策、重要工作安排等事项。
-部门例会由各部门自行组织，每周[X]召开，总结上周工作，安排本周工作任务。
-专题会议根据工作需要不定期召开，针对特定问题进行研究和讨论。
2.会议组织
-会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前通知相关人员。
-准备会议资料，如会议议程、汇报材料、相关文件等，并确保资料准确、完整。
-布置会议场地，调试会议设备，保证会议顺利进行。
3.会议纪律
-参会人员应提前到达会议地点，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。
-会议期间应关闭手机或调至静音状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急事项需要处理，应向会议主持人请假并尽快返回。
-认真倾听会议内容，积极参与讨论，不得