办公室文档管理制度
?一、总则
1.目的
为加强公司办公室文档管理，确保文档的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于公司办公室及各部门产生的各类文档管理工作。
3.职责分工
-办公室负责制定、完善和监督执行本制度，负责公司重要文档的统一保管和提供查阅服务。
-各部门负责本部门文档的收集、整理、归档和保管，并定期向办公室移交相关文档。
-公司全体员工应遵守本制度，积极配合文档管理工作，妥善保管和使用各类文档。
二、文档分类与编号
1.文档分类
-行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。
-人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、培训记录、考核评价、薪资福利等相关资料。
-财务文件：财务报表、预算计划、审计报告、报销凭证等。
-业务文档：与公司业务相关的合同、订单、项目文档、市场调研报告、技术资料等。
-会议记录：公司各类会议的纪要、决议等。
-其他文档：不属于以上分类的其他文件、资料，如宣传资料、活动策划方案等。
2.编号规则
-文档编号采用部门代码+年份+顺序号的格式。
-部门代码：根据公司组织架构确定各部门的代码，如办公室为BG，财务部为CW等。
-年份：文档形成的年份，用四位数字表示，如2023。
-顺序号：按文档产生的先后顺序依次编号，从001开始。
三、文档收集与整理
1.收集要求
-各部门应指定专人负责文档的收集工作，确保本部门产生的各类文档及时、完整地收集上来。
-对于外来文件，如政府部门文件、合作单位函件等，由相关部门及时签收，并交办公室统一登记。
-员工在工作中形成的文档，应在完成工作后的规定时间内提交给本部门文档管理人员。
2.整理原则
-遵循文档的形成规律和内在联系，保持文档的系统性和完整性。
-按照文档分类标准进行分类整理，同类文档应集中存放。
-文档应保持整洁、清晰，不得随意涂改、损坏。
3.整理方法
-行政文件：按文件性质、发文时间顺序排列，编号后装订成册。
-人事档案：按照员工个人资料、劳动合同、培训记录、考核评价等类别依次整理，建立员工个人档案袋。
-财务文件：按财务报表、预算计划、审计报告、报销凭证等类别分别整理，按时间顺序排列。
-业务文档：根据业务类型和项目阶段进行分类整理，如合同按合同签订时间、项目文档按项目进展阶段分类。
-会议记录：按会议时间顺序整理，每次会议记录单独成册。
-其他文档：根据文档内容和性质进行合理分类整理。
四、文档归档
1.归档时间
-各部门应在每年年底前将本年度形成的文档整理归档完毕，并向办公室移交。
-对于临时性项目文档，应在项目结束后一个月内归档。
2.归档流程
-各部门文档管理人员将整理好的文档编制归档清单，一式两份，一份随文档交办公室，一份留存本部门备查。
-办公室收到各部门移交的文档后，进行核对、登记，并按照档案管理要求进行分类存放。
-办公室对归档文档进行编目，建立档案检索目录，方便查询和利用。
五、文档保管
1.保管场所
-办公室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保文档的安全保管。
-档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。
2.保管期限
-各类文档的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，具体如下：
-行政文件：长期保存。
-人事档案：员工离职后保存[X]年。
-财务文件：按财务制度规定的期限保存。
-业务文档：根据业务性质和重要程度确定保管期限，一般为[X]年至[X]年不等。
-会议记录：长期保存。
-其他文档：根据实际情况确定保管期限。
3.保管要求
-档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。
-对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。
-严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、泄密。