分公司办公室管理制度
?一、总则
1.目的
为加强分公司办公室管理，规范办公秩序，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本管理制度。
2.适用范围
本制度适用于分公司办公室全体员工。
3.管理原则
遵循高效、规范、协作、创新的原则，营造良好的办公环境，保障办公室各项工作有序进行。
二、办公环境管理
1.办公区域布局
-合理规划办公区域，明确各部门、各岗位的办公位置，确保工作流程顺畅。
-办公区域应保持整洁、明亮，通风良好，温度适宜。
2.办公用品摆放
-办公用品应摆放整齐有序，文件、资料、文具等应分类放置，并标识清晰。
-个人办公桌面应保持整洁，不得随意堆放杂物。
3.公共区域卫生
-公共区域（如会议室、走廊、茶水间等）由专人负责定期清扫，保持干净整洁。
-禁止在公共区域乱扔垃圾、随地吐痰，不得在墙面、地面等随意张贴、涂画。
4.绿化与装饰
-适当布置绿色植物，美化办公环境，但不得影响办公秩序和安全。
-办公室装饰应简洁大方，符合公司企业文化，不得进行过度奢华或与公司形象不符的装修。
三、办公用品管理
1.采购
-各部门根据工作需要，提前制定办公用品采购计划，报办公室汇总。
-办公室统一负责办公用品的采购工作，选择质量可靠、价格合理的供应商，并签订采购合同。
-采购过程中应严格遵守公司财务制度，确保采购流程规范、透明。
2.发放与领用
-办公用品采购入库后，由办公室负责登记造册，并根据各部门需求进行发放。
-员工领用办公用品时，需填写领用登记表，经部门负责人签字确认后领取。
-严格控制办公用品的发放数量，避免浪费。对于消耗量大的办公用品，可根据实际情况进行限量领用。
3.使用与保管
-员工应爱护办公用品，合理使用，不得随意损坏或丢弃。
-对于贵重办公用品（如电脑、打印机等），应指定专人负责保管，并定期进行维护和保养，确保设备正常运行。
-员工离职时，需将所领用的办公用品交回办公室，如有损坏或丢失，应照价赔偿。
四、文件与档案管理
1.文件收发
-办公室负责分公司文件的收发工作，设立专门的文件收发登记本，对文件的名称、文号、来源、日期、份数等信息进行详细记录。
-收到文件后，应及时呈送分公司领导批阅，并根据领导批示进行传阅、办理或存档。
-发文时，应严格按照公司公文格式和流程进行拟稿、审核、签发、编号、打印、盖章等操作，确保文件质量和传递效率。
2.文件传阅
-办公室应根据文件内容和领导批示，确定传阅范围和顺序，并将文件及时传递给相关人员。
-传阅文件时，应使用文件传阅单，由传阅人签字确认，注明传阅时间，确保文件传递过程可追溯。
-传阅完毕的文件应及时收回办公室，按照规定进行处理。
3.文件归档
-各部门应定期将办理完毕的文件整理归档，送交办公室统一保管。
-办公室按照档案管理的要求，对文件进行分类、编号、装订、上架等操作，建立健全档案管理制度，确保档案资料的完整性、准确性和安全性。
-档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好档案的借阅、查阅登记工作。
五、会议管理
1.会议类型
-分公司会议分为周例会、月例会、临时会议等。
-周例会由分公司总经理主持，各部门负责人参加，主要汇报上周工作进展、存在问题及本周工作计划。
-月例会根据工作需要不定期召开，参会人员范围可根据会议主题确定，主要对阶段性工作进行总结分析，部署下一阶段工作任务。
-临时会议根据工作紧急情况随时召开，解决特定问题或协调相关工作。
2.会议组织
-办公室负责会议的组织安排工作，包括确定会议时间、地点、参会人员、会议议程等，并提前通知相关人员。
-根据会议需要，准备会议资料、文件、设备等，确保会议顺利进行。
-对于重要会议，应安排专人做好会议记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等，并整理形成会议纪要。会议纪要经分公司领导审核后，及时分发给相关人员。
3.会议纪律
-参会人员应提前到达会议现场，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，需提前向会议组织者请假。
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